Do IT investujte s rozvahou

Podle některých výzkumů totiž organizace správně nechápou význam a roli informatiky. Ta již nemá podobu prosté automatizace manuálních činností, ale představuje klíčové aktivum rozvoje podniku, jemuž je třeba se podřídit i řadou organizačních opatření.

Zejména akademická obec se pře o to, zdali není přínos informačních technologií v organizacích pouze špatně měřen. Část výzkumníků o benefitech nepochybuje a dává investice do IT do souvislosti s vyšší výkonností, část z nich však tyto výsledky zpochybňuje. Analytici společnosti Gartner dodávají, že investice do informačních technologií vznikají na základě potřeby efektivnější podpory podnikových procesů, automatizace, zjednodušení práce uživatelů a jako prostředek sledování stavu společnosti.

Jak vidno, přímá vazba na zlepšení hospodářských výsledků nefiguruje ani zde. Analytici tvrdí, že dvě třetiny ukazatelů, jež rozhodují o investici, mají v praxi nefinanční charakter.

Obecné principy investic

Principy investičních procesů do IT již v roce 1994 zkoumala americká vládní agentura GAO - Government Accountability Office. Její experti se zabývali relevantními procesy a praktikami významných organizací veřejného i soukromého sektoru. Na jejich výstupy se dodnes odvolává akademická sféra a citují z ní i oboroví analytici. Zdá se, že obecné principy, které GAO vysledovala v 90. letech, výrazně neovlivní ani nástup nových technologií, včetně cloud computingu a mobility.

Investiční proces sestává v nejvyšší abstraktní rovině ze tří základních kroků - výběru, kontroly a hodnocení. V prvním se investor musí ujistit, zda zvolil nejlepší variantu. Ve druhém se zaměřuje na dosahování očekávaných benefitů. Ve třetím měří skutečně dosažené přínosy. Tuto souslednost využívá ve svých prezentacích především americká veřejná správa, ale existuje samozřejmě řada variací, jež jsou vždy obsáhlejší. Každou fázi investičního procesu doprovázejí specifické a konkrétnější požadavky, jež podmiňují úspěšnou implementaci. Výzkumníci agentury GAO ovšem vydefinovali tzv. obecné organizační atributy, které patří mezi kritické parametry každé investice. Konkrétně jde o pozornost vyššího vedení organizace, celkové soustředění na misi a o komplexní přístup k portfoliu podnikových informačních technologií. S těmito atributy pracují například i zmínění analytici společnosti Gartner. Využívají jen poněkud jiné pojmosloví.

Pozornost vyššího vedení sestává z řady organizačních opatření, která zapojují relevantní manažery do procesů rozhodování. Vyžadována je adekvátní struktura rozhodujícího týmu a objevuje se i zmínka o jeho disciplíně.

Komplexní přístup firem k investicím do IT patří mezi třetí obecný organizační atribut. Jeho zdánlivá obsahová prázdnost však nachází reflexi v podnikové praxi. Přistupovaly organizace ke svému IT komplexně? Pokud by odpověď zněla ano, potom by asi téma konsolidace systémů a aplikací nemělo žádnou hmatatelnou náplň. A nejde rozhodně pouze o historickou záležitost, rozvoj cloud computingu a mobility opět staví podniky před otázku komplexního přístupu. Aktivně jim ho narušují samotní uživatelé, kteří se nechávají unášet vlnou konzumerizace, konkrétně například koncepty BYOD a BYOC.

Čtyři fáze výběru

Krok výběru vhodného IT řešení má v obecné rovině čtyři fáze. První zkoumá návrhy jednotlivých procesů. Zvažuje jejich transparentnost, relevantnost a proveditelnost. Druhá fáze spočívá v analýze rizik, přínosů a nákladů. Výsledkem je užší výběr projektů, které nabízejí největší potenciál podpory mise organizace a jejích procesů a funkcí. Ve třetí fázi dojde na určení priorit, jež zohledňují rizika a návratnost. Jednotlivé projekty jsou vzájemně porovnány a vyhodnoceny.

Mezi rizikové faktory patří velikost investice, životnost a technická úskalí. Parametry návratnosti zahrnují dopady na misi a efektivnost provozu, potřeby zákazníků, ukazatel návratnosti investic (ROI), dopad na organizační podobu podniku a očekávaná vylepšení v konkrétních strategických, taktických a operačních oblastech. Ve čtvrté fázi dojde na finální rozhodnutí o všech realizovaných projektech.

