Jak vybrat podnikové ERP a nepoložit přitom firmu?

Nezávislá konzultační společnost Panorama Consulting z amerického Colorada vydala letos svůj pravidelný report z průzkumu ERP trhu 2015 ERP Report, který provedla na vzorku 562 respondentů.

Z pětiletého pohledu Panoramy na tuto problematiku vyplývá, že průměrná cena projektu ERP činí 6,1 mil. dolarů a průměrná doba zavedení je 15,7 měsíce. Plánované náklady překročilo 58 % všech projektů a u 65 % byly překročeny původně plánované harmonogramy. A celých 53 % projektů dosáhlo z nového ERP softwaru méně než polovinu předpokládaných benefitů.

Co je a co není ERP

Co všechno pro vás je a co už není ERP? Výrobcům těchto balíků se od sedmdesátých let minulého století podařilo do svých systémů vtěsnat ledacos.

Pokud zůstaneme u příkladu z automobilismu: budete potřebovat okřídlený rodinný automobil se záložní vrtulí na střeše a podvozkem přizpůsobeným jízdě po kolejích, ale též po vodě, případně do horských srázů s pásy místo kol? Absurdní?

Z pohledu ERP ani ne. Ty dnes totiž už postihují, vše nač si jenom lze vzpomenout. A plánování veškerých podnikových zdrojů k tomu přímo svádí: od financí přes skladové hospodářství až k expedici výrobků – od plánování výroby přes kontrolu kvality údržbu a opravy zařízení až k odměňování pracovníků a servisu zákazníků. Prostě eintopf.

Uveďme několik zlatých pravidel pro výběr a zavedení podnikových systémů. Pokud se jich budete držet, neznamená to ještě, že se automaticky vyhnete problémům. Ale za pokus to rozhodně stojí.

Sponzor

Pokud iniciativa ohledně nového systému přichází pouze zezdola, zatímco vedení firmy k tomu ze svého golfového hřiště zůstává netečné, je lepší vůbec nezačínat. V každém projektu se vyskytne celá série okamžiků, kdy je potřebné rychle rozhodnout o dalším postupu.

Mnoho rozhodnutí mohou udělat členové týmu, často jsou však žádoucí rychlá rozhodnutí nejvyššího vedení, zejména kolem čerpání rozpočtů. Role sponzora projektu, někoho z top managementu, je v projektové struktuře nezastupitelná.

Cloud vs. železo do "baráku"

Zásadní otázka: budete aplikaci spravovat sami ve své režii, nebo odebírat jako službu? Pokud se budete ptát vašich IT specialistů, dostanete jenom jednu odpověď. Ovšem časy se mění. Osvícení IT pracovníci dnes už vědí, že po zavedení cloudových služeb v organizaci se i oni posouvají do pozice strategického vedení podniku a přibližují se k top managementu firmy či se s ním přímo identifikují.

Rozsah implementace

Pečlivě vybírejte funkcionalitu podle svých priorit a naplánujte její zavedení tak, aby šlo vše zvládnout. Nebojte se projekt rozkouskovat do více menších celků. Implementace nového systému bývá pro podnik vždy bolestivá, proto by se neměla příliš táhnout.

Rovněž by neměla být uspěchaná. Nesnažte se příliš často překračovat rychlost světla. Málokterý projekt vzniká na zelené louce, a proto je dobré zvážit, zda bude výhodnější přístup velkého třesku (vše najednou), nebo postupné rozfázování projektu do dílčích etap.

Reference

Je užitečné hovořit aspoň se třemi referenčními zákazníky vašeho potenciálního dodavatele a seznámit se s jejich praktickými zkušenostmi.

Konzultanti

Přestože se ve fázi výběru ze strany dodavatele nejčastěji potkáváte s uhrančivým obchodním zástupcem nebo s jeho třeskutě přitažlivou kolegyní, budou to nakonec docela jiní lidé, se kterými strávíte při zavádění nového systému více času než se svou rodinou. Seznamte se s nimi co nejdříve.

Šampióni

Neočekávejte, že konzultanti dodavatele za vás připraví vše tak, abyste ve finále po slavnostním přestřihnutí pásky usedli k zbrusu novému systému. Ten si v podstatě zavedete sami.

K tomu je potřeba vybrat ty nejlepší pracovníky z vašich řad a udělat z nich tzv. šampióny, kteří budou ve stálém kontaktu s dodavatelem a zároveň budou plnit roli evangelistů nového systému na vaší straně.

Projektové řízení

Uřízení celého projektu je malý zázrak, proto je důležité mít jej pod taktovkou schopného projektového manažera.

Jeho úloha je trojjediná – uhlídat plnění všech úkolů v definovaných termínech a držet pod kontrolou čerpání nákladů. Zároveň se soustavně stará o zdravou vojenskou disciplínu, tj. včasné organizování schůzek, účast a jejich dokumentaci.

Komentované demo

Nechte dva finálně vybrané dodavatele připravit tzv. proof of concept na základě vašeho byznysového zadání a s vašimi reálnými daty. Nebojte se za to zaplatit. Minimálně na vítězném prototypu bude možné pokračovat v další implementaci.

Přístup odkudkoli

Přístup do systému pouze z pracovního desktopu dnes už nemusí postačovat. Zvlášť u pracovníků, kteří netráví svůj pracovní čas jen v kanceláři.

Mobilita a BYOD mohou i ve vašem prostředí sehrát důležitou roli a je dobré být na to připraveni, samozřejmě při zachování dostatečné bezpečnosti.

"Neucustomizovat" se k smrti

Je lepší přiohnout systém organizaci nebo organizaci systému? Toť věčná otázka. Lepší je však přizpůsobit firemní procesy novému systému než naopak. Pokud je požadavků na přizpůsobení systému v organizaci příliš mnoho, pak je důvod se ptát, zda byl vybrán opravdu správný systém.

Na každou customizaci systému je potřebné se dívat jako na fosilii, která je do budoucna, z hlediska příštích verzí softwaru, potencionálním zdrojem problému.

Přečtěte si také anketu, ve které dodavatelé ERP systémů radí, jakých chyb se při implementaci vyvarovat (ve zkrácené verci vyšla v ICT revue 5/2015):