Vizitka otevírá dveře

Co by manažer neměl nikdy přehlížet ve vlastním zájmu

Vizitka otevírá dveře

* Jednou z manažerských administrativních prací je psaní dopisů. A také odpovídání na ně. Pro vzájemný styk je však důležitá i navštívenka.
Dostanete-li dopis, nechte si jej na stole, dokud jej nevyřídíte. Pravidlem je, že byste odpověď měli napsat do dvou dnů. V některých zemích, jako je například Anglie, je však považováno za velký přestupek proti místním mravům, neodpovědět do 24 hodin. Proto prozatím alespoň potvrďte, že jste dopis dostali a že se chystáte k jeho vyřízení, jakmile budete mít patřičné podklady.
Jestliže dopis vyřídíte pozdě nebo na něj neodpovíte vůbec, můžete se už předem pokládat za "mrtvého muže". Vaši obchodní partneři si budou pamatovat ochotu, s jakou jste přistupovali k jejich prosbám, žádostem či připomínkám. Těžko je budete později přesvědčovat, že jste zrovna vůbec neměli čas. To není argument.
Pokud se stane, že jste právě na dovolené, okamžitě po návratu prohlédněte došlou poštu. Alespoň dotyčným zatelefonujte, že jste se teprve vrátili a že v nejbližších hodinách nebo dnech dostanou odpověď. Není to sice žádná povinnost, ale budete považováni za slušného a spolehlivého partnera. A to není nikdy k zahození.

Navštívenka je vaše vizitka

Kdysi se navštívenky či vizitky, jak jim říkáme v současné době, používaly při vstupu do domu hostitele. Podle navštívenky, kterou mu přineslo služebnictvo, poznal, kdo za ním přišel na návštěvu nebo s ním potřeboval projednat něco neodkladného. V obchodním styku se vizitky vyměňují při seznamování nebo na začátku jednání. Je to praktické, protože rychle zjistíte, s kým máte tu čest a nakolik je dotyčný v oblasti, která vás zajímá, kompetentní. Vizitky jsou "berličkou" pro ty, kdo nemají paměť na jména. V pravou chvíli se stačí podívat na vizitku a hned víte, jakým jménem, titulem a označením pozice v hierarchii firmy máte dotyčného oslovit.
Vizitky se také používají pro drobné vzkazy. Proto by měly být potištěny jen z jedné strany - nikoli z obou, na jedné česky a na druhé například anglicky. Jejich majitel se tak ochuzuje o možnost doplnit na volnou stranu jiné potřebné údaje: číslo mobilního telefonu, popřípadě telefonní číslo domů, pokud ho chce z různých důvodů sdělit. Jestliže na druhou stranu vizitky někomu napíšete vzkaz, nikdy se pod něj nepodepisujte. Vašeho podpisu by mohly nepovolané osoby zneužít. Dříve se sice podle pravidel společenského styku na volnou stranu vizitky nic psát nesmělo, ale postupující doba má své požadavky, a tak ruší některé zastaralé předpisy.
Vizitky se také přikládají k dárkům nebo pozornostem a ke květinám. Pak by měly být vloženy do obálky stejného tvaru. Navštívenka může být bez jakéhokoli označení nebo lze na její druhou stranu připsat "avec les compliments", v současné době smíte použít i anglického výrazu "with compliments".
Navštívenkou můžete také poděkovat za dárek, v tom případě do levého dolního rohu připište zkratku p. r. (pour remercier - poděkování). Kdybyste chtěli zaslat blahopřání, lze to provést i vizitkou, na kterou opět do levého dolního rohu připíšete zkratku p. f. (pokud jde o státní nebo jiný svátek) nebo p. f. s připojeným letopočtem (jestliže jde o blahopřání k Novému roku).
Na vizitky lze psát i jiné mezinárodně uznávané zkratky. Je k tomu určen levý dolní roh navštívenky. Původem zkratek je francouzština, která je po staletí považována za jazyk diplomacie. Některé zkratky a jejich význam, se kterými se můžete setkat i při psaní pozvánek nebo dopisů, uvádím:
p. f. pour féliciter
blahopřání
p. r. pour remercier
poděkování
p. p. pour presenter
za účelem
představení se
p. p. a. pour annoncer
l'arrivée
oznámení příjezdu
p. p. c. pour prendre congé
na rozloučenou
p. c. pour condoléance
projev soustrasti,
účasti
p. p. p. pour prendre part
projev soustrasti,
účasti
p. f. v. pour faire visite
ohlášení návštěvy
R. S. V. P. repondez s'il
vous plait
odpovězte, prosím
P. S. post scriptum
po napsaném,
douška
P. P. S. post post scriptum
ještě po dodatku

Alena Čechová

(Z knížky Úspěch není náhoda, kterou vydalo nakladatelství Granit Praha.)