Vstup do Evropy si žádá také připravenost informačních systémů

Vstup do Evropy si žádá také připravenost informačních systémů

Na okamžik, až EU nařídí provádět všechny mezifiremní obchody pouze v eurech: Buď připraven!

Každý z nás si pravděpodobně stále ještě pamatuje chvíle nervozity a napětí, které jsme všichni prožívali na sklonku roku 1999. V souvislosti s informacemi a scénáři, kterými nás zásobovaly hromadné sdělovací prostředky, jsme si kladli spoustu otázek typu: Bude bezpečné usednout do letadla? Vydá mi bankomat mé peníze? Bude fungovat náš budík, výtah, centrální topení? Vypočítá mi náš systém správně výplatu? Všechny tyto otázky šlo shrnout do jediné: "Bude i nadále fungovat příslušný software?"
Rok 2000 je úspěšně za námi. Nakonec se opravdu ukázalo, že převážná většina dodavatelů SW dokázala včas zajistit příslušné úpravy tak, aby systémy správně fungovaly i s přechodem do nového tisíciletí. V květnu vstoupí noví členové do Evropské unie. Kolik z nás si nyní uvědomuje, že první týdny členství naší země v EU opět prověří připravenost systémů ERP, tentokrát však z hlediska schopnosti pružně reagovat na nové požadavky?
Se vstupem České republiky do Evropské unie bude muset naše země splňovat určité požadavky, které Unie od svých členů vyžaduje. Některé z nich jsou úzce spojeny s flexibilitou systémů ERP, které firmy používají. Zejména se jedná o nutnost sledovat a vykazovat pohyb zboží a služeb v rámci členských zemí, sledovat správné uplatňování DPH, zpracovávat tzv. výkaz Intrastat (zavedený v členských zemích od 1. 1. 1993) nebo například uvádět na daňových dokladech v rámci EU speciální "eurokódy firem".

Je váš systém ERP v kondici?

Každá společnost by si měla být jista, že od okamžiku vstupu do EU bude schopna splňovat všechny požadavky, které Unie vyžaduje. Tím se vyvaruje případných nepříjemností, jako jsou penalizační poplatky, ztráta klientů atd. Proto je třeba se zajímat o to, zda úpravy potřebné pro správné fungování podniku v podmínkách EU váš systém již obsahuje, nebo zda jsou tyto úpravy alespoň otestovány u dodavatele IS a připraveny k distribuci. Nejvhodnější jsou samozřejmě ti dodavatelé, kteří mohou prokázat, že jejich systém ERP již bez problémů v dosavadních členských zemích EU funguje. Z hlediska dlouhodobějších investic pak může být zajímavé i zjištění, zda tyto systémy dokázaly úspěšně podpořit i finální konverzi lokální měny na euro.
"S postupem času, kdy se termín vstupu ČR do EU blíží, se počet zájemců o informace ohledně připravenosti systému řešit nové legislativní požadavky zvyšuje. Naše firma má dobrý základ pro řešení této situace díky tomu, že řada našich klientů v jiných zemích již procesem přistoupení prošla. Přesto se změny a úpravy v ČR v mnohém liší a budou lišit. Proto také spolupracujeme s vybranými klienty, kteří prostřednictvím svých poradenských firem získávají nejaktuálnější informace a směřují je na nás jako dodavatele IS. Všechny tyto poznatky postupně zapracováváme, a aktuálně tak rozšiřujeme náš manuál o tom, jak nastavit konkrétní funkce IS tak, aby odpovídaly novým platným pravidlům," říká Irena Brifordová, obchodní ředitelka firmy Scala CR, s.r.o.

Evidence kódu DPH zákazníka v rámci EU

Aby byla umožněna kontrola odvádění DPH při obchodování v rámci EU, je jednotlivým subjektům udělováno speciální registrační číslo (VAT registration number). Toto číslo je na základě žádosti právnických osob zasíláno firmám přímo z Bruselu. (Tento původní postup může být pro nově přistupující země pozměněn.) Po vstupu do EU budeme jako dodavatelé nuceni na zákaznických fakturách v případě exportu do EU (kromě případných lokálních IČO a DIČ zákazníka platných v rámci dané země) uvádět ještě speciální "registrační kód plátce DPH v rámci EU". Dále bude nutno uvádět na všech dokumentech, alespoň v případech exportu do zemí EU, také konkrétní identifikační číslo. Požadavky na systém ERP zde například spočívají v možnosti evidovat registrační číslo každého zákazníka a v možnosti upravit výstupní dokumenty tak, aby na nich byla obě čísla automaticky vytištěna.

