Mobilní aplikace hýbou podnikovým světem

V životě řady firem je mnoho okamžiků, kdy by mobilní zařízení vybavená dobře navrženou aplikací mohla znamenat zásadní zlom.

S tím, jak si uživatelé zvykají na všudypřítomnost svých smartphonů a tabletů, se jejich návyky přesouvají i do pracovní roviny. Leckdo už si už nedovede představit, že by své e-maily a data neměl k dispozici kdykoliv a kdekoliv. A řada firem je v tom ve jménu vyšší produktivity či zrychlení procesů podporuje.

Postupně se však toto vnímání posouvá ještě dál. Uživatelé již chtějí mít neustále při ruce i kompletní aplikace. Ať proto, že se nemalá část interakce se zákazníky odehrává "v terénu", nebo pracovníky brzdí nemožnost rozhodovat se za běhu, nejsou-li po ruce přesná a aktuální data a informace.

Z mobilních zařízení se stále častěji stává plnohodnotný či dokonce primární pracovní nástroj. Možná ne v masovém měřítku, ale přesto je vidět, že u nás se stále více firem začíná rozhlížet a uvažovat, co jim mohou mobilní aplikace přinést. Klasickým příkladem využití těchto zařízení je mobilní přístup k běžné kancelářské agendě. To umějí dodavatelé na výbornou.

Stejně tak si můžete na mobilní zařízení umístit "celé pracoviště". Umožňují to platformy, které dovolují přenést na libovolné mobilní zařízení kompletní aplikace, data a osobní pracovní plochu. Jde o další příklad způsobu, jak se ještě více přiblížit k zákazníkovi s možností podrobného řízení provozu proprietárních mobilních aplikací, dostupnosti dat a integrace s poštovními a konferenčními systémy.

Příkladem může být řešení Citrix XenMobile Enterprise. "Je vyvinuto tak, aby pokrylo potřeby různých společností a vertikál. V rámci českého trhu bylo například nasazeno v segmentu pojišťoven, aby umožnilo plně přejít na žádaný formát koncového zařízení, kterým je dnes tablet," říká Günther Brand, oblastní Vice President pro východní Evropu a Rusko ve společnosti Citrix Systems.

Velký prostor pro mobilní aplikace se otevírá také v oblasti spolupráce na dálku. Například mobilní klientské aplikace k řešením pro vzdálenou spolupráci již umožňují připojit se k firemní videokonferenci s podobným komfortem jako z počítače.

Aplikace Cisco Proximity dokáže např. automaticky propojit telefon uživatele s nejbližším teleprezenčním zařízením Cisca. Nejnovějším projektem firmy v této oblasti je Project Squared. "Jde o prostor pro spolupráci, umožňující kromě komunikace prostřednictvím videa, hlasu či instant messagingu také bezpečné sdílení dokumentů," říká Pavel Křižanovský z Cisca.

Rychlý přehled faktur na obrazovce smartphonu, žádný problém.
(Aplikace informačního systému Byznys ERP pro zařízení s Anroidem)

Měnící se svět ERP

Mobilita obecně, a především pak mobilní ERP, patří mezi výrazné trendy také v oblasti podnikových informačních systémů. "Firmy jsou už dostatečně saturovány chytrými mobilními telefony a chtějí je více využít i v podnikových procesech," říká Jiří Rákosník, obchodní ředitel společnosti J.K.R. "Uživatelé vyžadují přístup k informacím v reálném čase, ideálně v interaktivní formě a odpovídajícím grafickém provedení. Už se v řadě případů nejedná jen o líbivé reporty a dashboardy, ale také o vykonávání klíčových podnikových procesů přímo z mobilních zařízení."

Proto J.K.R. přišlo s aplikací Byznys Mobile, která je propojena s podnikovým informačním systémem Byznys ERP, ze kterého čerpá data a informace. Pomáhá především zaměstnancům, kteří značnou část své pracovní doby tráví mimo kancelář, avšak potřebují mít rychlý přístup k důležitým informacím.

"Zároveň již nedochází k tomu, aby se důležitá data z terénu do informačního systému dostávala se zpožděním v řádu hodin, dní či vůbec, a navíc zkreslená tím, že daný pracovník mezitím řadu věcí zapomněl," vysvětluje Rákosník.

