Kancelář: místo, kde trávíme největší část života

Přitom právě v kanceláři ve skutečnosti trávíme největší část života, nejen v týdnu, často i o víkendech a, jak tvrdí odedávna klasici, prostředí je důležitý činitel. Pravda, moderní informační technologie nám dnes umožňují činit se kdekoli, ale ruku na srdce, i kdyby nás laptopy a mobilní telefony úplně vyhnaly z kanceláří, šli byste s nimi pracovat na Václavák, anebo si budete hledat příjemnější koutek?

Prostředí zaostává za technikou
Bouřlivý vývoj techniky a technologií svého času vedl mnohé k názoru, že kanceláře se pomalu stávají anachronismem. Dnes už se příliš neozývají, protože sama praxe dost jasně naznačuje, že mají stále svou budoucnost, přinejmenším jako místo setkávání lidí, jejich vzájemné osobní komunikace a zázemí týmové spolupráce. Na druhou stranu ovšem nutno konstatovat, že představy o podobě kanceláří stále podléhají klasické tradici a technický a technologický pokrok v nich zatím žádnou zásadnější revoluci nevyvolal. Ač by měla, jejich podoba vlastně nijak podstatněji neakceptuje nové formy a metody práce. Ostatně, konstatují to např. výsledky organizace Work Foundation, podle nichž se firmy v oblasti pracovního prostředí příliš nerozvíjejí a většina současných kanceláří se podobá kancelářím našich rodičů, i když náplň práce by jim pravděpodobně příliš povědomá nebyla.
Neustálé inovace techniky a technologií nás víceméně nutí sledovat jejich vývoj a vynucují si pozornost do té míry, že se zdá, jako by byly tím jediným nebo přinejmenším hlavním, co v kancelářských činnostech rozhoduje o výkonu, efektivnosti, konkurenceschopnosti. Jenže tady povětšinou nejde o mechanickou, ale především duševní práci a člověk není stroj, který podává stejný výkon za jakýchkoli podmínek. A ať už si to uvědomujeme nebo ne, značný vliv na něj má prostředí, nábytkové vybavení, dispoziční řešení, kvalita osvětlení apod. Může podněcovat, usnadňovat práci nebo naopak překážet, ubíjet, unavovat, a to s přímými důsledky na výsledky podnikání. Rozumně z toho vyplývá jediné - do prostředí se vyplatí investovat stejně jako do nové techniky.

Vévodí velkoprostorová řešení
Za moderní trend se často označují tzv. velkoplošné kanceláře nebo jinak halové uspořádání. Ve skutečnosti nejde o nijak nový koncept, protože má své kořeny již na počátku minulého století. Tehdejší průmyslové kanceláře mají ovšem se současným pojetím společné snad nejvíc to, že jedním z hledisek je efektivní využití plochy a tím nezbytných nákladů na její pronájem. Samostatné malé kanceláře jsou z tohoto pohledu vnímány jako luxus opodstatněný jen zvláštními nároky zde vykonávané práce (např. potřebou diskrétního jednání s klienty nebo maximálního soustředění nerušeného okolními vlivy). Na velkoprostorových kancelářích se dnes cení především to, že umožňují rychlou a bezprostřední komunikaci mezi lidmi a hlavně jednoduché změny dispozičního uspořádání podle měnících se i okamžitých potřeb. Přitom se pomocí lehkých stavebních či možná ještě lépe variabilních nábytkových příček dají snadno členit a vhodnou intimitu jednotlivých pracovišť lze udržet paravány. Často se do podoby velkoprostorových kanceláří i velmi hmatatelně promítá firemní filozofie a kultura, kdy např. unifikovaná podoba všech pracovních míst stírá hierarchické postavení a povzbuzuje pocit sounáležitosti a jednotného týmu.

Vyplatí se naslouchat
Pokud se začnete zajímat o nábytkové vybavení, setkáte se s tím, že výrobci kancelářského nábytku doprovázejí nabídku svých nábytkových řad i jednotlivých produktů komentářem vysvětlujícím myšlenku, která k nim vedla. Ač se to laicky může zdát, v naprosté většině nejde o pouhý marketingový tah. V rámci konkurenčního boje se totiž skutečně snaží přinášet promyšlená řešení, jež by co nejvíce odpovídala praktickým potřebám. Jsou v tomto ohledu mnohem dál než samotní uživatelé. Vyplatí se jim tedy naslouchat, vážit jejich nápady a hledat takové, které nejlépe vyhovují našim podmínkám, organizaci a způsobu práce.
Obecně se dá říci, že moderní trendy nábytkového vybavení vycházejí z dynamiky současného života, podtrhují jednoduchost, efektivnost, flexibilitu a mobilitu. Co pod tím rozumět? Bez okázalých kudrlinek se prosazuje snadnost užívání, vstřícná přizpůsobivost individuálním dispozicím (výškově stavitelné stoly, přizpůsobení hloubky sedáku či výšky opěradla) a potřebám, optimální využití prostoru, snadné změny sestav podle měnících se požadavků podnikání a nebo jen proto, aby se uspořádání pracovišť pro soustředěnou činnost dalo rychle proměnit v prostředí lépe vyhovující kolektivnímu jednání.

