Najatá účetní ušetří firmě tisíce

Až desetitisíce korun může ušetřit firma, která si nechá vést účetnictví najatou externí společností. Takzvaný outsourcing byl dříve výhodný jen pro větší firmy, dnes se už vyplatí i malým a středním podnikatelům.

"Firmy nemusí platit za školení či účetní kurzy a ušetřené peníze mohou investovat například do rozvoje firmy. Odpadá složité papírování. V klidu se tak mohou věnovat své hlavní podnikatelské činnosti," říká Ivan Blažek z firmy Apogeo, která nabízí firmám zpracovávání externího účetnictví.

Outsourcingové společnosti přitom kromě agendy nákladů a příjmu zpracovávají firmám také mzdy. Podnikům nabízejí také poradenství v technologických či právních oborech nebo za ně komunikují se zdravotními pojišťovnami či finančními úřady.

Uvnitř firmy

Většina podniků však stále preferuje vést si účetnictví přímo uvnitř firmy. Zaměstnávat účetní totiž považují za výhodné, protože ve firmě funguje po celý rok, každý den odpracuje osm hodin a většinou ji společnost využívá na několik činností najednou. Kromě běžného vedení agendy faktur zpracovává mzdy ostatních pracovníků a další údaje související s činností firmy. V některých společnostech je často jediným člověkem, který má na starosti veškerou firemní administrativu. Vyřizuje poštu nebo jedná s úřady.

Kromě toho bývá účetní využíván i na firemní personální záležitosti, například přípravu pracovních smluv nebo výpovědí ze zaměstnaneckého poměru.

Jenže pro firmu to znamená dalšího zaměstnance "navíc". Platí za něj zdravotní a sociální pojištění. Náklady na tohoto pracovníka obvykle dosahují desítek tisíc korun, někdy i víc. Firmy přitom mohou náklady vynaložené na účetnictví výrazně snížit.

Spolupráce zvenčí

Jestliže firma nechce vynakládat peníze na celoroční zaměstnání účetní nebo účetního, najatá externí společnost, se jí tedy určitě vyplatí. "Jedna velká firma, které jsme dělali externí účetnictví mezd, tak například ušetřila více než sto tisíc korun," říká Ivan Blažek ze společnosti Apogeo.

Většina externích společností nabízí i řadu dalších služeb.

Každé vedení účetnictví například potřebuje speciální software. Stává se, že firmy na to nejsou technologicky připraveny a jejich vybavení pokulhává za většími společnostmi. Externí účetní firma tedy svým zákazníkům navrhne a vybere příslušný program, ve kterém bude účtovat. Speciální programy na zpracování dat by měly účtování výrazně urychlit. Podnikatelé se tedy nemusí v několika málo dnech, kdy si nový software pořídí, technologicky zdokonalovat, ale jednoduše za sebe nechají jednat a pracovat najatou firmu.

Outsourcingové firmy vybírají i vhodný program na zpracovávání mezd. Platy jsou těmito společnostmi zpracovávány většinou mimo firmu klienta. Tím se výrazně snižuje riziko úniku informací o výši mezd mezi jednotlivými zaměstnanci.

Externí firmy také poskytují daňové nebo účetní poradenství. Daňové zákony jsou totiž pro podnikatele často složité, mění se, a tak je nestačí sledovat. Výhodou outsourcingových firem proto je, že jejich zaměstnanci bývají odborně proškoleni a jsou vzděláváni i v obchodním právu. Odpovědnost za chyby ve zpracování účetnictví a způsobené škody tedy vždy nese najatá firma.

Elektronické fakturování

Spousta outsourcingových firem také začíná využívat systém elektronické fakturace. "Je to moderní a efektivní způsob předávání daňových dokladů," říká odborník na elektronickou fakturaci Jan Kafka z firmy CoreNet Solutions. Většina těchto elektronických faktur bývá ve formátu PDF, který výrobci počítačů poskytují zpravidla zdarma, a mají stejné náležitosti jako faktury papírové. Navíc jsou chráněny elektronickou značkou, která zajišťuje, aby se ke zpracovávaným údajům nedostal nepovolaný člověk.

Výhody jednotlivých způsobů vedení učetnictví