Správné účtování na účty DPH při importu zboží a služeb

Z hlediska kontroly uplatňování DPH, reportingu o DPH a o pohybu zboží a služeb v rámci zemí EU zavádí Evropská unie postup tzv. "dvouřádkového záznamu o DPH" v případě importu zboží a služeb ze zemí EU nebo importu služeb z ostatních zemí (postup při nákupu zboží z nečlenských zemí EU se nemění). V rámci tohoto zápisu vznikají dva řádky operací na odlišných účtech DPH (například "import EU DPH vstup", "import EU DPH výstup"). Jedná se o nové účty, které musí být zavedeny ve všech nových členských zemích EU. Jde o rozvahové účty, které jsou v rámci operace dvouřádkového zápisu vždy vybalancovány proti sobě. Tyto účty se smí používat výhradně pro konkrétní typ operace a nikdy v jiných případech.
Požadavky na systém ERP jsou zde například: možnost založení nových kódů DPH a flexibilních úprav účetní osnovy, možnost automatické aktivace nových kódů DPH pro příslušné dodavatele nebo zajištění zcela automatického rozúčtování DPH na dva protisměrné a proti sobě vybalancované speciální účty DPH dle příslušných požadavků, bez nutnosti dalšího zásahu uživatele.
Po vložení faktury musí být okamžitě vygenerovány příslušné operace následujícím způsobem:
1. do výkazu DPH je zaznamenáno vypočítané DPH pod příslušným kódem DPH;
2. faktura je uložena do saldokonta;
3. účetní zápis o faktuře obsahuje i automatické zaúčtování DPH na dva protisměrné účty DPH. Vše je patrné ze schématu č. 1.

Podklady pro výkaz INTRASTAT

V souvislosti se vstupem do EU jsou členské země povinny zajistit zpracování tzv. výkazu Intrastat. Jde o výkaz, který je v zemích EU platný od 1. 1. 1993, využívá se zejména pro statistické účely a zcela nahradil celní řízení. Přestože je převážná část tohoto výkazu shodná pro všechny členské země, může se v jednotlivých zemích odlišovat.
Výkaz Intrastat se týká pouze pohybu zboží v rámci členských zemí EU (služby jsou z evidence vyjmuty) a zahrnuje pohyb zboží z/do ostatních zemí EU (vnitrounijní obchod). Firmy, u nichž hodnota importu/exportu z/do každého jednoho členského státu nepřekročí 1 mil. Kč za rok, jsou od vykazování osvobozeny. Firmy, u nichž tato hodnota nepřekročí 100 mil. Kč ročně, nemusí vyplňovat všechna pole. Výkaz se zpracovává měsíčně, a to nejpozději do desátého pracovního dne měsíce následujícího po tom, kdy operace proběhly. Odesílá se celnímu úřadu.
"Povinnost zpracovávat tento výkaz bude deklarována v novém celním zákoně. Týkat se bude všech firem se sídlem v ČR provozujících vnitrounijní obchod. Zajišťování těchto údajů bude zakotveno také v legislativě ČR. Metodické pokyny ke sběru dat vydává Český statistický úřad, který také zveřejňuje zpracované údaje", připomíná Brifordová.
Detailní informace o výkazu INTRASTAT-CZ lze najít na internetové stránce Českého statistického úřadu na adrese http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/intrastat.
Požadavky na systém ERP jsou zde například: možnost vložit, respektive upravit všechny příslušné informace do IS v rámci zadávání dodavatelské/zákaznické objednávky, a to jen v případě, že jde o vnitrounijní obchod nebo možnost získat informace pro vyplnění formuláře Intrastatu přímo z IS.

Podklady pro výkaz udávající objem exportu v zemích EU

Evropská unie striktně vyžaduje zpracování výkazu udávajícího, jaký objem exportu (z hlediska různých ukazatelů) byl v rámci zemí EU uskutečněn v daném období. Pro systém ERP to představuje například nutnost automatického rozlišení prodeje v rámci EU od prodeje vnitrostátního a prodeje nečlenským zemím nebo automatické účtování na oddělené účty účetní osnovy dle rozdělení uvedeného výše, včetně tisku podkladů pro příslušné výkazy (výstupní sestavy apod.). Příklad jednoduchého výkazu o prodejích do zemí Evropské unie (tři zákazníci) demonstruje schéma č. 2.

