Na home office píchačky nestačí

Práce z domu byla jasným trendem, který současná situace jen akcelerovala. Firmy musí řešit nejen technické zabezpečení práce z domu, ale také její vykazování. Moderní docházkové systémy jsou na to připraveny.

Asi bychom dnes těžko hledali podniky, kde na zdi vrátnice visí klasické píchací hodiny, ve kterých si zaměstnanci na papírové karty označují časy příchodů a odchodů. Výrobní podniky i kancelářská pracoviště v tomto ohledu už dávno prošly digitalizací a zaměstnanci se při příchodu a odchodu identifikují kartou, čipem či svým telefonem. Docházkové systémy pak automaticky počítají odpracované hodiny, evidují dovolenou nebo třeba objednávají a účtují obědy. V době masivního přechodu zaměstnanců na práci z domu ale i tyto způsoby evidence, předpokládající přítomnost zaměstnanců na pracovišti, přestávají stačit. Práce z domu nebo na cestách ale samozřejmě není nic nového, takže moderní docházkové systémy počítají i s těmito možnostmi. "Vzrůstající trend práce z domova jsme sledovali už v předchozích letech. Proto je náš docházkový systém od začátku na tento režim nachystaný. Jednotliví uživatelé navzájem ihned vidí, kdo právě pracuje, ať už je ve firmě, nebo na home officu, popřípadě jestli náhodou právě nemá pauzu," říká Jan Gřeš, jednatel společnosti Giriton Systems. Práce na dálku se přitom nejčastěji vykazuje prostřednictvím aplikace ve smartphonu nebo webového rozhraní docházkového systému. Stejnou cestou je možné rovnou přes docházkový systém například i žádat o dovolenou a není při tom nutné scházet se nadřízeným, což v současné situaci v řadě případů ani není možné.

Firmy také stále častěji potřebují, aby se vybraným skupinám zaměstnanců střídaly dny home officu s docházkou do kanceláře. Docházkový systém proto umožňuje například nastavit limity na to, kolik osob z daného střediska může ve stejný den pracovat z kanceláře a kolik z domova. Uživatelé si pak mohou plán směn upravovat v rámci parametrů sami, podávat žádosti o směny, anebo se jim podle nastavených pravidel generují směny automaticky. V případě změn se pak rozesílají třeba e-mailové notifikace, takže každý zaměstnanec vždy ví, který den odkud pracuje a na jaké směně.

"Home office je dlouhodobý trend, který současná situace pouze zviditelnila a urychlila," potvrzuje Jiří Bárta, obchodní ředitel společnosti IMA, a dodává: "Z hlediska funkčnosti jde o standardní vlastnosti většiny našich systémů, které jsou buď přímo postaveny na mobilních platformách, nebo mají možnost rozšíření o evidenci pracovní doby mimo kancelář či pracoviště. Kromě evidence přes počítač a mobilní aplikace lze v případě potřeby použít i speciální mobilní terminály. Taková řešení umožňují evidenci osoby, místa výkonu, času či typu operace."

Podrobnější evidence práce a ochrana před nákazou

Jedním z přínosů digitalizace docházkových systémů je také možnost vedení daleko podrobnější evidence práce. Zatímco u pracovníků v terénu často jde o zmíněnou evidenci místa výkonu práce a doby strávené na cestách, v případě kancelářských profesí chtějí zaměstnavatelé sledovat pracovní výkony na jednotlivých agendách či projektech. "Ze strany zaměstnavatelů jsou na výkazy práce stále větší nároky z důvodu co nejlepší přehlednosti evidence práce a vykazování. Proto naše docházkové systémy nabízí možnosti evidence projektů, na kterých zaměstnanci pracují, a tím poskytují větší přehled o konkrétní náplni práce," uvádí Ivana Zelenková, produktová specialistka společnosti Xertec, a dodává: "Zákazníci se na nás často obrací s požadavkem, aby se vedoucí pracovníci pro přehled o zaměstnancích nemuseli pravidelně přihlašovat do aplikace. Proto náš docházkový systém odešle vedoucímu pracovníkovi e-mail, když do určité chvíle není zaměstnanec přihlášen."

