V pohádkách probíhalo cosi jako personální audit, když se hledal ženich pro princeznu nebo následník stařičkého moudrého krále. Ostatně personální audit není ani v historii ničím novým. Ale kdy k němu přistoupit dnes? Příležitostí je dost: nastupuje nový ředitel; dochází k růstu, fúzím nebo akvizicím; při plánování nástupnictví; vývoji/změnách organizace společnosti; při změně ve strategii společnosti nebo struktuře daného odvětví; při privatizaci, vnitřní restrukturalizaci; při ustavení nové obchodní jednotky.
Čemu audit slouží
Řečeno současnou terminologií slouží k tomu, aby management měl více kvalifikovaných informací a mohl efektivněji řídit a pracovat s lidskými zdroji. Audit tedy obohatí existující znalost managementu o kvalitě lidských zdrojů ve společnosti o externí objektivní hodnocení. Toto objektivní hodnocení obsahuje i porovnání kvality personálu se situací na trhu jak v lokálním, tak například regionálním nebo dokonce globálním měřítku.
Audit rozhodně neslouží, a nikdy by neměl sloužit, k psychologickému rozboru osobnosti auditovaného z hlediska jeho osobních problémů, postojů například v rodině, v jeho partnerském životě a podobně. Vždy musí být zaměřen pouze na otázky, které souvisejí s výkonem profese hodnoceného, s naplňováním pozice, kterou zastává nebo by měl zastávat, s jeho schopnostmi a předpoklady realizovat zadané úkoly a být přínosem společnosti, instituci, úřadu.
Personální audit musí jak management, tak samotného hodnoceného nasměrovat k tomu, kde jej "bota tlačí", co je dobré, co je třeba zlepšit a jaké jsou další směry profesního vývoje daného člověka. Výstup personálního auditu by měl být základem pro velmi uvážené plánování další kariéry dotyčného pracovníka v rámci organizace, jeho vzdělávání, získávání znalostí a praktických zkušeností pomocí cirkulace v rámci společnosti i individuálního osobnostního rozvoje.
Strašákem se audit stává, je-li jeho cíl špatně komunikován. Je-li audit doprovázen komentáři o vyčištění Augiášova chléva, podívání se na zoubek, zatočení s holoubky..., je vše z gruntu špatně. Audit vždy dává signál o změně, ale musí to být signál pozitivní a jasně komunikovaný. Může to být změna týkající se konkrétní osoby nebo celé firmy, či dokonce odvětví. I když se předpokládá, že na základě restrukturalizace část pracovníků bude muset odejít a audit má napomoci definovat, kteří to budou, lze celou situaci dovést k "win-win" řešení. Tím je rozmístění lidí na místa, kde budou pro firmu nejužitečnější, a tím i oni sami nejspokojenější. Ti, kteří budou muset odejít, odejdou s informací, jaká práce by byla pro ně nejvhodnější, co jsou jejich silné stránky a co oblasti pro další zlepšení, jak se nyní politicky korektně říká slabým stránkám.
Významným momentem personálního auditu je férové, rovné zacházení. Chovat se ke všem účastníkům auditu stejně pozitivně, měřit stejným metrem, podle stejných kritérií s naprostou objektivitou jsou jasné zásady. Každá skutečně profesionální konzultační firma musí a priori odmítnout jakákoliv zadání managementu předjímající výsledky auditu. Setká-li se s takovým přístupem, udělá nejlépe, když provedení auditu odmítne.
V naší praxi jsme se setkali naštěstí s opačným přístupem: vrcholový management nejen jasně komunikoval cíle auditu a svoji podporu celému procesu, ale sám se jako jeden muž auditu podrobil. Tím vyslal nejjasnější signál o rovnosti celého auditu a jeho významu. Dobrý a transparentní audit může být objevitelem "pohádkových Honzů", kteří z různých důvodů spali zatím na firemní peci a přitom jsou schopni přemoci draka konkurence.
Strašákem bývá audit také proto, že hodnocení se obávají indiskrece. Absolutní důvěrnost všech informací, poznatků a závěrů je kategorickým imperativem personálního anebo management auditu.
Klíčové faktory úspěchu
Zadavatel auditu musí mít nezvratnou vůli audit uskutečnit a musí mu dát naprostou podporu a prioritu. Vše musí být od samého počátku transparentní. Není nic horšího, nežli když vedení rozhodne o provedení personálního auditu a jeho realizací pověří interní pracovníky vedení. Nikdo takovému auditu neuvěří a nikdo mu nebude přikládat nějakou váhu. Jako výsledky hospodaření auditují nezávislé specializované firmy, musí největší bohatství - lidi - auditovat rovněž nezávislé odborné společnosti. Ty však musí úzce spolupracovat s vedením společnosti, mít jeho důvěru a podporu a právo říkat i nepříjemné věci.
