Pracovat z domova nemusí být peklo

Dlouhá léta to byl nový trend, který se stal vzácnou měnou při vyjednávání o pracovních smlouvách a často byl předmětem závisti kolegů. Zbytečně. Posledních čtrnáct dní se stovky tisíc lidí přesvědčují, že práce z domova je především práce. A často hodně náročná disciplína. Podle dat společnosti NordVPN nyní lidé doma pracují až o dvě hodiny déle než před vyhlášením stavu nouze.

Proti ideální situaci před vypuknutím pandemie se o pozornost vedle pracovních úkolů hlásí také děti, které nemohou do školy. A pro zaměstnance, kteří byli zvyklí na svůj pracovní počítač, tiskárnu a více či méně ochotné a milé IT oddělení, je najednou práce z domova šok.

Se šokem se dá bojovat, člověk je naštěstí přizpůsobivý tvor, i když nemusí mít všechno plně pod kontrolou. Hlavní je udržet si chladnou hlavu a pracovní režim. Zbytek se dá vyřešit a zkušenosti ze stovek českých firem ukazují, že práce z domova v řadě oborů založených na komunikaci a informační práci funguje překvapivě dobře.

Nutný základ i s milým překvapením

Pokud k práci potřebujete počítač, pravděpodobně už máte vlastní nebo jste si ho přinesli z práce. Některé firmy pomáhaly zaměstnancům i stěhovat do domácích kanceláří stolní počítače s příslušenstvím. Stolní PC je přitom vhodnější než notebook. Sice se s ním nedá sednout na pohovku, ale právě u stolu, s velkou obrazovkou, klávesnicí a myší je ve výsledku práce efektivnější.

Druhý základní pracovní požadavek je internet. Kvalita domácího připojení se může lišit, ale připojení splňující definici broadbandu je pro většinu pracovních rolí naprosto dostačující − na přenos e-mailů i videokonference stačí i připojení 10 mbps− zejména pokud se o něj během práce nemusíte dělit s dětmi.

Skvělou zprávou pro nucenou práci z domova je nabídka mobilních operátorů O2 a T-Mobile − všichni zákazníci s datovým tarifem mají k dispozici neomezené datové přenosy. To znamená, že miliony Čechů mají k dispozici záložní připojení pro případ, že by došlo k výpadku jejich primárního připojení k internetu. LTE hotspot z mobilního telefonu připojí i několik počítačů, když je potřeba.

Pak už lze doporučit jen co nejkvalitnější židli s opěrkami pro ruce v tichém koutě a optimálně kvalitní sluchátka, nejlépe s mikrofonem.

Softwarová kancelář ze všech stran

Základní programové vybavení pro domácí práci logicky vybírá zaměstnavatel. Microsoft Office nebo Google G-Suite pro práci s texty, tabulkami a formuláři tvoří základ ve většině firem. V případě, že uživatel nemá služební počítač, může se na libovolném počítači přihlásit ke svému uživatelskému účtu a používat G-Suite i Microsoft Office v jejich webové podobě z libovolného zařízení. Jako alternativu je možné použít také LibreOffice, nástupnický projekt OpenOffice, vyvíjený jako svobodný a otevřený software. To znamená, že tento software lze bez omezení používat i pro komerční projekty.

Moderní podnikové informační systémy, jako je Dynamics AX od Microsoftu, Money S5, Altus Vario nebo Karat pak mají webová uživatelská rozhraní či mobilní aplikace. Další úroveň práce na dálku nabízí vzdálený přístup k počítačovým systémům prostřednictvím virtuálních privátních sítí.

V ideálním případě už ve firmě standardně funguje moderní elektronická komunikace. Řídit práci z domova jen po e-mailu a s telefonem v ruce je možné, ale ne úplně praktické. Pro průběžnou poloformální komunikaci se více hodí "kecálky", aplikace pro okamžitou textovou komunikaci. Ve firemním prostředí je nutné dodržovat GDPR a interní nařízení pro práci s daty, proto je vhodné používat spíše profesionální systémy než Facebook Messenger či WhatsApp.

