Osm tipů, jak být produktivnější: Neexistuje zaručený nástroj ani kniha, pomůže postupná změna návyků

Lidé v Česku tráví v práci výrazně více času než například Němci nebo obyvatelé skandinávských zemí. Produktivita tuzemských pracovníků je ale paradoxně nižší. Ve snaze to změnit hledá řada lidí zaručený recept, jak být efektivnější, jak méně odkládat povinnosti a neutopit se v moři úkolů, které se na ně každý den valí. Jenže nic takového ve skutečnosti neexistuje. Mohou přečíst hory knih a navštívit desítky seminářů o takzvaném time managementu, a přesto na ně nové poznatky nemusí vůbec fungovat.

Důvod je jednoduchý − každý člověk je jiný, má různá povolání a každému vyhovuje jiný styl organizace práce. Základ je proto dělat postupné změny ve svých návycích a pozorovat, které z nich mají skutečný dopad na produktivitu. Často jsou největšími motory výkonnosti naprosto jednoduché věci jako dostatečný spánek a odpočinek nebo fakt, že práce člověka baví a motivuje. Hospodářské noviny ve spolupráci s odborníky připravily několik tipů, které si může každý vyzkoušet. Jak už bylo řečeno výše, mají sloužit jako inspirace, nikoli zázračný návod na čtyřhodinový pracovní týden.

1. Naučte se říkat ne a určete si priority

Vytvořte si jedno místo, kam budete zaznamenávat všechny povinnosti, které byste měli splnit. "Zní to jako banální věc, ale bez toho jen málokdo dokáže udržet přehled o tom, co je potřeba udělat," upozorňuje lektor osobní produktivity a šéfredaktor webu Mít vše hotovo Daniel Gamrot. K sepsání úkolů vám může posloužit papírový diář i elektronické úkolníčky, jako třeba Wunderlist, Remember the Milk či Todoist. Každému vyhovuje něco jiného.

Když máte všechny úkoly pohromadě, je načase vybrat z nich jen ty, které skutečně musíte splnit. "Lidé mají často nereálná očekávání v tom, co jsou schopni zvládnout. Zde ovšem platí rčení, že umění žít spočívá v tom, správně se rozhodnout, na co se vykašlat," říká kouč a majitel společnosti Smartus Jan Patrman. Zbylé úkoly, které jste nevyškrtli nebo nedelegovali na někoho jiného, je dobré rozčlenit podle priority.

2. Plánujte si jen 30 až 40 procent dne

Každý den byste si pak ze svého seznamu úkolů měli "vytáhnout" pár věcí, které chcete stihnout. Ty si můžete vypsat na papír, díky čemuž budete mít pořád na očích, na co se zrovna potřebujete soustředit.

Neměli byste přitom na sebe klást přehnané nároky. "Plánujte si práci jen na zhruba 30 až 40 procent dne. Ačkoliv můžete mít ráno kalendář zcela prázdný, je potřeba počítat s tím, že zbylých 60 procent vyplní neočekávané úkoly, schůzky a telefonáty," radí Patrman.

3. Věci, které zvládnete do 10 minut, dělejte hned

Většina lidí neselhává v plánování, ale v konání. Můžete mít krásný diář i chytrou aplikaci, ale bez správných návyků vám to stejně nepomůže. "Umění produktivity není jen záležitost lepší organizace, ale především postojů, zvyků a dovedností. Spočívá v tom, dát se do práce, překonat nechuť, rozmělnit úkoly, začít nejtěžším a tak dále," uvádí psycholog Dalibor Špok.

Problém je, že lidé mají přirozenou tendenci odkládat věci, které jsou jim nepříjemné. "Mohli bychom například odpovědět na e-mail do minuty, ale protože nemáme k danému člověku vřelý vztah, tak to budeme odsouvat. Je proto dobré vytvořit si návyk, že věci, které můžeme vyřídit do deseti minut, uděláme hned," doporučuje Jan Patrman.

4. Vymezte si čas na každý úkol

Jednotlivé úkoly vám zaberou tolik času, kolik jim ho dáte. Měli byste si proto na každou aktivitu vymezit předem daný časový úsek a ten dodržet. "Když budete mít neomezený prostor, tak vám to bude trvat přirozeně déle, protože dojde na nejmenší detaily a úpravy, které již nemají moc velký vliv na celkovou kvalitu," podotýká Daniel Gamrot.

