Jaroslav Šmarda: Kam směřují systémy HRIS

Informační systém pro podporu řízení lidských zdrojů (dále HRIS, z angl. Human Resources Information System) tvoří významnou součást podnikového informačního systému (ve zkratce ERP, z angl. Enter-prise Resource Planning). Hlavní výhodou moderních HRIS je to, že nejsou určeny jen pro odborné referenty personální oblasti, jako jsou mzdové účetní a personalistky, ale využívá je většina zaměstnanců podniku nebo organizace. Jedná se například o takové personální funkce, jako je odměňování zaměstnanců (přístup ke svému výplatnímu lístku), hodnocení nebo docházková evidence. Snad ještě důležitější vlastností takových HRIS je možnost přístupu vedoucích pracovníků k vybraným personálním údajům podřízených a k dalším agregovaným personálním údajům.

Základními požadavky na uživatelské rozhraní, které umožňují takový přístup k HRIS, je jednoduchost a intuitivní ovládání bez potřeby složitého školení. Zaměstnanci totiž přístup k HRIS využívají spíše příležitostně, z toho důvodu není vhodný složitý systém ovládání vyžadující náročné zaškolení.

Podle uvedených požadavků je jasné, že z hlediska uživatelského rozhraní jednoznačně zvítězil intranetový portálový přístup, tedy přístup zaměstnance z jedné vstupní obrazovky intranetu ke všem pro zaměstnance relevantním personálním údajům. Přístup prostřednictvím internetového prohlížeče nevyžaduje složité školení, surfování na internetu se také nikdo nemusí učit.

Personální portál se přitom často stává základem intranetového přístupu k celému ERP systému. K řízení přístupu do firemního intranetu je totiž vhodné použít personální databázi HRIS, ve které jsou vždy nejaktuálnější údaje o zaměstnancích a jejich pracovních pozicích.

Pro řešení portálového přístupu se přirozeně nabízí využití dynamických webových stránek. Tato nejčastěji používaná varianta řešení má však úskalí v tom, že uživatelé mohou pracovat s několika odlišnými internetovými prohlížeči v různých verzích. V nich pak některé stránky fungují odlišně a zvláště složitější a pro uživatele komfortnější řešení se musí programovat pro různé prohlížeče odlišně.

Kromě rozhraní ve formě intranetového portálu bývá pro přístup uživatelů k HRIS využíváno rozhraní známých kancelářských programů, jako je například Microsoft Outlook nebo Microsoft Word.

Jaké jsou možnosti integrace HRIS do ERP systému?

Pro řešení celého ERP systému včetně HRIS má organizace dvě základní možnosti. Může volit celý ERP systém od jednoho dodavatele, toto řešení se pak označuje jako all-in-one (vše v jednom). To je ale často nereálná varianta, protože řešení HRIS není dostatečně propracované nebo neodpovídá naší legislativě. Druhou možností je výběr HRIS od specializovaného dodavatele, které se označuje jako best-of-breed (nejlepší z rodu).

Protože při výběru HRIS je obvyklé volit druhou možnost, tedy řešení od specialisty na oblast řízení lidských zdrojů, je důležitá otázka integrace HRIS do ERP systému. Tady platí, že HRIS je zdrojem personálních údajů pro celý ERP systém a je třeba řešit rozhraní HRIS na ostatní moduly ERP systému a dalších systémů, které organizace využívá.

Jaké nové aplikace systém HRIS nabídne do budoucna?

Nové komponenty v aplikační architektuře HRIS vycházejí ze zaměření HRIS na výkonnost zaměstnanců. Kvůli důrazu na zvyšování výkonnosti zaměstnanců především prostřednictvím zaměření na schopnosti a talent zaměstnanců bývají tyto aplikace souhrnně označovány jako Talent Management.

