Tvůrci ERP zareagovali a vznikl modul určený právě pro velmi specifické potřeby personalistů. Software, který dokáže sledovat a řídit práci s lidskými zdroji od úplného začátku. Vše začíná nutností přijmout nového zaměstnance. V tu chvíli přichází ke slovu soubor činností, který lze souhrnně nazvat "nábor". Sem patří například evidence volných míst a evidence uchazečů o zaměstnání či záznamy pohovorů se zájemci. Informační systém však dokáže zajistit pro personalisty podporu už ve chvíli, kdy ještě nejde o konkrétního uchazeče, ale o to, "vědět, kam sáhnout". Zde přichází ke slovu například katalog pracovních míst.
Wanted!
Přenesme se však do okamžiku, kdy personalisté již vědí, kterou pozici chtějí obsadit, a hledají nejvhodnějšího uchazeče. To se dnes děje převážně prostřednictvím internetových portálů, na které může být informační systém dané společnosti přímo napojen. Díky komunikaci mezi nimi odpadá personalistům množství administrativní práce. Systém eviduje volná pracovní místa a aktuální výběrová řízení. Přímo ze systému si lze též vytisknout pracovní smlouvy, popisy práce a podobně.
Ne vždy je však nutné vhodného uchazeče hledat prostřednictvím poptávky na internetu či dalšími "externími cestami". Informační systém totiž umí také evidovat zájemce, kteří se o podobnou pozici v minulosti ucházeli, nebo pracovníky ve vlastní firmě, u nichž existuje předpoklad, že by byli mohli ono místo zastávat. Právě oni jsou v mnoha případech objekty "první volby" personalistů.
Už ho máme
Pracovníka jsme tedy našli, podepsali smlouvu, ukázali mu jeho stůl a kolegy a dle evidence v systému též přidělili pracovní pomůcky. A co dál? Pokud potřebujeme exaktně zjišťovat, jak pracuje, máme možnost se s důvěrou obrátit na informační systém. Dokáže totiž zajistit například snímky pracovního dne, které umožňují evidenci a vyhodnocování práce zaměstnanců po jednotlivých dnech. U pracovních snímků lze navíc nastavit ceny za jednotlivé služby a využívat je tak k fakturaci služeb zákazníkům.
Není třeba podotýkat, že zaměstnance je třeba evidovat, a to z různých hledisek. Zajímá nás například jejich pracovní pozice, doba zaměstnání u firmy, pobočka, útvar, funkce i to, kde konkrétního zaměstnance najdeme... A aby z toho všeho měl něco i sám zaměstnanec, systém také generuje požadavky na vizitky.
Zaměstnance tedy máme, ale pravděpodobně pro nás nebude pracovat zadarmo. Proto je třeba, aby nám systém dokázal evidovat i například mzdové tarify, zaměstnanecké výhody či další věci související s financemi, třeba pojištění pracovníků.
K lékaři či na školení
O pracovníka je dnes však - alespoň ve slušných firmách - zvykem pečovat ve větší míře, než jednou měsíčně mu zaslat výplatu. Zaměstnavatel se obvykle stará o zdraví svých zaměstnanců, o jejich vzdělávání a také o to, aby se osvěžili na dovolené. To vše také řeší z velké části personální oddělení. Ovšem nyní již nikoli prostřednictvím tlustých složek papírů, ale pomocí informačního systému, který vše potřebné eviduje. A sám také včas upozorní příslušného pracovníka, že má absolvovat školení, lékařskou prohlídku či kolik dnů dovolené mu zbývá. Velmi důležitou úlohu zde hraje tzv. workflow. Jeho úkolem je například upozornit na konec zkušební lhůty, na narozeniny, nutnost zajistit hodnocení zaměstnance či účastnit se školení...
Zajímavé je, že i do těchto ryze personálních věcí, ačkoli by se to podle názvu nezdálo, zasahuje také CRM (Customer Relationship Management). Jeho prostřednictvím lze například plánovat porady a schůzky, vytvářet z nich zápisy či generovat úkoly.
Všechno má svůj konec
Poněkud neradostná kapitola nastává ve chvíli, kdy zaměstnavatel není spokojen s výkonem pracovníka. To ovšem neznamená, že dotyčný hned dostane výpověď. Této chvíli mohou předcházet také upozornění zaměstnance - tzv. "vytýkací dopisy". I ty jsou v systému k dispozici, takže si manažer nemusí lámat hlavu s jejich zněním. Pokud však nenastane kýžená změna, dojde zpravidla k výpovědi. Pak je ovšem třeba, opět pomocí systému, zajistit, aby zaměstnanec například odevzdal firemní vozidlo, počítač či mobil a aby my byla odebrána nejrůznější oprávnění, zmocnění a pověření. Poté přichází na řadu už pouze výstupní list.
Je tedy patrné, že práce personalisty je velmi náročná. Ovšem lze ji personalistům značně usnadnit. A to je práce pro podnikový informační systém, zejména pro modul Personalistika.
Emílie Langerová a Petr Krichebauer
Helios Green, Asseco Solutions
