Počet vytištěných stránek klesá v českých firmách jen pomalu

Přestože české firmy spravují a archivují stále větší objemy dat pouze v elektronické podobě, svých tiskáren a multifunkčních zařízení se rozhodně nevzdávají a objem potištěných stránek nijak dramaticky nesnižují. Svůj vliv na to jistě má jednak poměrně dlouhá životnost podnikových tiskových zařízení, jednak vytrvale klesající náklady na vytištění jedné stránky. "Většina českých firem setrvává v tiskovém prostředí starém pět až 10 let. Společnosti si přitom někdy neuvědomují, že stejné dokumenty a citlivé informace, které mají víceméně bezpečně uloženy v prostředí počítačové infrastruktury a třeba i v cloudu či v mobilním prostředí, nechávají při jejich tisku nebo skenování zcela volně dostupné pro kohokoliv. Objem vytištěných stran zůstává na stálé hladině nebo jen mírně klesá," říká Petr Hnilička, produktový specialista společnosti Canon. Zkušenosti některých dalších výrobců podnikových tiskáren a multifunkcí přitom ukazují naopak i rostoucí objem tisku, který kopíruje zvyšující se obrat firem v určitých odvětvích. Počet vytištěných stránek roste například v oblasti automobilové výroby a logistiky − tedy odvětvích s vysokými nároky na dokumentaci, která je často právě v papírové podobě.

Firmy se ale bez multifunkčních tiskáren vybavených skenery neobejdou ani v případě, že zavádějí nebo již delší dobu používají systém na řízení oběhu a správu dokumentů v elektronické podobě (Document Management System − DMS). "U běžného kancelářského provozu v poslední době zaznamenáváme nárůst poptávky po systémech s řízením elektronického oběhu dokumentů, nicméně z hlediska kancelářského tisku se z našeho pohledu provoz nijak dramaticky nemění. Celkový počet vytištěných stran spíše stagnuje, ale zvyšuje se podíl barevného tisku. I z důvodu nasazovaných DMS firmy více poptávají chytré multifunkce, které po zapojení do firemní sítě tvoří vstupní bod digitalizace dokumentů pro jejich další oběh ve firmě," zdůvodňuje setrvalou poptávku po podnikových tiskových zařízeních Václav Dvorský, marketingový manažer společnosti Kyocera Document Solutions Czech.

Zajímavé údaje z dlouhodobého sledování více než 10 tisíc tiskáren ve větších organizacích uvádí technický ředitel OKI pro ČR a SR Ján Ftáčnik: "Na jedné tiskárně se v průměru tiskne kolem tisíce stran za měsíc. Statistika také říká, že pokud není omezen barevný tisk, kolem 30 procent výtisků je barevných. Skenuje se zhruba desetkrát méně, než se tiskne, tedy na jeden sken připadá 10 výtisků."

Pravidelná obměna tiskáren a multifunkcí

Robustní podniková tisková zařízení mohou při běžném používání a s pravidelným servisem sloužit mnoho let. Firmy svoje tiskárny obměňují typicky každých tři až pět let − nikoli ale z důvodu, že by přestaly fungovat, jak vysvětluje Petr Hnilička ze společnosti Canon: "Při optimálním zatížení jsou naše zařízení zákazníky většinou obměňována z jiných důvodů než kvůli provozní spolehlivosti, a to průměrně v cyklu čtyři až pět let. Důvodem je vývoj tiskového chování, změna způsobu využívání zařízení a přizpůsobení se novému firemnímu prostředí." Stejný, čtyř- až pětiletý interval obnovy podnikových tiskových zařízení potvrzuje také Ján Ftáčnik z OKI a dodává: "Při potížích ekonomiky se cyklus prodloužil, nyní se opět zkracuje." V praxi mohou firmy kvalitní tiskárnu používat třeba i 10 let, ale extrémní zátěž, zanedbávání servisu a používání nekvalitního spotřebního materiálu může tiskové zařízení zničit i za jeden rok. "Dlouhodobé pronájmy našich podnikových tiskových zařízení, tzv. chodbových multifunkcí, jsou zpravidla uzavírány na tři až čtyři roky, ale pokud nebyla vytěžována za hranici svých parametrů, často dochází k prodloužení smlouvy o další rok," uvádí Marek Sojak, print marketing manager společnosti HP Czech Republic & Slovakia. Firmy si tiskárny a multifunkční zařízení stále častěji nepořizují do svého vlastnictví, ale čerpají jejich služby formou outsourcingu. "Firmy dnes uvažují v jiném kontextu a chtějí mít přehled, kolik čeho a jak se tiskne. Tisk dokumentů chtějí mít zabezpečený a svůj tiskový park využívat optimálně. Pokud má firma tiskový park v outsourcingu od nějakého dodavatele nebo čerpá tisk jako službu, souvisí s tím i pravidelná obměna tiskových zařízení za novější modely, zpravidla po třech až čtyřech letech. Jestliže si ale firma tisková zařízení sama zakoupí a spravuje, obměňuje je většinou až ve chvíli, kdy je zařízení zastaralé, případně když přestane fungovat," říká Václav Dvorský ze společnosti Kyocera.