Z možností mobilní aplikace Byznys Mobile budou nejvíce těžit obchodníci, servisní technici a členové managementu. Jeden z prvních zákazníků nahradil aplikací Byznys Mobile staré offlinové řešení založené na složitém dolování dat z informačního systému. "Z hlediska administrace dnes mají jedno místo pro uchovávání a editaci dat. Změny, kontakty, objednávky a další podstatné události se předávají vertikálně. To vše umožňuje postupné snižování nákladů spojených s tokem informací a zároveň i odbourávání částí vertikálního řízení," popisuje Jiří Rákosník.

Do vod mobility se vrhla například také společnost Asseco Solutions, s jejíž aplikací Helios Mobile je možné na dálku pracovat s ERP systémem Helios Green. Díky režimu s aktualizací v reálném čase, který umožňuje práci s daty on-line, ji lze využít např. při schvalování či monitorování procesů pomocí workflow, například ke zpracování velkého množství firemních procesů (schvalování objednávek, faktur, dovolených atd.). Samozřejmostí je možnost práce s dokumenty uloženými v ERP systému, a mít je tak neustále při ruce, nebo naopak vkládání souborů (např. pořízených fotoaparátem tabletu) do ERP. Nezapomíná se ani na alternativní scénáře, kde je nutná podpora offlinového režimu. "Díky tomu je možné se systémem pracovat i v lokalitách, kde rychlá datová síť a připojení k serverům není k dispozici," popisuje Radan Picek, ředitel vývoje systémů Helios ve společnosti Asseco Solutions.

Informační systém IFS Aplikace společnosti IFS Czech zase obsahuje sadu mobilních aplikací IFS Touch, které slouží jako doplněk k práci s ERP systémem mimo kancelář. "Nejpoužívanější z nich je aplikace IFS Notife Me, která slouží ke schvalování objednávek, faktur či cestovních výdajů. Uživatel vidí přehledně položky pro schválení, po kliknutí na detail získá podrobné informace o faktuře nebo se může podívat i na její sken," uvádí Pavel Bláhovec, obchodní ředitel IFS Czech.

Při práci off-line se schválené položky synchronizují se serverem hned, jakmile je opět k dispozici internetové připojení. Zákazníci tak dosáhnou zrychlení schvalovacího workflow a navíc mohou využít jinak ztracený čas např. v dopravní koloně pro administrativu. Mobilní aplikace IFS Non Conformace Reporter zase dovoluje rychlý a snadný způsob reportování neshod přímo v místě jejich vzniku, což pomáhá v rámci řízení a zvyšování kvality.

Práce se systémem v tabletu poskytuje pracovníkům v terénu veškerý komfort.
(Mobilní aplikace ERP systému Helios)

Mobilní procesy

Obrovskou oblastí uplatnění mobilních aplikací je oblast výroby, řízení skladů, řízení kvality či servisních služeb. Velmi dobrým příkladem je mobilního řešení pro údržbu, které již využívají i výrobní podniky v Česku.

Řešení SAP Work Manager odbourává neefektivní proces spoléhající od zadání práce až po finální vyplnění formulářů na papírové podklady a vše automatizuje. "Technik dostává pracovní úkoly rovnou z plánovacího systému do mobilního zařízení, kde má navíc možnost shlédnout kompletní dokumentaci servisovaných zařízení, následně pak zadává kompletní data nasbíraná v průběhu prohlídky zpět do mobilního zařízení," popisuje Martin Zikmund, specialista na oblast mobility ve společnosti SAP. Výsledkem je nejen celkový nárůst efektivity práce techniků, ale také konzistentní data zasílaná v reálném čase zpět do backend systému ke zpracování.

Zákazníci Minerva ČR, jimiž jsou výrobní a distribuční firmy používající v rámci svých podnikových procesů informační systém QAD, využívají v oblasti řízení expedičního skladu rádiofrekvenční terminály a čárové kódy. To zaručuje rychlé, bezchybné načítání skladových informací, okamžitou navigaci skladníka k následné akci a vyšší inteligenci při umísťování zásob a řízení pohybu skladníků dle nastavených pravidel a priorit.

"Novým trendem je rozšíření evidence materiálového toku rádiofrekvenčními terminály o hlasové ovládání," uvádí Vladimír Bartoš, ředitel podpory prodeje společnosti Minerva ČR. V čem jsou rozdíly? Zatímco dříve přijímal skladník pokyny z podnikového systému prostřednictvím displeje na rádiofrekvenčním terminálu a údaje evidoval skenováním, nyní dostává pokyny hlasem do sluchátek a údaje potvrzuje rovněž hlasově do mikrofonu. A ruce má volné pro fyzickou manipulaci se zbožím.