Ve firmách, které potřebují rychle reagovat na nutnost nechat zaměstnance pracovat z domova, je však často nejjednodušší zvolit právě aplikace, na které jsou uživatelé zvyklí. A Facebook Messenger či WhatsApp používá nejvíce lidí.

Před kamerou, za kamerou…

Pořádání porad, schůzek i obyčejná komunikace s lidštějším rozměrem pak volá po použití videokonferenčního softwaru. Videohovory s více lidmi nejsou žádná technologická novinka, ale ve srovnání s FaceTime od Applu nebo Messengerem od Facebooku profesionální systémy nabízí možnost sdílení podkladů − souborů, právě otevřených dokumentů a podobně.

Velké korporace, pro které byla spolupráce na dálku důležitá i v běžném provozu, využívají často profesionální řešení se speciálním hardwarem, jako jsou systémy LifeSize nebo Polycom. V menších firmách si silnou pozici drží Skype, který je i součástí Windows 10. To z něj dělá optimální platformu pro většinu firem, které přecházejí na systém práce na dálku. Microsoft v rámci služby Office 365 nabízí také komplexnější systém Teams, který má vedle videokonferencí i další funkce a přímé napojení na aplikace Microsoft Office či cloudové úložiště OneDrive.

Firmy, které využívají místo Microsoft Office služby G-Suite od Googlu, mají k dispozici (a v ceně) také pokročilý konferenční systém Google Meet, který podporuje až 250 účastníků konference − přitom stačí, aby placený účet měl pouze uživatel, který videokonferenci pořádá, ostatní mohou mít obyčejný uživatelský účet, který používají na Androidu, Gmailu nebo YouTube.

V zahraničí pak kvůli koronaviru dramaticky roste popularita služby Zoom. Společnost založená už v roce 2011 patří mezi "jednorožce", tedy startupy s hodnotou přesahující miliardu dolarů, a letos získala více nových zákazníků než za celý rok 2019. Mezi hlavní lákadla Zoomu patří možnost přihlásit se k videokonferenci jen ve webovém prohlížeči bez registrace − stačí, když má hostitel bezplatný účet. V bezplatné verzi je možné pořádat videokonference pro sto lidí, ale jejich délka je omezená na 40 minut. Pro české uživatele má ale Zoom proti zavedeným firmám handicap − uživatelské prostředí není v češtině.

Osvědčený je i systém Cisco WebEx, který je v základní verzi dostupný zdarma, stejně jako Skype. Na popularitě v posledním roce i v Česku nabral komunikační systém Slack, který v placené verzi podporuje jednoduché videokonference pro patnáct účastníků, lze jej ale propojit i s externími komunikačními systémy.

Kvůli slabé kvalitě webových kamerek v drtivé většině notebooků je často lepší používat pro videokonference mobilní telefony nebo externí kameru. Totéž platí pro mikrofony a reprosoustavy v počítačích − sázkou na jistotu jsou sluchátka s mikrofonem, klidně levnější herní modely. Případný křiklavý design kolegové rádi odpustí, když vám bude dobře rozumět.

Při samotných videokonferencích je dobré dodržovat základní pravidla − najít místo, které nepůsobí rušivě − pohovka a jednobarevná zeď nejsou špatný nápad. Některé aplikace umí rozostřit nebo nahradit pozadí, ale lepší je mít za sebou reálnou zeď, třeba s obrázkem. V záběru by pak měla být vidět celá hlava s rameny, kamerka by měla být v rovině očí nebo mírně nad nimi, pohled odspodu "do nosních dírek" není ani profesionální, ani estetický. A stejně jako na reálných poradách je nejdůležitější vědět, kdy mluvit a kdy poslouchat. Držet se tématu. Něco jiného je pak přímý kontakt s kolegy − videokonference i obyčejný telefonát pomohou udržovat přátelské vztahy.