Multidimenzionální IT

Podle akademiků Stefana Wokseppa a Thomase Olofssona ze švédské Technologické univerzity v Luleå patřilo odůvodňování investic mezi hlavní překážky v implementaci informačních technologií v podnicích již v 90. letech. Manažeři zpochybňovali efektivnost a přínosy informačních systémů a od informatiků vyžadovali jasnou demonstraci benefitů, jež za vložené prostředky organizace obdrží. Záhy se tedy objevila potřeba modelů hodnocení investic do informačních technologií. Jejich konstrukce však okamžitě narazila na problém multidimenzionality informačních systémů, konkrétně technologií. Zjednodušeně šlo o otázku přesného a kompletního výčtu všech nákladů a přínosů, včetně těch nepřímých.

Leslie Willcocks, profesor London School of Economics, definuje vyhodnocování investic do IT jako "určení kvalitativní a kvantitativní hodnoty technologií pro organizaci z manažerské perspektivy". Dodejme, že tento pán je autorem knihy Beyond the IT Productivity Paradox, jíž vydal v roce 1996 a ve které se kritickým pohledem dívá na masivní investice do informačních technologií, jež ale organizace jen málokdy plně zužitkují. K jeho vizi se připojují i další autoři, kteří empiricky doložitelnou nižší produktivitu informačních technologií dávají do souvislosti s neschopností manažerů jasně definovat benefity či očekávání a předat je v metodicky jasné formě vývojářům.

Hodnocení investic

Existuje řada postupů pro hodnocení investic. Některé mají podobu relativně jednoduchých výpočetních vzorců, další propojují řadu technik, které zvažují kvantitativní i kvalitativní atributy. Existují ale i pokročilé simulační a modelovací nástroje, pracovní rámce. Ty povětšinou z širšího hlediska operují s manažerskými přístupy či technikami známými jako TQM - Total Quality Management, BPR - Business Process Reengineering nebo PM - Process Management.

V praxi se využívá řada metod hodnocení investic. Výzkumníci VŠE uvádějí, že české podniky obvykle preferují finanční na úkor kvalitativních. Tuto praxi potvrzuje i Boris Šálek, manažer společnosti DNS: "Podle našich zkušeností zákazníci v poslední době kladou důraz spíše na finanční hodnocení investic do IT. Kvalitativní dnes představuje spíše výjimku a většinou následuje až poté, co je finanční hodnocení pozitivně uzavřeno." Podle Františka Zemana, generálního ředitele společnosti Algotech, vždy záleží na tom, kdo na straně zákazníka o realizaci investice rozhoduje: "Někde o investicích více rozhodují zástupci financí, jinde potřebnou kompetenci mají technologicky orientovaní lidé. Podle zaměření jednající strany se volí metody a nástroje rozhodování."

Při volbě vhodné metody hodnocení je třeba zohlednit vypovídací schopnost výstupů, nákladnost, časovou náročnost, náročnost na přesnost vstupů, srovnatelnost výstupů, nároky na organizační strukturu a vhodnost metody ve vztahu k povaze investice. Finanční varianty obvykle bývají snáze realizovatelné a vstupy pro ně dostupnější. Poznatek výzkumníků VŠE potvrzuje i František Zeman z Algotechu: "Pro rozhodování o investicích do ICT se zdají být ukazatele ROI a TCO dostatečným vodítkem, i když samozřejmě nepokrývají vše. Další finanční kritéria jsou používána pouze v případech, kdy na straně zákazníka jednáme s finančním oddělením."

Mezi nejběžněji užívané finanční metody hodnocení investic do informačních technologií podle výzkumníků VŠE v tuzemsku patří čistá současná hodnota (NPV), vnitřní výnosové procento (IRR), doba návratnosti investice (Payback), návratnost investice (ROI), celkové náklady vlastnictví (TCO) a ekonomická přidaná hodnota (EVA). Z kvalitativních se využívají metody Portfolio Management a Balanced Scorecard. "V našich nabídkách převládají ukazatele ROI a TCO. Jejich výpočet je relativně jednoduchý a zákazníci je vyžadují," dodává Boris Šálek z DNS.