Měnová tabulka, euro

V současné době již většina původních členských států EU přešla na jednotnou měnu euro. Při obchodování s nimi tedy euro již používáme. Zde nenastane po vstupu do EU žádná změna. Nově přistupující země (ke kterým patří i Česká republika) si momentálně stále zachovávají své národní měny (CZK, SKK, PLZ apod.), proto tyto měny necháváme nastaveny v měnové tabulce. V určitou chvíli však budou tyto měny zafixovány pevným kurzem k euru a od té chvíle budou nově přistupující země používat kurzové přepočty tzv. "triangulačním přepočtem" fixním kurzem prostřednictvím eura.
Tím vznikají například následující požadavky na systém ERP: možnost správně nastavit měnovou tabulku, definovat v ní euro a zafixovat kurzy k euru dle potřeby nebo automatický triangulační přepočet dle požadavků (viz schéma č. 3 - měnová tabulka a schéma č. 4 - přepočet SKK : CZK).

Přechod na euroměnu, počátek obchodování v eurech

Pro nově přistupující státy nebude zavedení eura takovou událostí, jakou bylo jeho zavedení u první vlny členských států. V současné době je euro již běžně používanou měnou, a pro nově přistupující země není tedy žádnou novinkou. Jediná změna pro nás nastane v okamžiku, kdy ČR EU nařídí provádět všechny mezifiremní obchody pouze v měně euro (v původní variantě to byly obchody nevážící se k úhradě "cash", toto omezení pro nově přistupující země pravděpodobně nebude vyhlášeno).
Požadavky na systém ERP při přechodu na euro jsou například: možnost automatického přepočtu některých částí systému (nákupní/prodejní objednávky apod.) z jedné měny do jiné (například z SKK na euro) včetně automatické triangulace s možností následného vystavení faktury v nové měně nebo pro přechodné období možnost pracovat víceměnově, tedy například faktury vystavené v CZK hradit jinou měnou či měnami.

Zánik lokální měny, konverze na euro

Přechodná doba, po kterou budou existovat lokální měny s kurzem zafixovaným k euru, bude ukončena vyhlášením zániku lokálních měn k určitému datu. Znamená to, že od určitého data přestanou existovat jednotlivé lokální měny a budou zcela nahrazeny eurem. Z toho vyplývá, že všechny záznamy databáze bude nutné konvertovat z lokální měny na euro a zároveň s tím "přednastavit" některá základní nastavení (například kód měny v kartě zákazníka/dodavatele, definice ceníků, měny bankovních a pokladních účtů).
Požadavky na IS a SW podporu jsou: funkční konvertor zajišťující bezchybnou konverzi příslušných částí databáze z původní měny na euro, jednotná dokumentace zahrnující kroky od plánu konverze až po protokol o ukončení konverze, ale také praxí prověřené postupy a procedury.
Výše popsané změny se týkají pouze základních oblastí, v nichž EU klade na členské země své požadavky. Další kapitolou však je tzv. "přibližovací období," v jehož rámci jednotlivé přistupující země postupně mění některé části své lokální legislativy tak, aby splnila normy EU. Tyto změny jsou momentálně v procesu, a není tedy zatím možné zdokumentovat rozsah požadavků, které budou vyžadovat úpravu funkcionality podnikových informačních systémů. Opět ale platí, že zejména v současné, velice proměnlivé době, která nám přináší mnoho legislativních a jiných změn, se vyplatí investovat do takového systému ERP, který je schopen alespoň základní část těchto změn pokrýt flexibilitou své základní funkcionality (parametrizovatelnost, schopnost již nyní vést účetnictví dle mezinárodních standardů atd.) nebo svým vývojovým zázemím umožnit příslušné úpravy v akceptovatelném čase a kvalitě.
Uvedených základních změn není málo. Mohou představovat mnoho práce v rámci systémů, které jsou již na podobné změny připraveny. Podstatně horší situace však nastane u systémů, které se budou muset na uvedené změny připravit od základu. Často se mluví o vysoké finanční náročnosti projektů zavádění informačních systémů. Ale z výše uvedeného výčtu změn potřebných k bezproblémové funkčnosti podniků na jednotném evropském trhu je patrné, že na počátku menší investice například do lokálního systému se časem stává mnohem nákladnější právě proto, že požadavky firmy či změny v legislativním prostředí nutí dále investovat do vývoje nových funkcionalit, které některé systémy, jako je například Scala, již dnes obsahují.
Poznámka: Výše uvedené informace popisují skutečnosti známé k 9. 1. 2004. V důsledku následných změn legislativy a upřesňování postupů může dojít ke změně situace.