Datovou schránku si opatřete hned v úvodu

Takzvanou datovou schránku založí ze zákona sám stát každému, kdo začne podnikat. "Do informačního systému datových schránek chodí pravidelně aktualizace z obchodního rejstříku. Podle ní se nově vzniklým firmám datová schránka automaticky založí. Právnické osobě pak přijdou poštou přístupové údaje," vysvětluje Marta Selicharová, mluvčí České pošty, která pro ministerstvo vnitra systém provozuje. Pokud se rozhodnete podnikat jako fyzická osoba, musíte o zřízení datové schránky zažádat ministerstvo vnitra. Lze to provést na kontaktních místech veřejné správy, CzechPointech. U fyzických osob není datová schránka povinná a záleží jen na podnikateli, zda ji chce využívat.

Jak ukazují první měsíce ostrého provozu, systém datových schránek má několik poměrně závažných "dětských nemocí". Žádná z nich není smrtelná, ale každá jejich uživatelům komplikuje život a stojí peníze. I to je důvod, proč jim firmy nedůvěřují a doklady úřadům posílají stále "postaru".

Pro čerstvého podnikatele, který kvůli počátečním starostem s podnikáním neví, kam dřív skočit, je nutné si uvědomit, že nějakou datovou schránku vůbec má. A musí se naučit ji hned od začátku vybírat. Může do ní totiž velmi brzo přijít důležitá zpráva, například předvolání k soudu k podání svědecké výpovědi nebo o podání trestního oznámení proti vaší firmě, a na to je potřeba včas reagovat.

Po deseti dnech od doručení zprávy se totiž má za to, že jste informaci dostal, i když jste si ji nevyzvedli. Problém je, že oprávnění k "výběru" schránky má pouze jednatel. Takže kvůli dovoleným či dlouhodobým nepřítomnostem je nutné řešit jeho zastupitelnost. Je tedy vhodné tuto pravomoc rozšířit ve firmě ještě na někoho jiného. K tomu je nejlepší využít možnosti v systému datových schránek, a to nastavit různé úrovně oprávnění se zprávami nakládat. Například asistentka může v době, kdy je jednatel na dovolené, smět zprávy číst, ale nikoliv posílat.

Další problém s datovými schránkami je, že pokud jste dostali nějakou zprávu, přečetli ji a stále ji necháváte v boxu "ležet", pak vám po devadesáti dnech prostě sama od sebe zmizí. Toto opatření má zabránit překročení kapacity systému. Z pohledu státu je logické, že datová schránka nemá být skladištěm doručených zpráv. Ze strany podnikatele, obzvlášť začínajícího, je to starost navíc. Pokud si tedy nezajistíte nějaký způsob archivace doručených zpráv, máte smůlu. Řešení se nabízí v podobě datového trezoru. Jeho pronájem ale není zadarmo.

"Cena ročního pronájmu datového trezoru se pohybuje i v řádech desetitisíců, podle velikosti pronajatého úložiště dat," říká Petra Králová, mluvčí České pošty. Prostor pro 100 uskladněných zpráv stojí 1440 korun a pro pět tisíc zpráv vyjde na 57 tisíc ročně.

Kdo se domnívá, že problém s archivací doručených zpráv jednoduše vyřeší tak, že si zprávy vytiskne a schová do šanonu, je na omylu. Pokud mají být dokumenty právně platné, je nutné je nechat vytisknout na některém z kontaktních míst státní správy CzechPointů, a nechat je tam ověřit, takzvaně autorizovat za 30 Kč za stránku.

368 tisíc

Číslo vyjadřuje celkový počet zaktivovaných datových schránek. Zahrnuje schránky právnických a fyzických osob a orgánů veřejné moci.

Osm problémů kolem schránek

Po 3 měsících zprávy mizí

Systém datových schránek neumožňuje automaticky archivovat datové zprávy od devadesátého dne po přečtení. Pokud si tedy firmy nezajistí ukládání již jednou otevřených zpráv, začnou tyto po třech měsících ze schránky mizet.

Trezor chrání data

Datová schránka není skladištěm došlých zpráv. Je potřeba si je ukládat mimo systém. K tomu je nutné si za peníze pronajmout datový trezor od České pošty nebo od některých ze specializovaných firem. Cena pronájmu závisí na velikosti pronajatých bajtů.

Určete ve firmě pošťáka

Je nutné hned od zprovoznění schránky stanovit osobu zodpovědnou za práci s ní. Není třeba do schránky vstupovat denně. V systému jde zřídit zaslání avíza při každé změně. Na to ale musí nějaká konkrétní osoba ve firmě reagovat.

Najděte zástupce

Obsluha schránky si vynucuje kromě osoby pověřené k její kontrole ještě určení dalšího pracovníka, aby byl schopen zastoupení v případě dlouhodobé nepřítomnosti. Trest za neotvírání schránky žádný ze zákona není, ale "prošvihnete" tak důležitou poštu.

Chraňte se před hackery

Velkým problémem by mohl být vnější útok hackerů. Kdyby někdo pod vaším jménem poslal dokumenty, které by vaši firmu významně poškodily, mohlo by to pro vás mít fatální následky. Prokazování, že šlo o útok hackerů, by bylo složité.

Schovejte hesla před zloději

Je v zájmu všech společností zabezpečit přístupové kódy i před vnitřním zneužitím kýmkoli z firmy. Není bezpečné ponechávat vstupní hesla volně přístupné například na nástěnce nebo poblíž počítače, kde je aplikace nainstalovaná.

Vytištěnou zprávu ověřte

Schopnost systému "mazat" starší zprávy nutí uživatele je za peníze archivovat v trezorech. Nebo je autorizovat, což je vytištění zprávy před orgánem státní zprávy, jako jsou třeba kontaktní místa Czech Point, a orazítkovat za 30 Kč na 1 stránku.

Schránka není nafukovací

Firmy, které pracují a přenášejí větší objemy dat, pociťují kapacitní nedostatek datových schránek. Jejich maximální velikost je 10 MB. Kdo potřebuje poslat zprávu větší, nebo jsou mu posílána velká data, musí je rozdělit na více menších částí.