Proměny stolu
Existují dva prvky, bez nichž žádná kancelář ať už v jakékoli podobě nemůže existovat - pracovní stůl a židle či spíše křeslo. Co se týče stolů, práce na PC zabírá stále větší podíl ve srovnání s dalšími činnostmi a tento fakt se odráží v poloze monitoru, který se stává centrem pracoviště. Není již umístěn šikmo na kraji pracovního stolu, ale uprostřed. Spolu s tímto trendem se částečně upouští od tradičních rohových pracovišť, kde byl monitor umisťován právě v rohové části, aby méně "překážel" mohlo se pohodlně přecházet mezi jednotlivými plochami. Rohová pracoviště jsou využívána nadále, ale pracovní plochy jsou diferencované - hlavní je určena pro umístění monitoru a klávesnice, vedlejší má menší hloubku a slouží více jako pomocná odkladní plocha. LCD panely sice svádějí k úvahám o zmenšení hloubky pracovního stolu, přesto 80 cm zůstává standardem. Určité testování úspory představují lichoběžníkové stoly s proměnlivou hloubkou - 80 cm na jedné straně, 70 na druhé. Panel je umístěn ve hlubší části, v méně hluboké je situován např. telefon, fax a jiná kancelářská technika. Tato na první pohled nenápadná úspora deseti centimetrů na hloubce jednoho pracoviště může u velkoprostorových kanceláří dovolit umístění další řady navíc.
Zajímavým vývojem procházejí také klasické stolové sestavy. Nejsou již vytvářeny pouhým "sražením" dvou nebo čtyř pracovních stolů k sobě, ale koncipovány jako společné pracoviště pro dva, čtyři nebo i více lidí. S výhodou se dají uplatnit především tam, kde jde o kreativní týmovou práci založenou na co nejširší vzájemné komunikaci. Přitom jednotlivá místa se dají oddělovat lehce přestavitelnými paravány, organizačními prvky apod. Takováto sestava má v konečném důsledku také méně nohou, což znamená úsporu materiálu a tím nižší cenu a nakonec i snazší úklid. Stále častěji jsou rovněž uplatňovány stoly, které umožňují jak práci vsedě, tak vestoje, což příznivě potlačuje únavu a podporuje výkonnost.

Na sezení nešetřit
Z hlediska lidské fyziologie je sezení tou nejméně vhodnou činností pro naše těla. Přesto během produktivního života prosedíme celkem na 80 tisíc hodin. V práci, v autě, doma, při zábavě. Nejvíc nepochybně v práci, kde ovšem podle odborných průzkumů sedí téměř 67 procent zaměstnanců špatně, což má až velmi vážné důsledky na jejich zdravotní stav, způsobuje to bolesti zad, hlavy, potíže s krevním oběhem, křečovými žílami, trávením a dýcháním a objektivně vede přinejlepším k nižší výkonnosti, ale také větším absencím z důvodů zdravotní neschopnosti. Říká se, že kvalitní pracovní křeslo s optimální mechanikou a ergonomií nelze pořídit za méně než za nějakých deset tisíc. Nebylo by však rozumné šmahem odsoudit všechny levnější či méně komfortní. Podstatné je, jakému účelu mají sloužit. Pokud se na nich sedí jen příležitostně a nebo kratší čas, nemusí být přímo ideální. Jestliže se však užívají po celou pracovní dobu nebo její větší část, rozhodně se nevyplatí na nich šetřit.
Správného a zdravého řešení dosáhneme při tzv. dynamickém sezení, které umožňuje člověku měnit podle potřeby polohu těla. Vzpřímenou polohu podporuje správně navržený tvar sedadla a opěradla, kdy zvláštní význam má bederní a pánevní podpěra. Důležité je, aby pracovní židle dovolovala pohyb těla dopředu (do pracovní polohy) a dozadu (do relaxační polohy) za permanentního podepření zad. Současný pohyb opěradla a sedadla - tzv. synchronní mechanismus - umožní zaklonění trupu, přičemž spodní část těla zůstává i po jeho opětovném narovnání ve stejné pozici na sedadle, takže tělo je na židli v optimální poloze. Díky synchronnímu mechanismu jsou naše záda permanentně vystavena působení tlaku opěradla, který zabraňuje ochabování zádového svalstva. Zároveň umožňuje automatické přizpůsobování zádové a sedací opěry pohybům trupu, tedy hovoříme o tzv. aktivním sezení. Důležité je, aby konstrukce pracovní židle a křesla umožňovala maximální přizpůsobení individuální tělesné konstituci uživatele. Nejde jen o již zmíněné přizpůsobení hloubky sedáku či výšky opěradla, ale také bederní opěrky, což je velmi významné, područek, opěry hlavy a podobně.

Autor je šéfredaktorem časopisu Kancelář