Manažeři na cestách mohou k důležítým informacím o klientech přistupovat komfortně z tabletu.
(Aplikace J.K.R. pro tablety s Windows)

Prodej i pojištění v terénu

Zajímavé jsou také aplikace, které podporují práci či prodej v terénu. "Jako příklad lze uvést aplikaci LimiGo SFA od společnosti Trilimi, která je zaměřena na zpracování agendy týkající se procesů mobilního prodeje především v sektoru rychloobrátkového a farmaceutického zboží," uvádí Milan Hrabovský, ředitel divize vývoje ve společnosti Microsoft. "Aplikace FSS od společnosti FSS je zase zaměřena na sektor pojišťovnictví a bankovnictví, konkrétně na agendu sjednávání a správu pojistných smluv. Uživatelům umožňuje přímo uzavírat, spravovat a analyzovat smlouvy. Řídícím pracovníkům pak přináší nástroje pro analýzu a controlling."

Zcela nový rozměr mohou mobilní aplikace přinést také do likvidace pojistných událostí. "Likvidátor si nemusí tisknout data z několika systémů, při prohlídce komplikovaně stanovovat rozsah škody a poté vyplňovat a doručovat papírové formuláře. Vše nahradí jediná aplikace na tabletu," říká Marek Pospíšil, manažer oblasti Portály a mobilní aplikace ve společnosti Trask solutions.

S ní si může pracovník všechna již existující data a dokumenty stáhnout přímo do aplikace a propojit je třeba s údaji z katastru a mapovými podklady. V místě prohlídky pracuje se specializovanými pomůckami pro usnadnění a zpřesnění nezbytných propočtů (v případě potřeby přizpůsobenými ovládání jednou rukou). Tabletem může pořídit fotografie, které budou na základě GPS údajů zasazeny do mapy a opatřeny časovým razítkem. A po podpisu přímo na tabletu se vše odešle přímo zpět do systémů pojišťovny. Výsledkem je pak výrazné zrychlení procesu likvidace škod a třeba i podstatné zpřesnění vyhodnocení rozsahu škod.

"Podstatné je, že nejde jen o design a funkčnost samotné mobilní aplikaci," zdůrazňuje Pospíšil. "Aby mohla nabídnout skutečné přínosy a zefektivnění, musí být správně zasazena do korporátního kontextu. Jde o těsnou integraci třeba několika systémů společnosti a externích zdrojů, sladění aplikace s obchodními procesy, zajištění znovupoužitelnosti dat a zabezpečení přístupu i dat v mobilním zařízení," popisuje.

Chytrá města

Využití mobilních aplikací však může jít ještě dál, jak je vidět například v konceptu takzvaných "chytrých měst" (Smart Cities), který realizuje společnost Cisco.

V nich jsou mobilní aplikace nedílnou součástí celého projektu.

"Například v Barceloně mají řidiči k dispozici mobilní aplikaci, která jim pomůže najít nejbližší volné parkovací místo a navede je k němu," popisuje Pavel Křižanovský. S podobným konceptem se setkají i návštěvníci Rijksmusea v Amsterodamu, kteří po připojení do Wi-Fi sítě dostanou na své telefony například doplňující informace o exponátech, před kterými právě stojí. "V rámci našeho řešení Cisco Connected Mobile Experience lze například postavit Wi-Fi, která dokáže zákazníkovi po připojení doručit do telefonu aplikaci, jež mu usnadní navigaci v obchodě nebo zpřístupní například mobilní chat pro odbornější dotazy," říká Křižanovský. Součástí řešení jsou také analytické nástroje, které pomohou obchodníkům lépe porozumět zákazníkům.

"Na základě dat z Wi-Fi sítě mohou například zjistit, jak se zákazníci obchodem pohybovali, jaké zboží je zaujalo nebo jaké informace si vyhledávali. To jsou marketingově velmi cenné informace," doplňuje.

Návratné investice, nebo spíše modernizace?

Většina firem možné přínosy mobilních aplikací vidí, ale pro řadu z nich zůstává rozhodujícím faktorem výše přínosů vůči vynaložené investici.

Lze u takových aplikací počítat s reálnou návratností investic? Nebo jde spíše o snahu či potřebu modernizovat, přiblížit se svým zákazníkům, získat náskok před konkurencí? Jednoznačná odpověď neexistuje, ale obě varianty jsou relevantní. V konečném důsledku jde o to najít vždy to nejvhodnější řešení pro konkrétní firmu a konkrétní scénář.

