Porady vadí každé společnosti

Ulrich Nolte je velmi zaměstnaný muž - až šestkrát do týdne se totiž musí jako mluvčí společnosti Wincor-Nixdorf sejít na poradě se svými kolegy a projednávat nové strategie a metody komunikace. "Poradu mám alespoň jednou denně. V naší firmě je to průměr. Jsou ale kolegové, kteří mají denně až čtyři porady," říká Nolte.
"Silně rozvinutá mítingitida," řekli by asi při hodnocení této frekvence porad analytici poradenských firem. A skutečně, s počtem svých mítinků Wincor-Nixdorf přesahuje evropský průměr. Ten se podle průzkumu společnosti Schell Marketing Consulting z Mnichova pohybuje kolem 3,2 porady na pracovníka týdně. Vedoucí pracovníci přitom na poradu musí častěji - více než čtyřikrát týdně, zatímco řadoví zaměstnanci jen dvakrát.
Mezi 1000 dotazovaných firem z Francie, Velké Británie, Německa a Švédska jsou na vedoucím místě žebříčku poslední dvě jmenované země. Zde se pracovníci na poradách scházejí zhruba čtyřikrát týdně. Britové pak jen 3,1krát a Francouzi 1,6krát. Zatímco však u všech ostatních výrobních procesů se v prvé řadě klade důraz na produktivitu, zdá se, že u porad tomu tak není. Podle odborníků bývají většinou neefektivní, jsou pouhou povinností a ztrátou času.
Mezi "špičky" v organizování neefektivních mítinků patří i velké a známé společnosti jako například koncerny BMW a Siemens. Zeptat se na toto téma některého ze zaměstnanců přitom znamená rýt ve vosím hnízdě. "Díky tomu jsme pořád ve zpoždění. Posloucháme nekonečné monology a na konci ani není jasné, k čemu to vlastně bylo dobré, protože nevidíme žádné hmatatelné výsledky. Je to děs," naříká jeden z pracovníků automobilky BMW. "Vždy, když se zdánlivě soustředěně dívám na můj laptop, čtu si e-maily nebo dělám pořádek v dokumentech," svěřuje se. "Může se stát, že něco trvá déle, že někdo ztratí nit nebo že se někdo nudí," připouští diplomaticky i Nolte.
Taková nuda přitom stojí firmy dost peněz. "Porady totiž zabírají více než polovinu pracovní doby," prezentuje výsledky svého průzkumu profesor Fredmund Malik z Management Centrum v St. Gallenu. Mnozí účastníci takových mítinku je proto považují za ztrátu času. Často se totiž stává, že se musí čekat, než dorazí všichni pozvaní. Právě nedochvilnost je tak podle Luise Teubera ze společnosti Face Kommunikationsentwicklung, důvodem ke špatné náladě. "Je to také o osobní nespokojenosti. Kdo přijde jako první, je potrestán," říká.
Hlavní problém podle odborníků tkví v tom, že spolu s novou, plošší organizační strukturou firem, kdy se porad účastní stále více týmů, počet mítinků přibývá. Podle průzkumu Schellu se to však může brzy změnit. "Díky špatnému vývoji ekonomiky musí být vše ještě více efektivní, a to se odrazí i na poradách," říká autor studie Alexander Schell. "Kultura mítinků se tomuto trendu bude muset přizpůsobit," dodává.
Jeho slova potvrzují i první opatření u Wincor-Nixdorf. "Abychom to celé urychlili, určujeme u porad, kde se sejde více než pět lidí, moderátora. Ten připraví celou agendu a je zodpovědný za to, aby příspěvky byly krátké a konstruktivní," popisuje nové metody Nolte.
Změnily se i porady u firmy Handy.de, dceřiné společnosti koncernu Bertelsmann. "Dřív to bylo tak, že kdo řval nejvíce, dokázal své nápady prosadit," vzpomíná šéf společnosti Martin Ostermayer. "To nemělo smysl. Dnes proto všichni své nápady musí před poradou sepsat písemně," dodává.
Pověst porad je přitom horší, než tomu ve skutečnosti je, tvrdí studie Schellu. V mezinárodním srovnání jsou se svými mítinky nejméně spokojení Němci - jen 51,7 procenta je považuje za efektivní. Němci jsou přitom zároveň na poradách nejaktivnější. Celkově 91,1 procenta účastníků je při mítinku produktivní, zatímco ve Francii je to jen 84 procent.
Zároveň platí pravidlo, že čím menší firma, tím méně porad. Zaměstnanci malých podniků se scházejí 2,6krát týdně, zatímco u velkých firem je to více než čtyřikrát. Efektivita je přitom tím vyšší, čím méně se lidé radí. U malých firem tak 21 procent zaměstnanců považuje více než 80 procent mítinků za efektivní, u velkých firem je to jen 10,9 procenta.
Porady však nejsou morem jen evropských firem. V Austrálii například podle studie University of South Australia na mítinku "vypne" a usne každý třetí manažer. Recept, jak se tomu vyhnout, je podle psychologa Michaela Kastnera jednoduchý. Jelikož lidé se na práci soustředí nejvíce dopoledne - mezi osmou a dvanáctou, je lepší porady svolávat odpoledne. Optimální doba je podle něj druhá hodina odpoledne, kdy jsou všichni po obědě najezení, spokojení a klidní. Před jedním však Kastner varuje - počet účastníků by podle něj neměl překročit pět osob.
I bez těchto praktik se přitom již dnes podle studie Schellu chovají pracovníci evropských firem spořádaně. Skutečnost, že by si hráli, posílali SMS, dělali něco jiného či mysleli na něco erotického - uvedlo v průzkumu jen 0,2 procenta dotázaných. Naopak 60 procent z nich považuje porady za produktivní.
Jak se radit úspěšně:
Před poradou si odpovědět na otázky:
Přijdou ti správní lidé?
Zpracováváme správné téma?
Mají všichni stejný cíl?
Jsou všichni dobře připravení?
Dostali všichni účastníci všechny nutné podklady?

Po poradě:
Dosáhli jsme jasných rozhodnutí?
Stanovili jsme jasné úkoly?
Stanovili jsme termín?
Vyslechli jsme všechny účastníky?
Zkontroluje někdo, zda jsme zrealizovali všechny plány?