Nejpodstatnějším důvodem pro jedno společné označení všech aplikací je to, že všechny aplikace musí tvořit integrovaný a velmi těsně provázaný celek. Teprve takový celek je základem úspěchu zvyšování výkonnosti zaměstnanců. Podobný princip známe třeba z marketingu jako marketingový mix.

Komplexní integrovaný proces managementu talentů se často zobrazuje jako cyklus začínající získáváním talentovaných zaměstnanců prostřednictvím personálního náboru a výběru zaměstnanců. Na získávání zaměstnanců bezprostředně navazuje personální rozvoj zaměstnanců, který zahrnuje řízení výkonnosti zaměstnanců, vzdělávání, plánování kariéry a pracovních postupů. Třetí čtvrtinu cyklu tvoří personální integrace zaměstnanců zahrnující management cílů a personální zpravodajství (reporting). Cyklus popisující proces managementu talentů se uzavírá personálním hodnocením zaměstnanců včetně managementu odměňování a zpětné vazby zahrnující personální ukazatele zaměřené na management talentů.

Jak lze HRIS provozovat?

Z hlediska provozování HRIS je podstatným trendem poskytování HRIS (a samozřejmě i celého ERP systému) formou služby (ve zkratce ASP z anglického Application Service Providing). V případě poskytování HRIS formou služby je HRIS provozován na serverech dodavatele a uživatelé využívají funkce HRIS prostřednictvím zabezpečeného internetu. Zákazníkům tak odpadá řada starostí a zbytečných nákladů spojených s provozováním HRIS. Dodavatel HRIS se kompletně stará o data a software HRIS, zajišťuje instalace nových verzí a zálohování a archivace dat. Zpracování obvykle probíhá na serverech v chráněném datovém centru s využitím vyspělých archivačních mechanismů a zajištěním ochrany proti virům a cizím útokům.

Společnost Vema takto poskytuje HRIS více než 250 zákazníkům.

Domnívám se, že při pohledu do budoucna nejsou důvody pro existenci vnitropodnikových serverů, na kterých jsou provozovány komponenty ERP systému.

Jaké jsou další trendy v oblasti řízení lidských zdrojů?

V oblasti řízení lidských zdrojů je trendem selektivní outsourcing některých personálních funkcí, jako je například zpracování mezd zaměstnanců.

Nejlepším řešením pro zákazníka je pak využití komplexního HRIS poskytovaného formou služby ASP, který umožňuje selektivní outsourcing vybraných personálních procesů a zároveň poskytuje veškeré potřebné personální údaje a funkce uvnitř podniku samozřejmě prostřednictvím portálového intranetového přístupu zaměstnanců.

Jaké jsou možnosti pro využití moderních internetových technologií označovaných jako Web 2.0?

Z původně uzavřeného HRIS, který byl určen pro úzkou skupinu odborných referentů z personální oblasti, se postupně s využitím internetových technologií stává otevřený systém určený všem zaměstnancům organizace. HRIS, který nemá internetové rozhraní, nemá prakticky žádnou budoucnost.

V současnosti se stále více uvažuje o využití technologií, které přinesl rozvoj internetu a které jsou označovány jako Web 2.0 v HRIS.

Jednou z významných součástí HRIS je aplikace pro podporu vzdělávání zaměstnanců označovaná jako LMS (z anglického Learning Management System). LMS často obsahuje také nástroje pro podporu e-learningu, jako je například systém Moodle. Tímto způsobem se do HRIS dostávají nástroje pro podporu diskusních skupin, nástroje typu wiki pro kolektivní tvorbu obsahu, firemní blogy, mikroblogy a další.

Horkou novinkou HRIS je pak využívání nástrojů pro tvorbu privátních sociálních sítí zaměstnanců, bývalých zaměstnanců nebo uchazečů o zaměstnání.

Společnost Vema, a. s., patří mezi přední dodavatele komplexních personálních informačních systémů v České republice a na Slovensku a je jedním z nejvýznamnějších poskytovatelů aplikací do oblasti lidských zdrojů (HRM) formou ASP. -