On-line kancelář není jenom pro IT firmy, používá ji i Toyota

Neplatit za vlastní servery, správce sítě nebo kancelářský software, a přitom mít stejné služby a možnosti jako Land Rover, KLM nebo Toyota. To je možné díky nástupu nových internetových služeb - cloud computingu.

Oč jde? Stručně řečeno o "pronájem" služeb či programů na internetu. Uživatel tedy neplatí za software, ale jen za jeho používání.

Nejčastěji vyhledávají cloudové služby lidé a firmy kolem IT, například Slevomat.cz nebo Software 602. Ale zájem rychle roste i mimo tuto branži. On-line kanceláře od Googlu nebo Microsoftu (Office 365) využívají ve světě také univerzity, organizace státní správy i výrobní firmy.

Na straně Microsoftu tak je například polévkové impérium Campbell Soup Company, Google má zase mezi klienty z potravinářského průmyslu Heinz. Google Apps využívají také zmíněné firmy Land Rover a KLM, naopak Toyota vsadila na Office 365. Stejně jako koncern Ahold, který působí i v Česku.

Nepotřebujete licence

Největším lákadlem služeb Google Apps a Office 365 je pro velké firmy i podnikatele cena a možnost on-line přístupu k dokumentům odkudkoliv.

Google nabízí svoje služby malým firmám do deseti lidí zdarma, ostatním za 950 korun na uživatele a rok. Microsoft má několik variant Office 365, ta základní pro podnikatele a malé firmy přijde pro jednoho uživatele na 1680 korun ročně.

Zdarma nebo za relativně nízký měsíční poplatek se firmy zbaví nutnosti nákladně budovat a udržovat vlastní IT vybavení nebo nakupovat licence na komerční kancelářské aplikace. On-line kancelář totiž v pojetí Googlu i Microsoftu zahrnuje základní nástroje pro práci s dokumenty.

Kromě webové verze Officu s možností sdílení dokumentů znamená kancelář "v cloudu" hlavně e-mailový systém s vlastní adresou za zavináčem, možnost vytvoření firemní webové stránky a schopnost komunikace s kolegy v reálném čase podobně jako na Facebooku, chatu nebo ICQ.

"Díky Office 365 jsme v podstatě eliminovali nekonečné přeposílání dokumentů e-mailem. Dá se tak snadno řešit třeba i schvalování dovolených," říká Jan Vaňous, ředitel softwarové společnosti Pythagoras.

Účetnictví i řízení výroby

Nabídka těchto funkcí je v podstatě jen vstupní branou do světa on-line služeb a podnikání s využitím moderních technologií. Pro chod firmy je totiž potřeba ještě účetnictví nebo různé informační systémy pro sledování vztahů se zákazníky či řízení výroby. I ty je potom možné využívat podobně jako on-line kancelář - tedy na dálku s měsíčním poplatkem nebo zdarma.

Microsoft má náskok

V Česku má v této oblasti výrazný náskok Microsoft díky tomu, že pro Windows a Microsoft Office vznikla spousta podnikových systémů, jako je účetnictví Money, Pohoda nebo třeba Abra. A všechny tyto systémy pomalu začínají nabízet on-line verze s měsíčními poplatky.

Přímo s Office 365 jde propojit i bezplatný on-line fakturační systém iDoklad od společnosti Cieglersoftware, který uspěl v několika různých soutěžích včetně finále soutěže IT produkt roku 2011. iDoklad má také mobilní verzi pro Microsoftem propagovaný systém Windows Phone 7 a vytvořené faktury je možné přenést do účetních systémů Money S3 a Pohoda.

Není zdarma jako zdarma

Oblíbené tvrzení, že on-line kancelář je možné používat zadarmo, není úplně pravdivé. Zcela neplatí ani u skutečně bezplatných služeb, které Google nabízí firmám do 10 uživatelů a Microsoft pro nekomerční použití. Úpory jsou ale nepřehlédnutelné - ve vysokých desítkách procent.

Nutnou investicí je nejen odpovídající počítač, ale hlavně připojení k internetu. A nejen jedno - aby firma fungovala spolehlivě, je vhodné mít alespoň dvě možnosti připojení pro případ výpadků telekomunikačního operátora. Pravděpodobné je také to, že firma bude muset pořídit i komerční tradiční software. "Postupně přecházíme na Google Apps, ale minimálně jednu instalaci tradičních Microsoft Office stále potřebujeme, i když podíl věcí, které děláme on-line, se postupně zvyšuje," uvádí Pavel Jílek z grafického studia Exactdesign.

Nastavení od profíků

Poplatky za internet, který je pro využívání on-line služeb nutností, nejsou jedinou investicí. "Ve firemním prostředí je vždy lepší nechat si poradit a vše správně nastavit. U Google Apps mohu odhadnout cenu implementace asi jako půl rok až jeden rok provozu, tedy 500-1000 korun na uživatele," říká Ivan Kutil, zakladatel společnosti AppSatori, která se specializuje na zavádění služeb Googlu ve firmách. Celková částka se ale může výrazně lišit a s počtem uživatelů náklady na jednoho pracovníka výrazně klesají.

Nastavit Google Apps nebo Microsoft Office 365 je nicméně možné zvládnout během několika hodin i vlastními silami, pokud má uživatel alespoň základní technické znalosti. Nutné je například propojení služby s vlastní internetovou adresou, pokud ji firma má (a měla by mít). Zapotřebí je také správně nastavit mobilní přístup, což nemusí být vždy jednoduché.

On-line systémy

Google Apps

do 10 uživatelů zdarma

jinak 950 korun na jednoho uživatele a rok

funkce: email, kalendář, sdílení a editace dokumentů, vlastní web, google talk (chat)

podporované mobilní platformy: Android, částečně iOS, Windows Phone 7, Symbian, Blackberry

Plusy

- cena
- bezplatná verze pro OSVČ
- nástroj pro synchronizaci dokumentů s MS Office

Minusy

- omezené možnosti editace dokumentů online
- hůře dostupná podpora

Microsoft Office 365

1680 korun na uživatele a rok

funkce: email, kalendář, sdílení a editace dokumentů, vlastní web, sjednocená komunikace Microsoft Lync, napojení na podnikové systémy

podporované mobilní platformy: Windows Phone (včetně plnohodnotné editace dokumentů), iOS, Windows Phone 7, částečně Symbian, Blackberry

Plusy

- známé uživatelské prostředí
- propojení s klasickou MS Office
- možnost napojení na informační systémy (účetnictví či CRM)
- podpora a síť lokálních partnerů

Minusy

- vyšší základní cena
- pomalejší reakce webového editoru

Díky Office 365 jsme v podstatě eliminovali nekonečné přeposílání dokumentů e-mailem.
JAN VAŇOUS
ředitel společnosti Pythagoras