Digitální správa dokumentů zvyšuje efektivitu jejich zpracování

Společnost ASB Group je přední poskytovatel poradenských a outsourcingových služeb určených pro firmy všech velikostí. Svým klientům z Česka, Slovenska, Polska a Maďarska nabízí účetní a daňové poradenství, zpracování mzdové agendy a řadu dalších korporátních služeb.

Výchozí stav před digitalizací

Zpracování faktur a dalších dokladů prováděli zaměstnanci ASB Group ručně a zadávali je do jednotlivých oddělených systémů. Při vysokém objemu zpracovávaných dokladů byly kladeny vysoké nároky na výkon těchto pracovníků, což se negativně odrazilo ve vysoké chybovosti. Samotná kontrola faktur zabrala přibližně 60 minut a jejich následné manuální schvalování dalších 20 minut.

Do procesu zpracování dokladů se navíc nabalovaly i další problémy spojené s neefektivním schvalováním jednotlivých dokladů a jejich kontrolou. Zároveň nebylo možné bezpečně sdílet data se zákazníky. Vzniklá situace vyžadovala buď výrazné zvýšení počtu zaměstnanců, nebo nalezení účinného a přitom cenově výhodného řešení v podobě automatizované digitalizace dodaných podkladů.

Řešením se stal systém DOCU‑X

Systém DOCU‑X vyvinutý českou společností ­SOCOS IT je komplexní řešení pro správu firemních dokumentů. Základem tohoto řešení jsou dva moduly, DOCU‑X DMS a DOCU‑X OCR.

První z těchto modulů zajišťuje efektivní a bezpečnou správu dokumentů, přičemž nabízí i automatizaci řady procesů. Druhý modul pak představuje pokročilé řešení pro optické rozpoznávání znaků, které umožňuje automatické vytěžování dat z naskenovaných či elektronických firemních dokumentů, což zrychluje proces jejich digitalizace a snižuje chybovost, ke které dochází při ručním přepisování dat.

Modul DOCU‑X OCR je možné snadno integrovat i s mnoha dalšími podnikovými systémy. Vzhledem k robustnosti celého systému je možné tímto způsobem zpracovávat dokumenty z neomezeného počtu zdrojů a zároveň s prakticky neomezeným počtem uživatelů. Naskenované dokumenty jsou pomocí optického rozpoznávání znaků zapisovány do systému čtyřikrát rychleji než při ručním zadávání. Nasazení systému DOCU‑X u ASB Group navíc představuje úsporu přibližně jednoho sta listů papíru ročně.

ICT revue

Stáhněte si přílohu v PDF

Nasazení systému DOCU‑X v ASB Group

Automatickou digitalizací účetních dokladů se podařilo zrychlit a zefektivnit všechny procesy spojené se zadáváním a schvalováním v rámci účetního systému Helios, který ASB Group pro zpracování účetní agendy využívá. Po přijetí faktura prochází třemi systémy, přičemž je uložena stále jen na jednom místě, kde zároveň probíhají i všechny úpravy.

Kontrola přijatých faktur nyní zabere pouhé dvě minuty, přičemž schvalování prostřednictvím systému DOCU‑X zabere jen pět minut. ASB Group tak může svým klientům garantovat zpracování dokladů do 48 hodin od jejich zaslání, což představuje nespornou konkurenční výhodu.

„DOCU‑X poskytuje bezpečnou platformu pro sdílení dat a informací s našimi klienty. Toto řešení umožňuje rychlé schvalování faktur odpovědnými manažery, přičemž data jsou z fyzických dokumentů získávána automatickým systémem optického rozpoznávání znaků. DOCU‑X je zároveň platformou i pro sdílení našich výstupů s jednotlivými klienty. Veškeré účetní operace se přitom odehrávají v bezpečném prostředí,“ říká Petr Studnička, výkonný ředitel ASB Group.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN ICT revue.