Prosperita firmy bývá přímo úměrná množství informací

Není žádnou novinkou, že informatizace má v dnešní době stejný význam, jako měla kdysi industrializace. Jestliže industrializace rozšířila fyzické možnosti a sílu člověka, informatizace znásobuje jeho schopnosti duševní. Umožňuje šíření informací o relevantních problémech, analyzuje je a hledá i nachází varianty jejich řešení - předurčuje tedy směr dalšího rozvoje společnosti.
Pro společnost je důležitý význam informací a nutnost zajistit přístup k informacím. Její úroveň pak určuje rozsah, obsah, kvalita, užitečnost a dostupnost informací, informačních zdrojů a služeb.
Přístup k informacím bývá různý
Přestože se řízení informačních zdrojů z obecného hlediska rozvíjí, z firemního pohledu tomu tak zdaleka není. Organizace naopak často ruší a omezují činnost informačních středisek.
Argumentují tím, že například lidé, kteří zpacovávají v podniku tolik potřebné informace, jsou zbyteční, protože stejná fakta lze získat i jinými způsoby. Zahraniční společnosti navíc dávají často přednost informační základně v zemi mateřské firmy před kvalitními tuzemskými zdroji. Neberou přitom v úvahu, že hlavně místní specialisté jsou schopni získat a vyhodnotit informace z různorodých informačních zdrojů a zvyšovat tak nezávislost firmy.
Společnosti se tak zcela zbytečně připravují o hlavní konkurenční výhodu, kterou v České republice oceňují hlavně zahraniční investoři. Jedná se o vysokou vzdělanost, hluboké znalosti, schopnost improvizace a intuici českých specialistů.
Nejdůležitější je zachytit trendy
Důležitou fází informačního procesu je i řízení informací ve firmě. Základní podmínkou hospodářské prosperity podniku je totiž vybudování systému, který umožňuje poskytnout správné informace ve správnou dobu na správném místě správným lidem.
Tok informací v organizaci obvykle zajišťují pracovníci oddělení informačních technologií. Musí nejprve zpracovat informační strategii společnosti, to znamená ujasnit si, proč chce firma vůbec tok informací realizovat a co jí to přinese. Dále musí vyřešit, jaké informace a v jaké formě využít a jak zajistit jejich distribuci. Nakonec se musí zjistit, kdo, kde, kdy a jaké informace potřebuje a dostane.
Pro podnikání ovšem nestačí pouhé informace a data. Pro řízení organizace je důležité zachytit trendy v podnikatelských oblastech. Proto je třeba při práci s informacemi trvale využívat tvůrčí myšlenkové procesy, intuici, odhady a prognózy.
V současné době také vzrůstá význam takzvaného konkurenčního zpravodajství. Podle něj by firmy měly věnovat více pozornosti konkurenčnímu prostředí a důsledně si chránit důvěrné strategické a manažerské informace.
Poroste role psychologie a sociologie
Ve firmách se často setkáváme s tím, že informace přicházejí pozdě, jsou příliš podrobné a obsáhlé. Jednotlivá oddělení pak dostávají nesoudržné a často i protichůdné informace. S lehkou nadsázkou lze tvrdit, že informace, kterou máme, není ta, kterou mít chceme nebo že potřebná informace není k dispozici.
Řízení znalostí, takzvaný knowledge management, je třetí fází informačního procesu. Jedná se o systematické získávání, syntézu, analýzu a sdílení znalostí, názorů na podstatu problému i zkušeností, které ve svém souhrnu umožňují úspěšné rozhodování. Informační aktivity organizace tak mohou komplexně zahrnovat odborné znalosti a zkušenosti jednotlivých zaměstnanců, informace z elektronických i tištěných podkladů, ale i předpoklady, odhady a prognózy.
Budování vysoce výkonné organizace je tedy založeno na schopnosti sdílet a využívat znalostí spolupracovníků i vnějšího prostředí lépe a rychleji než konkurence. Informace, databáze, patenty, know-how, technologické postupy a další jsou uloženy v informačních zdrojích. Znalosti však vlastní jenom lidé. Proto řízení znalostí spočívá hlavně v optimalizaci řízení lidí.
V prvních dvou fázích informačního procesu hrají dominantní úlohu informační technologie. Při řízení znalostí tuto úlohu převezmou obory, jako je personalistika, psychologie či sociologie.
Podstatné je lidi motivovat
Učící se organizace je podle dnešních znalostí zatím poslední fází informačního procesu. Smyslem je vytvořit organizaci, v níž si pracovníci neustále rozšiřují schopnosti studiem. Průběžná profesní výchova a vzdělávání je dnes jednoznačnou nutností, která vede k propracovanému cílenému systému vzdělávání zaměstnanců. Obsah musí odpovídat potřebám podniku, jednotlivým útvarům a přístup ke studiu musí být cíleně motivován. Rozvoj a výchova pracovníků, především pak manažerů, musí samozřejmě odpovídat strategii podnikatelských, obchodních i finančních záměrů firmy.
Jan Vymětal (Autor přednáší na Vysoké škole báňské - Technické univerzitě Ostrava)

Charakteristika firemního informačního prostředí v České republice
- malý přehled o nabízených informačních zdrojích a službách
- nesystematické využívání produktů a služeb
- relativně pomalé pronikání vědomí o tom, že kvalitní informace jsou dobrou investicí, za kterou je nutno zaplatit odpovídající cenu
- pomalé a postupné doceňování významu informací pro strategický rozvoj firem