Zájem o barevný tisk roste

Přestože náklady na tisk (barevný i černobílý) s vývojem technologií a souvisejících služeb postupně klesají, barevný tisk je nadále několikanásobně nákladnější než tisk černobílý. Také proto mnoho firem sleduje počet stránek vytištěných konkrétními zaměstnanci a pracovními týmy a často také omezuje možnost barevného tisku, který tak není volně k dispozici všem zaměstnancům. Pokud už firmy nějakým způsobem objem tisku sledují a limitují, je jejich cílem zpravidla celkově omezit plýtvání spotřebním materiálem a bránit se zneužívání podnikových tiskáren k soukromým účelům. "Přáním každého výrobce barevných tiskáren samozřejmě je, aby firmy barevný tisk neomezovaly. Zákazníci ale svoje náklady na tisk často řídí velmi pečlivě. Pravdou ale také je, že náklady na tisk barevné stránky v posledních letech klesly a pro některé zákazníky se dostaly na hranici, kdy výhoda barevného dokumentu už převáží jeho náklady ve větší míře než dříve," dodává Marek Sojak z HP.

Firmy často volí monochromatické tiskárny pro oddělení, která tisknou dokumenty, jako jsou objednávky, faktury, zápisy atd., kde barevný tisk není nutný. V provozech, kde se tisknou velké formáty v barvě, je potom poptávka po chytrých multifunkcích, které dokážou tisknout černobíle i barevně ve formátech A3 i A4 a mohou být vybaveny dalšími přídavnými zařízeními, jež usnadňují třídění a kompletaci vytištěných dokumentů. Náklady na barevný tisk se mohou typicky lišit podle toho, jaké tiskové zařízení se používá, případně jak má firma nastavenou smlouvu s poskytovatelem tiskových služeb, kterému se platí za vytištěné stránky.

Inovace v podnikovém tisku

Technologický vývoj se nezastavil ani v oblasti tisku, která zdánlivě stagnuje pod tlakem digitalizace a s nástupem DMS řešení. Například Canon představuje svým podnikovým zákazníkům inovace v oblasti tiskových řešení i několikrát za rok. Mezi ty poslední patří například nová generace kompaktních multifunkcí imageRunner, které jsou odolné proti vnějším i vnitřním útokům na data a dokážou se přizpůsobovat potřebám firem.

Na zabezpečení dat při tisku se soustřeďuje také Kyocera se svojí řadou multifunkcí formátu A3 TASKalfa. Zákazníci mohou volit z monochromatických i barevných modelů s vysokým výkonem a spolehlivostí i konzistentní kvalitou tisku. Všechna tato zařízení také využívají technologii HyPAS, která umožňuje integraci se stávajícím řešením oběhu elektronických dokumentů.

Kromě dlouhodobého zaměření na kancelářský tisk umožňují speciální tiskárny OKI například i potisk plastických, outdoorových, voděodolných, magnetických či kovových médií. Zajímavou oblastí je pro OKI také tisk bílou barvou (náhradou za černý toner nebo stroji s pěti tonery), který se využívá na popisky, cenovky, bannery, poutače či letáky.

Firma HP sází i ve firemním prostředí na inkoustový tisk s technologií HP PageWide, která přispívá ke snížení ceny barevného tisku. Stejně jako další výrobci řeší i HP bezpečnost tisku. "Tiskárna je, stejně jako počítač, koncové zařízení a může být pro zákazníka bezpečnostním rizikem. My jej na úrovni zařízení výrazně snižujeme," uzavírá Marek Sojak z HP.

Článek byl publikován v komerční příloze ICT revue.