Docházkový systém navíc může zaznamenat přítomnost zaměstnance už na cestě, tedy ještě než projde přes vrátnici nebo recepci podniku. "Zavedli jsme sledování docházky v hromadných dopravních prostředcích, které zaměstnance svážejí do výrobních areálů. Jednou z výhod těchto speciálních terminálů je, že on-line kontrolují zaměstnance při nástupu a ověřují tak oprávnění k jízdě, ale zároveň zaznamenávají přítomnost zaměstnance pro docházkový systém," vysvětluje Jiří Bárta ze společnosti IMA. Nástup do dopravního prostředku poskytuje informaci, že zaměstnanec je na cestě a lze s ním pro směnu počítat. V případě, že jde o výlučně firemní autobus, zamezí se tak dalšímu promíchávání zaměstnanců na vrátnicích, protože vstupní kontrola již byla provedena v autobusu.

V době pandemie koronaviru je pro firmy zajímavá také možnost měření tělesné teploty přímo u vstupu do firmy. "V provozech už nemusí nikdo stát u vchodu a měřit teplotu ručně. Zaměstnanec si pípne příchod a píchací hodiny ho vyzvou ke změření teploty na nástěnném infračerveném teploměru. V případě zvýšené teploty osobu například nevpustí na pracoviště," popisuje novou funkci docházkového systému Jan Gřeš z Giriton Systems. Firmy tak nemusí řešit, kdo bude u vchodu teplotu měřit, a včasnou identifikací nemocného zaměstnance zamezí šíření nemoci i ekonomickým ztrátám. Navíc je možné měřit teplotu třeba jen vybraným skupinám osob nebo upravit nastavení tak, aby se každému zaměstnanci měřila pouze jednou denně, čímž se urychlí průchody ve firmách s velkým množstvím zaměstnanců.

Identifikace mobilem i tváří

Aktuální vývoj docházkových systémů směřuje k vyššímu komfortu pro management i zaměstnance, a proto se například identifikační karty a čipy postupně nahrazují smartphony. "V současné době je hlavním trendem migrace identifikátorů do mobilních telefonů. Znamená to, že zaměstnanec používá mobilní telefon místo karty buď přiložením telefonu ke čtečce (zde se využívá rozhraní NFC), nebo pomocí Bluetooth, které lze využít na delší vzdálenosti. Jedním telefonem tak lze zároveň nahradit kartu i dálkové ovládání vjezdu," popisuje Jiří Bárta, obchodní ředitel společnosti IMA.

V oblasti biometrické identifikace se klasické metody využívající otisk prstu nebo rozpoznání tváře rozšiřují například o identifikaci na základě pohybu nebo skenování krevního řečiště. Vždy je ale potřeba pamatovat i na ochranu osobních údajů, jak připomíná Ivana Zelenková, produktová specialistka ve společnosti Xertec: "Naše docházkové systémy kladou velký důraz na ochranu dat i splnění parametrů nařízení evropské legislativy GDPR. Proto jsou případné otisky prstů nebo uložený soubor pro rozpoznání obličeje převáděny do binární soustavy, aby nemohlo dojít k jakémukoliv zneužití těchto dat uživatelů." Biometrie se nejčastěji používá jako druhý identifikační prvek pro zajištění vyšší úrovně bezpečnosti, kdy zaměstnanec musí na čtecí zařízení přiložit nejprve kartu a následně třeba dlaň. Přitom se zde otevírá prostor pro využití technologie umělé inteligence, která nejčastěji pomáhá s vyhodnocováním chování identifikovaného zaměstnance. Například ve smyslu, že chodí do daného objektu běžně, ve stejných intervalech a zdali jeho chování nevykazuje podezřelé prvky.

Rychlost nasazení je často klíčová

Funkcí docházkového systému, především ve spojení s dalšími podnikovými systémy, může být ještě dlouhá řada. Může jít například o různé výpočty dostupných dní volna a limitů home officu, výpočty stravenek, prémií a příplatků nebo třeba automatizace plánování směn. Pracovníci personálního oddělení mohou být navíc upozorňováni třeba na blížící se limity pracovní doby brigádníků, konec zkušební doby či pracovního poměru a podobně.

Jakkoli ale současné docházkové systémy poskytují rozsáhlou nabídku funkcí a integrací, je při jejich výběru důležitá i rychlost nasazení, což potvrzuje Jan Gřeš z Giriton Systems: "V době, kdy pracuje část nebo většina zaměstnanců doma, nechce nikdo týden čekat na zapojení a zprovoznění docházkového systému. Proto naše píchací hodiny klientům dodáváme jako samoinstalační sadu. Navíc často ani není potřeba žádný hardware, jelikož se se systémem pracuje jen přes web nebo z mobilu." Pokud celý systém běží v cloudu, je možné požadavky na konfiguraci a změny funkcionalit řešit formou vzdálené podpory od dodavatele systému.

Článek byl publikován v komerční příloze Hospodářských novin ICT revue.