18 kroků na cestě k dotaci

Dostat se k penězům z evropských fondů není snadné, shodují se podnikatelé, kteří to zkusili. Není divu. Unie, která peníze dává ze společné kapsy desítek milionů lidí, chce mít jistotu, že nebude pomáhat k jejich lehkomyslnému "prošustrování" nebo k obohacení těch, kteří mají víc drzosti než ostatní. Možná proto garanti dotace do podmínek čerpání vymýšlejí spoustu zbytečných byrokratických podmínek.

Zvládnout se však dají. Úspěšnější bude ten, kdo se lépe připraví. Pak se mu nestane, že kvůli chybám na něj v "evropské kase" nic nezbude. Zájem o dotace je stále větší. Některé programy jako třeba Podpora rozvoje cestovního ruchu z regionálního operačního programu, možná dokonce budou v letošním roce vyčerpané a nikdo neví, za jakých podmínek a zda vůbec se znovu otevřou. Proto je nutné udělat si ve svých plánech jasno a pořádek.

1. Promyslete svůj plán

Dotace nikdy zcela nepokryje celých sto procent nákladů, ale umí je významně snížit. Mottem celého dotačního kolotoče by mohlo být, že o dotaci se nežádá pouze proto, že někde existují levné peníze, ale proto, že máte vizi a cíl. Když se část investovaných nákladů vrátí formou dotace zpět, je to vylepšení firemního cash flow. Kdo ještě nemá ucelený obraz toho, co by chtěl zrealizovat, ale jen mlhavé obrysy nějakého nápadu, může je konzultovat s poradcem. Ten by mu měl pomoci nápad ujasnit nebo i vyvrátit.

2. Zvolte vhodný program

Pokud máte představu, do čeho byste chtěli ve svém podnikání investovat, začněte buď dotazem na bezplatné informační lince Eurofon na čísle 800 200 200, návštěvou regionálního informačního Eurocentra, nebo webových stránek www.strukturalni-fondy.cz.

Informujte se, kdo vás může vyslechnout, kdo umí vyhodnotit, do kterého programu by se váš projekt nejlépe hodil a jak v cestě za dotací pokračovat. Programů je totiž moc a úřednický jazyk, kterým jsou podmínky dotace psané, je leckdy velmi komplikovaný. Může se snadno stát, že žadatel prostě nepochopí, do kterého programu by se vlastně se svým podnikatelským záměrem měl přihlásit.

3. Sledujte web

Ministerstvo pro místní rozvoj koordinuje poskytování dotací. Provozuje stránky www.strukturalni-fondy.cz, na nichž je zmapován celý proces rozdělování peněz. Je tam vždy uveden název operačního programu a pod ním příslušný podprogram. V Česku je operačních programů několik, jsou tematicky rozdělené. Pokud jde třeba o program Inovace, hned víte, kam dotace směřují.

Šanci na dotaci máte i v regionálních programech nebo programech přeshraniční spolupráce. Je složité mít komplexní přehled o tom, na co všechno je možné žádat dotaci. Proto se vyplatí nejdříve se zorientovat na internetu, zejména pokud o dotaci usilujete vlastními silami.

4. Peníze nedostanete hned

I v případě, že s žádostí o grant uspějete, nebudou firmě finanční prostředky poskytnuty okamžitě. Projekt je třeba zafinancovat předem. Když jde o investice, musíte plánovat v horizontu tří až pěti let. Zaplatíte-li například z dotací stroj, tak jej nemůžete obratem prodat. Třeba v případě středního podniku do 250 zaměstnanců ho musíte mít ještě tři roky v účetnictví. Teprve pak si s ním můžete dělat, co chcete.

5. Připravte kvalitní plán

Je součástí žádosti o grant. Musí být sestaven a rozebrán komplexně. Firmy se při dotačním řízení setkají s poměrně striktními legislativními pravidly, která musí dodržet. U grantů funguje kontrola. Takže například i finanční úřad má právo na penalizaci v případě nesrovnalostí, je to jeden z kontrolních orgánů.

