Docházkové systémy nejsou jen náhradou píchaček a Excelu

Automatická řešení pro monitorování přítomnosti a pracovního nasazení mohou podnikům ušetřit nemalé prostředky. Podle informací americké společnosti Wagepoint, která vyvíjí mzdový software, musí být až čtyři pětiny všech časových výkazů manuálně opravovány. Přesnost vykazování se mění v závislosti na frekvenci. Podle staršího průzkumu společnosti AffinityLive dosahuje při denním vyplňování úrovně 66 procent, při týdenním se snižuje na 47 procent.

Otázkou samozřejmě je, proč by zaměstnanci měli trávit svou pracovní dobu tvorbou výkazů nebo zadáváním časů docházky. Ale není se čemu divit, protože ještě před dvěma lety téměř dvě pětiny amerických zaměstnanců používaly podle informací firmy Workplus píchačky a papírové výkazy času. Automatizace evidencí docházky a časového rozvrhu práce se tudíž stává ne nevýznamným zdrojem růstu efektivity a produktivity.

„V první řadě jde o automatizaci zpracování mezd, včetně různých příplatků, nemocenské a odbourání nekonečných papírů, duplicit. Vyhodnocení většinou probíhá v reálném čase, takže je možné podklady upravovat průběžně,“ doplňuje k otázce hlavních přínosů docházkových systémů Kamil Klučka, specialista na identifikační systémy OR-CZ. „Další výhodou je sdílení dat mezi systémy a dostupnost vyhodnocených dat definované skupině odpovědných pracovníků.“

Jak se eviduje docházka v Evropě

V oblasti sledování docházky mají před sebou evropské společnosti ještě velký a poměrně otevřený prostor pro digitální inovace. Osm z deseti podle průzkumu společností SD Worx a Protime ještě před dvěma lety pro evidenci příchodů a odchodů využívalo karty, píchačky, tabulkové kalkulátory, nebo dokonce papír. Pokročilejší digitální nebo i biometrická řešení se v evropské populaci podniků vyskytovala mnohem méně. Otázkou je, jak situaci změnila pandemie onemocnění covid-19 a její vliv na pracovní modely.

Průzkum (viz box na další straně) mimo jiné ukázal, že 55 procent organizací využívá docházková data i pro další účely. Nejčastěji šlo o analýzy proplácených a neproplácených hodin (38 procent) nebo o personální plánování pro potenciální nábor dodatečných pracovních sil (35 procent). Necelá třetina dotazovaných uvedla, že data z docházky kombinuje se systémem pro výpočet mezd či stanovování bonusů.

Z výše uvedeného plyne − a výsledky průzkumu to potvrzují −, že 45 procent firem ze zkoumaného vzorku evropských organizací nevyužívá data o docházce k žádnému dalšímu účelu.

Od přítomnosti k efektivitě

„Docházkový systém z podstaty věci neobsahuje evidenci využití pracovní doby, není jeho účelem,“ říká Michal Hochman, výkonný ředitel společnosti Alveno, a dodává: „Hodnoty docházky a využití pracovní doby se dají překrýt a uvidíte požadovanou efektivitu. Někdy lehce, jindy naopak velice obtížně měřitelnou. Přidaná hodnota docházkového systému je jinde. V jednoduché evidenci všech možností přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnance v práci, včetně žádanek o nepřítomnost, schvalování, evidence, statistik a snadného exportu do mzdových programů.“

Monitorování náplně pracovního času představuje jeden ze vstupů pro posouzení efektivity práce zaměstnanců. V Evropě, jak dokládá letošní průzkum společnosti SD Worx, ale tato disciplína rozhodně není masově rozšířena. Dobrý nebo velmi dobrý přehled o efektivitě práce zaměstnanců má 71 procent dotazovaných organizací. Zbývající jím nedisponují vůbec nebo jen ve velmi omezeném rozsahu.

„Funkcionality systémů pro evidenci docházky a evidenci využití pracovní doby se velmi překrývají,“ říká Kamil Klučka ze společnosti OR-CZ. „Docházkový systém je základním podkladem pro následné vyhodnocování fondu pracovního dne, doby strávené na pracovišti. Zejména ve výrobních a logistických profesích se často také analyzuje, jak se konkrétní zaměstnanci zdržují mezi vstupem do areálu a vlastní prací. Dochází k porovnání s hlášeními odpracovaných zakázek, prostojů, poruch a podobně,“ dodává Klučka.

