Nowaco - mroživý business

Přestože si její jméno spojuje většina lidí s mraženými rybími výrobky, její sortiment čítá několik tisíc položek, od již zmiňovaných ryb přes zmrzliny Prima, komplexní servis pro gastronomii, distribuci zeleniny, kvalitních steakových mas, hotových jídel či vybavení a příslušenství pro gastronomické provozy.

Trocha historie

Historie společnosti Nowaco v ČR začíná v roce 1990, kdy se Československo dostalo mezi první trhy, kam se Nowaco rozhodlo vstoupit. O dva roky později pak byla založena společnost Nowaco Czechoslovakia (dnes Nowaco Czech Republic), v jejímž čele tehdy stanul Bohumil Volf, který měl československý trh již od počátku na starosti. Ten v jejím čele stojí i dnes. V létě roku 2005 došlo ke změně vlastníků společnosti, která koncem roku 2006 vyvolala významnou změnu organizační struktury, a došlo k definitivnímu osamostatnění původní československé pobočky. Nově tak skupinu Nowaco reprezentuje celkem jedenáct společností na českém, slovenském a maďarském trhu, přičemž Nowaco Czech Republic je pověřena jejich vedením a také reportováním výsledků novým majitelům společnosti.

Cesta mezi Czech TOP 100

Nowaco šest dní v týdnu denně přepraví ke svým zákazníkům ve 260 nákladních vozech a kamionech na tisíc tun výrobků. Každý den má připraveny skladovací kapacity pro potravinářské výrobky plně odpovídající přísným požadavkům EU pro 25 tisíc palet výrobků a každý den má k dispozici na 1700 zaměstnanců ve třech zemích připravených pracovat v zimě, ať již je leden nebo červenec. Ostatně, to, že je práce v Nowacu hodně o mrazu, nejlépe charakterizuje fakt, že Nowaco je také největším výrobcem zmrzliny v ČR, kterou prodává pod značkou Prima, a drží také prvenství v hitparádě zmrzlin, kterou u nás vede její zmrzlina Mrož. Nowaco ale také každý den ve svých závodech vyprodukuje na sedm tun čerstvého masa a masných výrobků a doveze a zabalí čtyři tuny čerstvých ryb. Významnou část práce v Nowacu tvoří také distribuce jiných značek, jako je zelenina Bonduelle, hranolky McCain apod.

Nowaco také patří k předním dodavatelům čerstvého masa do nejvyhlášenějších českých restaurací, jako je restaurace U sv. Václava, Ristorante Italiano Buschetto, Potrefená Husa či Grosseto. Na výrobcích ze závodů Nowaco si tak denně pochutnají stovky tisíc lidí, aniž by tušili, že jejich jídlo předtím prošlo desítkami firemních procesů v podnikovém systému této společnosti.

Vše musí fungovat při nejhorším dokonale

Při pohledu výše je vcelku jasné, že v Nowacu není prostor pro chyby. Proto již po řadu let řídila společnost de facto všechny své činnosti za pomoci několika informačních systémů. Některé z nich jsou přitom velice specifické, jako systém pro optimalizaci tras vozidel či systém pro skladovou evidenci potravin Inventa s možností jejich následné dohledatelnosti, jak požaduje EU. S vcelku dobře fungujícím a klíčovým systémem pro řízení finančních toků a plánování se však ve firmě vyskytl poměrně zásadní problém. Podpora systému od výrobce skončila a tento už se dále nevyvíjel. Firma se ale plánovala rozvíjet dál. Tehdy však Roman Žičař, IT manažer společnosti, včas problém identifikoval a již v roce 2004, kdy to pro společnost nebylo nijak závažné, jej začal řešit.

Když přijde čas na změnu

Celý rok 2004 věnovalo Nowaco pečlivé analýze trhu s podnikovými řešeními vhodnými pro jeho specifické potřeby. Do prvního kola se probojovalo jedenáct řešení, do užšího výběru jich postoupilo již jen pět a mezi nimi i tři nejznámější. Jenže IT oddělení mělo tentokrát na výběr podnikového systému poměrně přísné požadavky, především už se nemělo opakovat to, že by skončila pro nový podnikový systém podpora příliš brzy od jeho nasazení. Nový podnikový systém tak musel garantovat podporu na následujících osm let, musel do sebe umět integrovat některé stávající systémy, musel umožňovat firmě růst, musel mít nízké náklady na vlastnictví (TCO), musel nabízet snadnou práci s daty a zejména filtrování, což se ukázalo být kamenem úrazu pro řadu systémů, které se i kvůli tomu neprobojovaly do druhého kola.