5. Vyvarujte se perfekcionismu

Zatímco například ve vědě je perfekcionismus na místě, v byznysu je často spíš překážkou.

"Perfekcionismus není o kvalitě či nekvalitě výsledku, ale o jeho nepřiměřenosti. Rozumný zaměstnanec si desetkrát přečte klíčový text, ale nebude desetkrát číst e-mail, kde se domlouvá s kolegou na oběd. Perfekcionista nerozlišuje, úzkostně vše kontroluje a zlepšuje. To paradoxně snižuje jeho výkon. Energii věnuje všemu, a chybí mu na to klíčové," upozorňuje Dalibor Špok.

Je důležité si proto určit, které úkoly je skutečně potřeba dotáhnout k dokonalosti. Podle Gamrota často zjistíte, že je jich třeba jen 10 až 20 procent. Zbylé aktivity byste neměli odfláknout, ale nevěnovat jim více času, než je nezbytně nutné.

6. Poslouchejte své vnitřní hodiny

Každý z nás je během dne nejproduktivnější v jinou dobu. To se liší i s ohledem na různé typy aktivit. "Někdo se třeba nejlépe soustředí na obtížné úkoly dopoledne a večer na kreativní věci. Je důležité především poznat, kdy máte svůj hlavní čas, a ten si rezervovat na náročné aktivity," říká Špok.

Snažte se přizpůsobit svému biorytmu, ale ujistěte se, že váš denní režim není škodlivý, ať už pro spolupráci s ostatními, nebo třeba rodinný život. V takovém případě je vhodné jej změnit. "Mám klienta, který pozoroval nejvyšší výkonnost od poledních hodin a práci dokončoval ve večerních hodinách. Pět hodin trávil v přítomnosti počítače a rodiny zároveň, což časem pokládal za neúnosné. Krok za krokem jsme to proto začali měnit a dnes pracuje zcela obráceně. Vstává kolem páté hodiny a ve tři odpoledne má hotovo," popisuje Daniel Gamrot.

7. Odstiňte rušivé elementy

Jedním z největších problémů, který výrazně snižuje výkonnost, je vyrušování. Od práce vás rozptylují telefonáty, e-maily, sociální sítě, ale i dotazy kolegů. Bojovat se s tím dá různými způsoby: pořídit si sluchátka nebo špunty do uší, vypnout si zvonění a notifikace nebo zablokovat sociální sítě.

Ne každý si ale může dovolit nebýt na příjmu. "Spousta lidí se bojí vypnout si upozornění na e-maily, případně je zcela zavřít. Řešením může být například nastavení filtrů, které vás upozorní jen na nejnutnější zprávy typu hlášení poruch. Případně je možné nechat si stahovat novou poštu jen v určitých intervalech," uvádí Gamrot.

Podle Dalibora Špoka je respektování prostoru na soustředěnou práci známkou dobré firemní kultury. "V některých firmách mají například dopoledne čas na individuální úkoly, zatímco schůzky a dotazy na kolegy si domlouvají až po 11. hodině. V jiných společnostech zase vyhradili fyzický prostor na nerušenou práci," vysvětluje Špok.

8. Ukliďte si stůl

Vliv na produktivitu má i stav uklizenosti vašeho stolu. Vnější nepořádek vyčerpává a způsobuje vnitřní myšlenkový chaos. "Obvykle to působí tak, jako by před vás někdo dal dlouhý seznam úkolů, který vyvolává pocit zoufalosti a zmaru," vysvětluje Jan Patrman.

"Jeden můj klient byl zavalený stohy papírů, smluv a faktur. Když přišel do kanceláře a viděl to, raději utekl pryč. Vůbec nevěděl, kde začít s prací. Při úklidu se ukázalo, že celých 80 procent mohlo jít hned do koše nebo skartovačky. Měli jste vidět tu úlevu," líčí Gamrot.

Chaos je podle něj potřeba minimalizovat pravidelnou údržbou, jež zabere každý den zhruba deset minut. Jde tedy o nevelké úsilí, které ale přispívá k tomu, že člověk se dokáže lépe soustředit na práci, což je základ pro dosahování kvalitních výsledků.