S příslibem dotace podnikateli povinnosti nekončí. Naopak. Projekt musí zrealizovat podle přesně stanovených podmínek. Na co by si měl dát pozor, aby o slíbenou dotaci nepřišel, upozorňuje Josef Abrhám z Vysoké školy ekonomické v Praze.
Co by měl nejprve podnikatel udělat poté, co mu byla přislíbena dotace?
Ještě před podpisem smlouvy by si ji měl podnikatel dobře pročíst. Aby věděl, co všechno a hlavně v jakém časovém horizontu má zrealizovat. Poté si musí zřídit speciální účet, z nějž bude hradit veškeré výdaje související s projektem. V drtivé většině případů je pak nutné vypsat výběrové řízení na dodavatele.
Kdy podnikatel musí výběrové řízení vypisovat?
Výběrové řízení musí proběhnout u všech projektů, které znějí na vyšší částku než půl miliónu korun. Přesné podmínky a druh výběrového řízení určuje dodavatel podle celkové sumy projektu. Je nutné prostudovat pravidla pro žadatele, popřípadě zákon o veřejných zakázkách. Je třeba si uvědomit, že podnikatel musí být schopný po realizaci projektu řádně doložit veškerou dokumentaci o výběrovém řízení. Musí si uchovat výzvy k předkládání nabídek, případně (zpravidla u menších projektů), že oslovil alespoň tři dodavatele, ze kterých si vybíral. Žadatel si také musí archivovat nabídky partnerů a protokol o jejich vyhodnocení se zvýrazněním úspěšné nabídky. Je třeba ohlídat, aby vyhrál nejlevnější dodavatel, případně ten, jenž má prokazatelně nejvýhodnější nabídku.
Realizace projektu často vyžaduje spolupráci s více dodavateli. Je třeba výběrové řízení vypisovat na každého?
Nejjednodušší je, když si podnikatel ve výběrovém řízení vybere jednu firmu, která bude zastřešovat všechny činnosti tím, že uzavře smlouvu s ostatními dodavateli. Pokud by ale žadatel nenašel jednoho komplexního dodavatele, musí opravdu na každou činnost vypisovat výběrové řízení.
Co si musí podnikatel ve vztahu se svým dodavatelem ohlídat?
Ve smlouvě by podnikatel neměl zapomenout na odstavec, ve kterém se říká, že se na dodavatele vztahují veškeré kontrolní mechanismy stejně jako na příjemce dotace. Kontrolní úřady musí mít právo prověřovat i partnery žadatele. Až podnikatel bude žádat o proplacení dotace, musí doložit veškerou dokumentaci k již hotovému projektu. Tedy především dodavatelské faktury. Dokumentace u dodavatele přitom musí odpovídat dokumentaci u příjemce dotace. Je třeba si ohlídat, aby dohoda s dodavatelem odpovídala podmínkám vyplývajícím z výběrového řízení. Všechny faktury musí být řádně zaúčtované a zaplacené. To se dokládá výpisy z účtu. Faktury musí znít na uznatelné náklady a měly by být přehledné.
Co když se nečekaně něco změní? Dodavatel se například s pracemi může opozdit...
Příjemce si termín realizace projektu musí ohlídat. Když už vidí, že například budovu nestihne postavit včas, musí dopředu požádat o posunutí termínu proplacení. S takovou žádostí samozřejmě může, ale nemusí uspět. Je nutné si uvědomit, že se v průběhu realizace projektu musí podávat zprávy. Je přitom nutné dodržet přesně harmonogram vyplývající z žádosti o dotaci. Když se zjistí, že je například nutné upravit parametry stavby, je třeba rovněž podat žádost o změnu už v průběhu realizace projektu.
Dodavateli je třeba za jeho služby zaplatit. Pokud jde o dotace, existují v tomto ohledu nějaká specifika?
Ideální způsob placení je v průběhu realizace projektu přes zálohové faktury, s konečným vyúčtováním při dokončení investice. Záleží ale na dohodě partnerů. Pokud by dodavatel trval na několika fakturách, je nutné, aby odpovídaly podmínkám z výběrového řízení. Pokud by se částky navyšovaly, je nutné to dobře zdůvodnit. Není možné překročit celkovou cenu například o 50 procent, pak by bylo výběrové řízení k ničemu. Je vhodné, aby dodavatelské faktury byly přehledné a bylo z nich možné přesně určit částku s DPH, bez DPH a samotnou daň.
Po realizaci investice podnikatel žádá o proplacení dotace. Na co by měl pamatovat?
K žádosti o proplacení dotace je třeba dodat velké množství příloh. Kromě dokumentace k výběrovému řízení a samotnému projektu, faktur a výpisů z účtu, je třeba doložit, že podnikatel splnil to, k čemu se zavázal. Pokud měl rozšířit podnikatelskou činnost, musí doložit například nový živnostenský list. Zavázal-li se vytvořit nová pracovní místa, musí to doložit novými pracovními smlouvami a přihláškami zaměstnanců k sociálnímu pojištění. Pokud peníze obdrží, musí pak ještě po pět až deset let provozovat podnikatelskou činnost, jinak o peníze přijde.