Komunikace. Musí být jasná, srozumitelná všem, sledující od počátku do konce jednu linii a musí jí být věnována velká pozornost a dostatečný čas. Není věcí jenom personalistů, ale musí být záležitostí celého vedení, každého vedoucího pracovníka, jehož lidé budou auditováni. A musí se jednat o komunikaci osobní. Zpětná vazba, kterou lidé dostanou po skončení auditu, musí být jasná, konzistentní a pro ně užitečná.
Personální audit je proces, který je nejen časově náročný pro všechny zúčastněné. Proto je dalším klíčem k úspěchu dobré plánování a jeho realizace s vojenskou přesností. Je třeba počítat s tím, že standardní interview trvá dvě, maximálně tři hodiny a hodnocený musí mít klid, aby se mohl plně soustředit na rozhovor zpravidla se dvěma konzultanty. Interview nelze v půlce přerušit, protože hodnocený nutně musí na poradu. Samotný pohovor je zpravidla doplňován sběrem referencí takzvané 360 stupňů zpětné vazby, kdy jsou na hodnocení dotazováni nadřízení, kolegové na stejné úrovni, přímí podřízení a zákazníci nebo klienti.
Uvedená metoda personálního auditu je považována za standardní, ale klient je král, a má proto právo uplatnit své představy. Metoda musí být šita na míru klientovým potřebám a je úkolem konzultantů ji definovat tak, aby jim odpovídala a zároveň zachovala transparentnost a kvalitu auditu.
Zúčastněná konzultační firma hraje v celém procesu velmi významnou roli, ale nikdy nemůže zastoupit vedení společnosti v jeho povinnosti rozhodnout, jak postupovat dále na základě výsledků auditu. Skončí-li v trezoru, byly náklady na audit vyhozené peníze. Jsou-li realizovány rychle a důsledně, mohou být nejlepší investicí s mnohonásobnou návratností.
Etické aspekty
Kují firmy, které působí jak v oblasti executive search, tak v personálním auditu, pikle? Není to tak, že negativně hodnotí manažera jenom proto, aby potom dostaly mandát tuto pozici obsadit novým člověkem? Je-li firma skutečně profesionální, tak se tak nikdy nezachová. Dala by v sázku svoji profesionální pověst.
Na druhé straně nelze vyloučit, že firma, která dělá audit, posléze vyhledává na uvolněné pozice nové pracovníky. K tomu dochází tehdy, když se zadavatel auditu rozhodne využít dokonalé znalosti dané konzultační firmy prostředí, kultury jeho společnosti a svěří ji vyhledání nových posil. Pro úspěch každého executive search je právě dokonalá znalost klienta základem. A proč této znalosti nevyužít, jestliže existují garance naprosté profesionality.
Personální, či v užším smyslu management audit je sice odvážným krokem, kterého se však netřeba bát. Při správném zacházení je opravdu dobrým sluhou.
Autor je partnerem společnosti Dr. Kaufmann & Partner, Amrop Hever Group
Čemu audit slouží
Řečeno současnou terminologií slouží k tomu, aby management měl více kvalifikovaných informací a mohl efektivněji řídit a pracovat s lidskými zdroji. Audit tedy obohatí existující znalost managementu o kvalitě lidských zdrojů ve společnosti o externí objektivní hodnocení. Toto objektivní hodnocení obsahuje i porovnání kvality personálu se situací na trhu jak v lokálním, tak například regionálním nebo dokonce globálním měřítku.
Audit rozhodně neslouží, a nikdy by neměl sloužit, k psychologickému rozboru osobnosti auditovaného z hlediska jeho osobních problémů, postojů například v rodině, v jeho partnerském životě a podobně. Vždy musí být zaměřen pouze na otázky, které souvisejí s výkonem profese hodnoceného, s naplňováním pozice, kterou zastává nebo by měl zastávat, s jeho schopnostmi a předpoklady realizovat zadané úkoly a být přínosem společnosti, instituci, úřadu.
Personální audit musí jak management, tak samotného hodnoceného nasměrovat k tomu, kde jej "bota tlačí", co je dobré, co je třeba zlepšit a jaké jsou další směry profesního vývoje daného člověka. Výstup personálního auditu by měl být základem pro velmi uvážené plánování další kariéry dotyčného pracovníka v rámci organizace, jeho vzdělávání, získávání znalostí a praktických zkušeností pomocí cirkulace v rámci společnosti i individuálního osobnostního rozvoje.
Strašákem se audit stává, je-li jeho cíl špatně komunikován. Je-li audit doprovázen komentáři o vyčištění Augiášova chléva, podívání se na zoubek, zatočení s holoubky..., je vše z gruntu špatně. Audit vždy dává signál o změně, ale musí to být signál pozitivní a jasně komunikovaný. Může to být změna týkající se konkrétní osoby nebo celé firmy, či dokonce odvětví. I když se předpokládá, že na základě restrukturalizace část pracovníků bude muset odejít a audit má napomoci definovat, kteří to budou, lze celou situaci dovést k "win-win" řešení. Tím je rozmístění lidí na místa, kde budou pro firmu nejužitečnější, a tím i oni sami nejspokojenější. Ti, kteří budou muset odejít, odejdou s informací, jaká práce by byla pro ně nejvhodnější, co jsou jejich silné stránky a co oblasti pro další zlepšení, jak se nyní politicky korektně říká slabým stránkám.