Nečekaná změna

Díky včasné identifikaci problému s ukončením podpory stávajícího podnikového systému mělo být na nasazení nového systému poměrně dost času. Roman Žičař tak počítal, že by se systém mohl postupně nasazovat a ladit k dokonalosti v průběhu následujících dvou let, kdy ještě nebude ustrnutí současného systému firmu limitovat v rozvoji. Jenže přišli noví vlastníci, nová strategie, kompletně nová organizační struktura a s tím související nové potřeby v oblasti řízení firmy, řízení distribuce a reportingu. Času tedy nebylo nazbyt. Naštěstí výběr dodavatele byl takřka u konce a do užšího výběru se probojovala už jen dvě řešení. Nakonec spolurozhodlo jedno velice významné kritérium - důvěra, skvělé předchozí zkušenosti a dlouholetá bezproblémová spolupráce se společností IT SYSTEMS, která kdysi významně pomohla Nowacu s nasazením a správou tehdejšího systému a měla mu pomoci i nyní s nasazením Microsoft Dynamics AX, které vyšlo z více než rok trvajícího výběru jako vítěz.

První mezi prvními

Společnost Nowaco se však pro Microsoft Dynamics AX rozhodla v době, kdy se již pozvolna chystala na trh nejnovější verze 4.0, což ještě více hrálo do karet kritériu mít k dispozici podporu pro nový systém co nejdéle, avšak nejméně osm let, ale na druhou stranu to znamenalo pustit se do doposud neprobádaných vod. Nowaco se nakonec rozhodlo nasadit rovnou novou verzi 4.0. Velice tomu pomohlo začlenění tohoto projektu do TAP programu (Technology Adoption Program), v rámci něhož testovali a poskytovali zpětnou vazbu Microsoftu o funkčnosti nové verze v reálných podmínkách a měli zajištěnou podporu přímo u vývojového centra Microsoftu. Termín nasazení úzce související s termínem restrukturalizace celé společnosti však musel být zachován, přičemž při implementaci nového systému samozřejmě existoval požadavek zlepšit v procesním řízení, cokoliv jen půjde. To se také povedlo. Nowaco, poučené z minulé implementace, již vědělo, že je důležité, aby společnost při analýzách a nasazení systému maximálně spolupracovala s dodavatelem. Navíc významně pomohlo i to, že s daným dodavatelem Nowaco již několik let spolupracovalo.

Dobrá analýza je klíčová

Počáteční analýza trvala čtyři měsíce a přinesla své ovoce. S analytiky dodavatele spolupracovali řídící pracovníci jako klíčoví uživatelé na všech třech úrovních řízení a nezřídka byl přizván i zaměstnanec přímo z provozu. Výsledkem bylo to, že i v dobře a bezproblémově fungujících procesech byl nalezen potenciál k optimalizaci a dosažení ještě větší efektivity. Někdy přitom tento impulz přišel třeba z dceřiné společnosti na Slovensku, která sice používala stejné systémy, nabízela stejné produkty, ale v průběhu let prostě přišla na to, že by něco šlo dělat jinak a lépe, a do zbylých deseti společností už se tato myšlenka nedostala.

Napínavý Silvestr

Díky nasazení IT SYSTEMS se vše dařilo nakonec stihnout přesně podle plánu vytyčeného datem finální restrukturalizace všech jedenácti společností. Během pěti měsíců tak bylo pro tři největší distribuční firmy ve skupině implementováno společné podnikové řešení, které umožnilo centralizovat celou správu i hardwarová řešení, snížit tím náklady na IT a zrychlit a zefektivnit řízení a reporting. Den D nastal v sobotu 30. 12. 2006, kdy během jediného dne za plného provozu byla na nový systém převedena všechna tři distribuční depa v ČR, a mohla tak být sloučena v jednu společnost. Ještě ten den (sobota je v Nowacu pracovní) tak proběhly fakturace, kterých je v průměru na pět tisíc denně, v novém systému. Druhého ledna 2007 již celá firma "jela" na novém systému, a byla tak mezi prvními na světě, kteří nasadili Microsoft Dynamics AX 4.0.

Přínosy již po pár měsících

I když je v současné době nový systém v Nowacu v provozu jen pár měsíců, projevily se již některé přínosy. IT řešení s vysokou dostupností je pro všech jedenáct firem potřeba jen jediné, bezpečnost dat je zvýšena díky jejich centralizaci, restrukturalizované procesy pomáhají snižovat náklady a lze je využít ve všech společnostech, růst počtu položek v nabídce je možné realizovat bez nutnosti přijímat další zaměstnance a lze řídit komplikovanou hierarchii jedenácti společností a reportovat novým majitelům jak konsolidované, tak dílčí výsledky, a to vše ve velice krátkém čase. Díky tomu také vedení společnosti může pružně reagovat na změny trhu a reagovat na ně již v době, kdy teprve začínají probíhat. Firma se také v blízké době chystá implementovat modul pro řízení výroby a posílit svoji pozici na Slovensku a v Maďarsku, což by se starým systémem již nebylo možné.