Když konzultantská firma získává informace od klienta, musí znát jeho podnikatelský záměr nebo mu jej pomoci i formulovat. Vycházíme z reálných potřeb firmy. Doslova firmám radíme - nežádejte o dotaci pro dotaci.

6. Vymezte si čas

Na tvorbu podnikatelského záměru, vyplnění žádostí a vyhotovení povinné dokumentace je rozhodně lepší si vyhradit více času. Ideální je pustit se do práce hned, mít tak projekt předpřipravený a čekat pouze na vyhlášení příslušné výzvy vámi vybraného operačního programu (vyzývá k předložení žádosti tak, aby mohl být projekt řádně posouzen. Je publikována v Ústředním věstníku Evropských společenství - viz www.publications.europa.eu).

V případě, že se chystáte stavět, vyhraďte si raději více času na vyhotovení technické projektové dokumentace a vydání potřebných povolení (např. stavební povolení). Běžně se stává, že žadatelé podcení čas a na poslední chvíli se obracejí na poradenské firmy nebo regionální kanceláře a zoufale se snaží, aby jim poradily či opravily, co sami udělali špatně.

7. Ujasněte si financování

Zjistěte si, kolik peněz budete potřebovat na přípravné práce (například najmutí poradenské firmy), a především na samotný zamýšlený projekt. Peníze bývají klíčovým problémem celého projektu, nikdy jich není dost. Zjistěte si, zda je budete umět včas a v dostatečném objemu sehnat a doložit jejich původ. Dotace se totiž vyplácí až po dokončení projektu, nebo po jeho jednotlivých etapách.

Kdo peníze nemá, musí do banky. Nejrůznější formy úvěrů má v nabídce většina komerčních bank. Na některé dotace (z programu Podnikání a Inovace - OPPI) poskytuje stát prostřednictvím Českomoravské záruční a rozvojové banky vysoké záruky. Dokonce to umí i velmi rychle.

8. Grant kryje polovinu nákladů

Grant pro firmu nikdy nepokryje 100 procent nákladů. Přemýšlejte proto o způsobu financování zbývající části projektu. Kvůli krizi jsou banky jen málo ochotné poskytovat firmám úvěry. Nehrozí vám změna majitele či situace, že by vám nemusely být schváleny podmínky pro případnou změnu projektu? Myslete na to, protože pak je bohužel třeba dotaci vrátit.

9. Najděte jiné zdroje

Počítejte reálně i s variantou, že neuspějete. Evropská unie dbá i na svou sebepropagaci, dá finance jen firmě, která vložené finance zhodnotí co nejlépe. Pokud nejste nezisková organizace, tak důvěryhodnost má ten nejsilnější finanční partner, či záruka, že máte přislíbenu finanční spoluúčast dalších partnerů. Ta musí být také smluvně ošetřena.

10. Zvažte možnost partnerství

Partnerství s veřejnými institucemi (školy, univerzity, úřady práce, sdružení) případně zahraničními partnery nesou další kladné body při hodnocení žádosti. Nejde ale jen o slovní proklamaci, musíte uzavřít smlouvy i podíl odpovědnosti při nezdaru.

11. Obraťte se na poradce

Řada poradenských firem první konzultace o dotacích ze strukturálních fondů poskytuje zdarma. Platí, že pokud žádáte o dotaci poprvé, vyplatí se poradce skoro vždy. Když všechna oddělení ve firmě spolupracují a dokážou informace, které se k nim kvůli dotaci scházejí, zpracovat, stačí jim projít jedním dotačním kolečkem, a příště už mohou sama řídit projekt.

12. Hledejte reference

Kdo se rozhodne nechat si poradit od odborníků na složitou problematiku podávání žádostí o evropské dotace, má možnost vybírat z řady firem. Nejrůznějších konzultantů, poradců a celých poradenských společností je spousta. Abyste předešli zbytečnému rozčarování nad ztrátou času a peněz, je lepší dát si práci s prověřením vybrané poradenské firmy. Několik telefonátů jejich předchozím klientům se tedy rozhodně vyplatí.

13. Ptejte se i na maličkosti

Ať už jsou poradci ze soukromé nebo státní sféry, všichni se jednoznačně shodují na tom, že jedním ze základů úspěchu v žádosti o dotaci je komunikovat, komunikovat a zase komunikovat. Je lepší se raději třikrát zeptat než na něco zapomenout.

