FRANTIŠEK MATĚJKA, tvůrce elektronických dokumentů
Možnost převedení papírových dokladů do elektronické podoby firmy využívají stále častěji. S touto přeměnou se data nepoškodí a díky digitalizaci jsou lépe zpracovatelná. »Troufám si říct, že jsme první v Česku, kteří s úspěchem předložili výhradně digitalizované doklady ke kontrole finančnímu úřadu,« tvrdí František Matějka z firmy Audit Alliance. S rostoucím zájmem o tuto formu archivnictví věří, že bude digitalizace v budoucnu mnohem více využívána.
HN: Proč by podnikatelé měli digitalizovat své účetní záznamy?
Zvýší se jejich bezpečnost a sníží se rizika porušení záznamu. Dá se snáze předejít jeho ztrátě či zcizení. Také se zrychlí přístup k takto upraveným dokumentům. V digitálním archivu můžete rychleji hledat to, co potřebujete. Navíc máte možnost elektronické distribuce a prezentace vyhledaných dokumentů. Ale hlavně ušetříte velký prostor, který by vám zabíraly šanony. Takže jak vidíte, důvodů proč digitalizovat záznamy je hned několik.
HN: Jaký okruh dokladů se vyplatí převádět do elektronické podoby?
V podstatě vše, co je každá firma povinna v rámci svého účetnictví archivovat po dobu skartační lhůty. Digitalizace dokladů může být v podstatě přesnou virtuální kopií »světa šanonů a archivních boxů«.
HN: Jak se vlastně převádějí dokumenty do digitalizované podoby?
Základním předpokladem a nutností je naskenování obrazu listinné předlohy v původní a nijak nezměněné podobě. Nejlepší je podle mého převod do formátu PDF. Digitalizovaný doklad potom označíme elektronickou značkou zpracovatele a časovým razítkem. Pak už jen stačí vše uložit na paměťové médium.
HN: Je taková archivace bezpečná? Nemusí se podnikatel bát, že záznamy ztratí?
Nemusí. Při dodržování bezpečnostních pravidel stanovených pro informační systémy je tenhle způsob mnohokrát bezpečnější než archivace listin.
HN: Kolik vlastně bude stát, když si nechám záznamy převést?
Hovořme o řádu korun za jeden doklad. A to člověk ušetří za prostor, logistiku, když nějaký doklad potřebujete mít po ruce. Patří sem také samozřejmě úspory za čas a cesty pracovníků, kteří mohou pracovat plnohodnotně třeba i z domu a mít ke všemu potřebnému přístup. Běžné podnikatelské činnosti absolvované s »papíry« jistě převyšují náklady na digitalizaci.
HN: Je digitalizace v Česku hodně rozšířená a mezi jakým typem společností nejvíce?
Dovolím si tvrdit, že digitalizace účetních záznamů je u nás zatím v plenkách. Jde o oblast, ke které si podnikatelé získávají postupně důvěru, neboť je oblastí neprobádanou. Věřím, že má obrovskou budoucnost a s jistou nadsázkou lze říct, že na každého jednou dojde.
HN: V ostatních zemích Evropské unie to funguje běžně?
Ano, ale nevím o tom, že by to naším způsobem šlo v jiné zemi Evropské unie.
HN: Na jaký typ nosičů je nejlépe data ukládat?
Je jich nepřeberné množství a jejich výběr je mnohdy poplatný následnému způsobu využívání digitalizovaných dokumentů a zpravidla i zvyklostem správců IT. My používáme CD, externí harddisky nebo samozřejmě serverová řešení v zabezpečeném technickém zázemí.
HN: Jsou cédéčka dostačující? Někteří IT pracovníci jim moc nevěří...
O vše, co vám v životě pomáhá, se musíte starat. S cédéčky to není jinak. Ano, najdete IT pracovníky, kteří sprásknou ruce vždy, když slyší slovo cédéčko. A najdete takové, kteří bez problémů archivují a čtou z cédéček léta a léta.
HN: Jsou finanční úřady na tuto přeměnu připravené?
Rád bych řekl, že ano, ale není tomu zatím tak. Zejména s technikou vybaveností zaostávají oproti možnostem, které nám dávají zákony.