Co zvážit na startu

„Čím dál více firem si uvědomuje, že docházka není zdaleka jen příchod a odchod, ale je to mnoho dalších procesů, jako například schvalování dovolených, hlídání fondů, evidence služebních cest, výpočet stravenek a podobně. A najednou zjistí, že už mají dvacet excelů, dvacet e-mailových šablon, sdílené kalendáře, archaické papírové formuláře a žádanky, komunikaci s účetní a mnoho další administrativy náchylné k chybám,“ říká Michal Hochman ze společnosti Alveno. „Takže ti, kteří přijdou na myšlenku pořídit docházkový systém, chtějí hlavně šetřit čas, protože nikdy to neuděláte levněji, efektivněji, jednodušeji, ani lépe než docházkový systém,“ dodává Hochman.

Konzultanti firmy Sierra Workforce Solutions sestavili sadu pěti otázek, které by si organizace měly položit ve chvíli, kdy zvažují možnosti automatizace sledování docházky a využití času. První se týká počtu zaměstnanců, lokalit a podílu těch, jejichž přítomnost a činnosti budou monitorovány. Obvykle v této úvaze dobře poslouží organizační schémata. Všechny relevantní role by si také měly ujasnit, co od sledování docházky a prací očekávají, jaká pravidla a povinnosti nasazení takového systému budou doprovázet.

Druhý komplexně pojatý dotaz směřuje k systému využívanému pro výpočet mezd. Jde o interně provozované či v cloudu spravované řešení, nebo o službu outsourcovanou třetí straně? Využívá organizace podnikový informační systém kategorie ERP? Jde o důležité oblasti, protože aplikace pro sledování docházky a využití pracovní doby by měly s důležitými systémy třetích stran umět spolupracovat. Poskytují jim vstupy, což by samozřejmě mělo probíhat plně automaticky.

Ve třetím okruhu se organizace vypořádávají s technologickým pozadím tématu. Jaké prostředky zaměstnanci využívají dnes? Kolik obslužných zařízení bude třeba instalovat? Lze v plánovaném řešení využít biometrické prvky, mobilní zařízení nebo nositelnou elektroniku? Nezávislejší systémy lze využít i pro vzdálené zaměstnance, pro práci v terénu nebo z domova. „Myslím, že otisk prstu, popřípadě rozpoznání obličeje je na nejbližší dekádu to hlavní, co se bude nově pořizovat do firem, protože to je jednoduché, elegantní a efektivní využívání technologie a ulehčení pro celou firmu,“ dodává Michal Hochman ze společnosti Alveno.

Pokročilejší řešení umožňují navíc propojení evidence docházky se sledováním a vykazováním pracovních činností či úkolů. Lze je s úspěchem nasadit u terénních zaměstnanců, kteří se pohybují mezi zákazníky a plní u nich jednoznačně zúčtovatelné úkoly. Informace může posloužit nejen jako vstup pro výpočet efektivity, vytížení pracovníka, ale i jako transakce do systémů ERP nebo jiných.

ICT revue

Stáhněte si přílohu v PDF

Čtvrtý tematický okruh do značné míry navazuje na předchozí. Jaké informace mají být systémem pro sledování docházky a pracovních činností pořizovány? Zavádění pokročilé automatizace dokáže rozhodně více než jen evidování času příchodu a odchodu zaměstnanců, přítomnosti jednotlivců v reálném čase nebo doby strávené plněním jednotlivých úkolů či projektů.

Poslední téma se věnuje administrátorským přístupům a nastavení relevantních pracovních postupů. V podstatě jde o dvě jednoduché otázky. Kdo a co bude v systému vidět? Kdo a co bude schvalovat?

K výběru docházkových systémů dodává Kamil Klučka ze společnosti OR-CZ: „Organizace by se měly zajímat o reference a hlavně o následnou dlouhodobou podporu, zejména pro aplikaci legislativních změn, zakázkové úpravy a následný servis. To jsou body, na které se občas zapomíná a v budoucnu mohou přinést hodně komplikací. Ačkoliv se systém docházky často bere jen jako doplněk podnikových systémů, jakmile přestane fungovat, způsobí hodně komplikací při výpočtu mezd zaměstnanců. V tu chvíli je pak vícedenní výpadek obrovskou komplikací.“

Článek byl publikován ve speciální příloze HN ICT revue.