Mladé firmy vyhlásily válku nudným poradám. V Zootu malují na zeď, v Avastu chodí na procházky

Mladé progresivní firmy vyhlásily válku nudným poradám. Jejich zaměstnanci se radí vestoje, za chůze, hrají při schůzkách kulečník a malují po zdi. Přes telekonferenční nástroje se na mítinky připojují z auta i z druhého konce světa.

Díky novým technologiím, které umožňují snadněji sdílet informace, a moderním budovám, které jsou koncipovány jako místa setkávání, se jim daří snižovat množství porad a zkracovat jejich délku. Schůzky jsou tak rychlé, efektivní a zábavné.

Zoot: Prezentace jsme vyměnili za malování na zeď

Každé pondělí před poradami začíná firma Zoot společnou snídaní, kterou vždy připraví jedno z oddělení. "Tím příjemně nastartujeme pracovní týden," říká mluvčí módního e-shopu Andrea Burgerová. Do schůzek se společnost snaží neustále přinášet nové prvky. Jedny z nejefektivnějších byly například mítinky vestoje. "Po dni prosezeném v kanceláři narušíte zaběhnutý rytmus a vnesete do porady novou energii," přibližuje Burgerová. Pokud má někdo pocit, že pro něj schůzka není přínosná, může z ní bez vysvětlení kdykoliv odejít.

Jedny z nejživějších a nejkreativnějších mítinků probíhají v marketingovém oddělení. "Píšeme myšlenky na barevné papírky, čímž zapojíme všechny smysly a účastníky zároveň. Powerpointové prezentace jsme vyměnili za malování na zeď, což se ukázalo jako efektivní a zábavné. Na konci porady tak nedostanete dalekosáhlou nudnou prezentaci, ale fotku, která obsahuje veškerá sdělení a nápady z porady," popisuje marketingová manažerka Zootu Pavlína Louženská.

Avast: Radíme se za chůze

Manažeři softwarové společnosti Avast se rozhodli spojit porady s procházkami, což je nejen zdravé, ale navíc tak lidé mají tendenci jít rychle k věci. "Je dobré si na to pevně vymezit čas a mít předem danou agendu, v rámci které se řeší maximálně tři body. Musíte si taky hlídat, abyste se do hovoru nezabrali příliš. Jednou jsme se s kolegy zapomněli v polovině času otočit, takže jsme se nestihli vrátit do práce včas a museli jsme dojet metrem," líčí technický ředitel Avastu Trs.

Nové pražské sídlo Avastu ale zaměstnancům nabízí nepřeberné množství dalších míst a způsobů, kde a jak schůzky uspořádat. Radit se mohou při hraní kulečníku, fotbálku, ping-pongu, šipek nebo třeba v kavárně.

Mixit: Tři roky jsme neměli žádné porady

První tři roky společnosti Mixit, dodavatele müsli namíchaného na přání, byly velice živelné. Výroba i administrativa se odehrávaly v provozu a lidé u počítačů seděli pár metrů od míchacích pultů. Po celou tuto dobu přitom firma nepraktikovala žádné porady. "Až s růstem a oddělením řízení od výroby jsme zjistili, že se firmou šíří informační šumy. Zřídili jsme tedy každodenní porady se všemi klíčovými kolegy, což vedlo k druhému extrému, kdy byli všichni zahlceni informacemi, inovace byly pomalé a na operativu bylo v praxi méně času," vypráví zakladatel společnosti Martin Wallner.

Nakonec firma zvolila zlatou střední cestu a v současnosti organizuje porady jen v případě, že vyvstane nějaký bod, který je třeba projednat. "Snažíme se to pojímat v co nejužším kruhu, díky čemuž probíhá jednání i případný brainstorming dynamicky. Často se přitom divoce píše, kreslí a maže tabule, ozývají se záchvaty smíchu, křik i bouchání dveřmi," popisuje Wallner.

Microsoft: Schůzujeme v "horské chatě"

Zaměstnanci IT společnosti Microsoft mohou pracovat odkudkoliv. Aby se mohli zúčastnit schůzek i na dálku, má každý mítink možnost připojení přes Skype pro firmy. Významnější mítinky navíc firma nahrává a záznam sdílí. "Pokud nemám na schůzce aktivní roli, ale potřebuji si poslechnout její obsah, připojím se někdy přes telefon a využiji čas porady k přesunu z místa na místo, zejména pro delší cestu autem," říká PR manažerka českého Microsoftu Lenka Čábelová.

I v Microsoftu ale existují schůzky, kterých by se zaměstnanci měli zúčastnit osobně. Týká se to hlavně kreativních porad. V pražském sídle firmy k tomu mohou využít zasedací místnosti laděné do různých stylů, od "horské chaty" po "českou hospodu". V nové budově se lidé setkávají také v takzvaných hubech − neformálních prostorech, které propojují čtyři pracovní patra. "Lidé tam spolu průběžně komunikují a díky tomu nemusíme organizovat tolik schůzek, a navíc získáváme nečekané úhly pohledu," líčí Čábelová.

Skypicker: Připojíme se i z mysu Dobré naděje

Provozovatel vyhledávače levných letenek, společnost Skypicker, dosahuje efektivity porad jejich nízkou četností a velkou rychlostí. Snížit množství schůzek firmě umožňují pravidelné reporty vedoucích týmů i komunikační nástroj Slack, přes který si kolegové každý den posílají krátké přehledy o aktuálním dění. Podle výkonné ředitelky Lucie Brešové si firma nepotrpí na korporátní styl a vyhýbá se mu i v oblasti schůzek. "Aby byly porady efektivní, musí mít řád, ale nenecháváme se svazovat poučkami ani přehnanou hierarchií," říká Brešová.

Co se místa schůzek týče, největší boj se podle Brešové vede o to, kdo bude mít porady v zimní zahradě firemní vily. Při poradách firma často využívá také konferenční hovory. "Naposledy se například kolegové připojovali ze zahrádky restaurace na mysu Dobré naděje," přibližuje HR ředitelka Skypickeru Kateřina Gábová.

STRV: Obsah schůzky tvoří všichni

Důraz na rychlost a věcnost při poradách klade i vývojářské studio STRV. "Porady jsou u nás spíše jakési status updaty, tedy stručné přehledy o tom, na čem kdo pracuje a jak se posunul dál," přibližuje provozní ředitel a spoluzakladatel STRV Lubo Smid.

Osobní přítomnost na poradě přitom není důležitá, jelikož zaměstnanci mohou pracovat z domova nebo třeba z kavárny. Společnost proto využívá řady telekonferenčních služeb od Skypu přes Google Hangouts až po aplikaci GoToMeeting.

Agendu mítinku řeší firma přes komunikační platformu Slack a porady se řídí body, které mohou vkládat všichni účastníci. "Nemáme schůzky centrálně řízené, je to postaveno na odpovědnosti jednotlivých lidí. Nevznikají tak žádné sáhodlouhé zápisy z porad a vedoucí týmů nezadávají žádný seznam úkolů s deadliny. A firma nám tak úspěšně funguje," uzavírá Smid.