Významným momentem personálního auditu je férové, rovné zacházení. Chovat se ke všem účastníkům auditu stejně pozitivně, měřit stejným metrem, podle stejných kritérií s naprostou objektivitou jsou jasné zásady. Každá skutečně profesionální konzultační firma musí a priori odmítnout jakákoliv zadání managementu předjímající výsledky auditu. Setká-li se s takovým přístupem, udělá nejlépe, když provedení auditu odmítne.
V naší praxi jsme se setkali naštěstí s opačným přístupem: vrcholový management nejen jasně komunikoval cíle auditu a svoji podporu celému procesu, ale sám se jako jeden muž auditu podrobil. Tím vyslal nejjasnější signál o rovnosti celého auditu a jeho významu. Dobrý a transparentní audit může být objevitelem "pohádkových Honzů", kteří z různých důvodů spali zatím na firemní peci a přitom jsou schopni přemoci draka konkurence.
Strašákem bývá audit také proto, že hodnocení se obávají indiskrece. Absolutní důvěrnost všech informací, poznatků a závěrů je kategorickým imperativem personálního anebo management auditu.
Klíčové faktory úspěchu
Zadavatel auditu musí mít nezvratnou vůli audit uskutečnit a musí mu dát naprostou podporu a prioritu. Vše musí být od samého počátku transparentní. Není nic horšího, nežli když vedení rozhodne o provedení personálního auditu a jeho realizací pověří interní pracovníky vedení. Nikdo takovému auditu neuvěří a nikdo mu nebude přikládat nějakou váhu. Jako výsledky hospodaření auditují nezávislé specializované firmy, musí největší bohatství - lidi - auditovat rovněž nezávislé odborné společnosti. Ty však musí úzce spolupracovat s vedením společnosti, mít jeho důvěru a podporu a právo říkat i nepříjemné věci.
Komunikace. Musí být jasná, srozumitelná všem, sledující od počátku do konce jednu linii a musí jí být věnována velká pozornost a dostatečný čas. Není věcí jenom personalistů, ale musí být záležitostí celého vedení, každého vedoucího pracovníka, jehož lidé budou auditováni. A musí se jednat o komunikaci osobní. Zpětná vazba, kterou lidé dostanou po skončení auditu, musí být jasná, konzistentní a pro ně užitečná.
Personální audit je proces, který je nejen časově náročný pro všechny zúčastněné. Proto je dalším klíčem k úspěchu dobré plánování a jeho realizace s vojenskou přesností. Je třeba počítat s tím, že standardní interview trvá dvě, maximálně tři hodiny a hodnocený musí mít klid, aby se mohl plně soustředit na rozhovor zpravidla se dvěma konzultanty. Interview nelze v půlce přerušit, protože hodnocený nutně musí na poradu. Samotný pohovor je zpravidla doplňován sběrem referencí takzvané 360 stupňů zpětné vazby, kdy jsou na hodnocení dotazováni nadřízení, kolegové na stejné úrovni, přímí podřízení a zákazníci nebo klienti.
Uvedená metoda personálního auditu je považována za standardní, ale klient je král, a má proto právo uplatnit své představy. Metoda musí být šita na míru klientovým potřebám a je úkolem konzultantů ji definovat tak, aby jim odpovídala a zároveň zachovala transparentnost a kvalitu auditu.
Zúčastněná konzultační firma hraje v celém procesu velmi významnou roli, ale nikdy nemůže zastoupit vedení společnosti v jeho povinnosti rozhodnout, jak postupovat dále na základě výsledků auditu. Skončí-li v trezoru, byly náklady na audit vyhozené peníze. Jsou-li realizovány rychle a důsledně, mohou být nejlepší investicí s mnohonásobnou návratností.
Etické aspekty
Kují firmy, které působí jak v oblasti executive search, tak v personálním auditu, pikle? Není to tak, že negativně hodnotí manažera jenom proto, aby potom dostaly mandát tuto pozici obsadit novým člověkem? Je-li firma skutečně profesionální, tak se tak nikdy nezachová. Dala by v sázku svoji profesionální pověst.
Na druhé straně nelze vyloučit, že firma, která dělá audit, posléze vyhledává na uvolněné pozice nové pracovníky. K tomu dochází tehdy, když se zadavatel auditu rozhodne využít dokonalé znalosti dané konzultační firmy prostředí, kultury jeho společnosti a svěří ji vyhledání nových posil. Pro úspěch každého executive search je právě dokonalá znalost klienta základem. A proč této znalosti nevyužít, jestliže existují garance naprosté profesionality.
Personální, či v užším smyslu management audit je sice odvážným krokem, kterého se však netřeba bát. Při správném zacházení je opravdu dobrým sluhou.
Autor je partnerem společnosti Dr. Kaufmann & Partner, Amrop Hever Group