Obava z dojmu, že vaše dotazy budou vypadat hloupě, není na místě. Jsou známy případy, kdy i zdánlivá maličkost způsobí vyřazení žádosti z programu.

14. Vyčleňte si lidi

Ať už si najmete poradenskou firmu nebo si budete žádost se všemi náležitostmi připravovat sami, vždy musíte počítat s tím, že bude nutné vyčlenit na zpracování projektu své lidi.

I v případě zpracování projektu najatou agenturou musí jeden člověk od žadatele pracovat jako styčný důstojník a pomocník v poměrně intenzivní spolupráci s odborníkem. Ze zkušeností řady žadatelů vyplývá, že si rozsah prací vyžádal dva, tři i více lidí na dobu několika týdnů nebo i měsíců, v závislosti na objemu administrativy.

Během doby, kdy běží grant, je nutná také pomoc interní účetní, která musí vést oddělené účetnictví o grantu. Může to dělat třeba na část úvazku, ale je potřeba, aby tyto věci byly transparentně vedené kvůli průběžným kontrolám.

15. Prostudujte příručky

Každý žadatel o dotaci si musí udělat čas na pečlivé pročtení právních úprav, směrnic a příruček pro příjemce dotací. Jako nejčastější chybu žadatelů poradenské firmy shodně označují absenci povinných příloh k žádostem o dotaci. Zvláštní pozornost doporučují poradci věnovat takzvané povinné publicitě a pojištění majetku.

Každý příjemce podpory má povinnost informovat veřejnost o tom, že jeho projekt je spolufinancován z fondů Evropské unie. Konkrétní pravidla pro označování všech výstupů projektu se dozvíte v takzvané příručce žadatele, která je součástí žádosti o dotaci.

16. Pečlivě vybírejte dodavatele

V drtivé většině projektů je povinností příjemce dotace respektovat při výběru dodavatelů také pravidla pro jejich výběr. Ta bývají definována podmínkami příslušného dotačního programu.

Jste li tedy během realizace projektu zadavatelem veřejné zakázky, musíte přitom postupovat podle zákona. Porušení tohoto pravidla, velmi často právě nevědomostí o povinnostech příjemce, je častou příčinou pro navrácení části dotace nebo důvodem k pokutě.

17. Vypořádejte vztahy

Vypořádání vztahů se týká především případných zástav a věcných břemen na majetku. V praxi se často stává, že ten, kdo se v rámci projektu chystá stavět, naráží na nedořešené majetkově-právní problémy.

Nezřídka totiž sahají až do dob po druhé světové válce, kdy na světlo světa "vyplouvají" právně nedořešené převody vlastnických podílů, problematických zápisů do katastrálních map a podobně.

Pro dlouhé lhůty při vyřizování změn na katastru nemovitostí zavaleném množstvím nejrůznějších žádostí, může být snadno vaše žádost o dotaci termínově ohrožena.

18. Přečtěte si znovu žádost

Pokud máte zkompletovanou žádost, požádejte někoho, aby ji zkontroloval. Je výhodné poslat žádost v předstihu, aby byl čas na opravu.

Na ministerstvu průmyslu a obchodu a CzechInvestu vás úředníci nechají i pětkrát opravit nějakou věc, dokud nemáte vše správně. A existují také programy, které bazírují na tom, že nemáte na každé stránce namalovanou hvězdičku.

V letech 2008/2009 padlo 145 projektů

Podnikatelé jsou stále častěji nucení odstoupit z dotačního řízení. Zatímco předloni zrušili 26 projektů, loni to bylo už 119! Podle společnosti Renards, poskytující dotační poradenství, roste počet firem, které vlivem finanční krize nemohou realizovat schválené projekty. Potvrzují to také statistiky ministerstva průmyslu a obchodu, podle kterých se za poslední rok počet projektů odstoupivších z řízení a po schválení dotací více než zčtyřnásobil. Kromě krize jsou dalšími důvody změna vlastníka, zhoršení financování či neschválení změny podmínek.