"Technologie sama o sobě peníze nevydělá, vždy musí podporovat nějakou byznys strategii. Nezvýšíte dvakrát počet uzavřených obchodů tím, že dáte obchodníkům dvakrát rychlejší auta," dívá se na problematiku realisticky Radan Picek z Asseco Solutions a dodává: "Myslím, že výhoda daná jenom tím, že implementujete nějakou mobilní aplikaci, je velmi krátkodobá - konkurence ji může implementovat také. Záleží tedy stále na záměru, nápadu, strategii využití."

Na druhé straně to neznamená, že nelze dosáhnout hmatatelných přínosů. Jako třeba v případě chytrých měst (viz box). "Barceloně přineslo zavedení chytrých parkovacích systémů 50 milionů dolarů ročně navíc do rozpočtu, v Santanderu přineslo zavedení podobné aplikace snížení provozu v centru města o 80 procent," vyčísluje Pavel Křižanovský z Cisca.

Obecně lze návratnost investice spatřovat v úspoře času pracovníků na administrativních činnostech. Ti se pak mohou více věnovat přímému kontaktu se zákazníky a partnery.

Specifikace či vyčíslení přínosů závisí na konkrétním řešení. "U některých z nich lze počítat s reálnou návratností investice, např. v oblasti servisních techniků, obchodních zástupců, řidičů rozvážkových služeb apod., a tato návratnost bývá i velmi rychlá, řádově v měsících," uvádí Martin Zikmund. V některých případech je naopak zjištění přínosů a určení návratnosti investice složitější, např. u interních aplikací pro zaměstnance v kancelářích. "Přímé finanční benefity se dají jen těžko odhadnout dopředu. Implementace mobilního řešení tak může mít hlavní smysl zejména v podobě modernizace či poskytnutí příjemných pracovních podmínek a zvýšení flexibility. Lze tedy aplikovat pouze měkké metriky," vysvětluje Zikmund za společnosti SAP.

Návratnost investic je v projektech podnikové mobility závislá také na úspěšném přijetí technologie koncovými uživateli. "Pokud technologie funguje intuitivně a spolehlivě, uživatelé ji rádi používají, učí se novým pracovním postupům a obecně přístupu ke svěřenému úkolu, což se poté pozitivně odráží ve výsledcích pracovníků i celé firmy," vysvětluje Günther Brand z Citrix Systems. Zároveň však připouští, že v českém prostředí přistupují zákazníci k ROI s obavami a na podnikovou mobilitu se dívají spíše jako na modernizační iniciativu s možným pozitivním vlivem na konkurenční výhody.

Jak jsme na tom v Česku

Také české firmy se začínají o možnosti a přínosy mobilních řešení stále více zajímat. Nicméně dodavatelé se shodují, že adopce je pozvolná a postoje zákazníků spíše konzervativní. Například podle Milana Hrabovského jsou zákazníci v ČR v adopci mobilních aplikací a technologií o něco pomalejší ve srovnání se západní Evropou a Spojenými státy. Důležitým "urychlovačem" může být podle dodavatelů tlak ze strany zákazníků nebo nároky odvětví, například na efektivitu a kvalitu.

Existují však oblasti, kde je na tom Česko v porovnání se zahraničím velice dobře, např. ve výrobně-distribučním sektoru. "Podle zkušeností s klienty se domnívám, že jsme v této oblasti v Česku vysoce nadprůměrní," tvrdí Vladimír Bartoš. "Máme ve svém portfoliu mnoho nadnárodních firem a zástupci západních mateřských nebo sesterských společností po zhlédnutí výsledků implementací většinou požadují rollouty i do dalších poboček."

Brzdou adopce je dosud také otázka bezpečnosti přístupu k firemním datům na mobilních zařízeních a nedostatečné kontroly nad nimi. "Nasazování mobilních řešení má trochu smůlu, protože s sebou nese další technologické změny - otevírání firemní infrastruktury, přesun služeb do cloudu, přehodnocení přístupu k bezpečnosti, podporu BYOD apod. Proto občas postupuje pomaleji, než by se dalo čekat. Je daleko víc společností konzervativních než experimentátorů," připouští Radan Picek z Asseco Solutions. Nicméně jak dodává, přínos pro byznys je při správném nasazení již tak průkazný, že se zde obecné mínění překlápí a mobilní aplikace začínají být v určitých oblastech standardem a mainstreamem.