Doba, za kterou moji zákazníci proplácejí faktury, se neustále prodlužuje. Můžete mi poradit, jak docílit dřívějšího zaplacení faktury a případné pohledávky? D. Polák, Liberec

Nejprve hledejte chyby u sebe. Dávejte pozor na to, aby vaše faktury měly všechny potřebné náležitosti, údaje byly v pořádku, a zasílejte je klientům co nejdříve. Máme zjištěno, že až 10 procent faktur obsahuje chyby a kolem 70 procent zákazníků je posílá zpět k opravě.

Zavolejte klientům hned po překročení doby splatnosti. Tento krok neodkládejte a dejte tak svým připomenutím se najevo, že své peníze chcete. Nejedná se v žádném případě o trapnou záležitost, jak to mnoho lidí vnímá. Dostat zaplaceno je jen přirozené dokončení obchodní transakce.

Neobvolávejte klienty podle abecedního seznamu nebo podle vašich vztahů k nim, ale podle výše dluhu. Nejprve kontaktujte zákazníky, kteří vám dluží nejvyšší částky, a pak ty ostatní. Většinou platí, že 20 procent dlužníků dluží 80 procent z celého objemu pohledávek.

Když se zákazníkem jednáte o zaplacení zpožděné faktury, požadujte penále. Průzkumy ukazují, že pouze pětina firem připočítává úrok za pozdní platbu. Pokud ale penále nepožadujete, je to, jako byste zákazníkovi naznačovali, že vám vlastně ani tak moc nezáleží na tom, kdy zaplatí.

Rozeznejte, do jaké skupiny neplatící zákazník spadá, a podle toho s ním jednejte. První skupinou jsou klienti, kteří vlivem špatné organizace platí vždy se zpožděním. Pokud o ně nechcete přijít, musíte se jim neustále připomínat. Budujte s nimi dobré vztahy a volejte jim často a včas.

Do druhé skupiny patří firmy, které mají nějaký problém, jenž může být dočasný nebo závažný. U dočasných potíží byste měli být vstřícní a se zákazníkem spolupracovat, aby u vás nepřestal nakupovat. U závažných problémů není zákazník schopen platit a směřuje k bankrotu. Zastavte mu úvěr, abyste nezvyšovali své ztráty. Jednejte s ním s respektem a informujte ho o všech opatřeních. Třetím typem jsou zákazníci, kteří nechtějí platit vůbec. S těmi neztrácejte čas vyjednáváním a předejte jejich pohledávku specializované firmě.

Řízení pohledávek zahrnuje také prevenci. Obzvláště při větších obchodech s firmami, které dobře neznáte, je dobré nechat si partnera prověřit nebo na vyplacení pohledávky uzavřít pojištění.

Vymáhání pohledávek je oblast, kterou zanedbává mnoho podnikatelů. V ideálním případě je dobré mít někoho, kdo "honí" faktury.

Odpovídá: Robert Čapka,

ředitel společnosti Atradius