ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ: Analýza pracovních míst je podkladem pro personální práci i redesign (změny)

ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ

Analýza pracovních míst je podkladem pro personální práci i redesign (změny)

[*] Základ činnosti personalistů při získávání, výběru, orientaci, odměňování a hodnocení zaměstnanců

[*] Vztah mezi personalisty a specialisty z oblasti technologicko-organizačního projektování

[*] Jak se provádí analýza pracovních míst pomocí dotazníků

Analýza pracovních míst je činnost v mnoha našich podnicích dosud zcela opomíjená. Jejím cílem je získat o každém pracovním místě informace potřebné pro zpracování jeho dokumentace - popisu pracovního místa a specifikace, tj. vymezení nároků, které pracovní místo klade na pracovníka. Popis pracovního místa a specifikace jsou základním podkladem pro personální práci - slouží při získávání, výběru, orientaci, odměňování a hodnocení pracovníků. Výsledků analýzy práce je ale možné využít i pro zjištění různých rezerv spočívajících v provádění málo efektivní, duplicitní a zbytečné práce nebo v nepříznivých podmínkách práce, které výrazně snižují její produktivitu, jako je např. malá obsažnost práce vyvolávající pocity monotonie, nevhodné pracovní režimy, nepříznivé pracovní prostředí, pokud jde o fyzikální faktory - osvětlení, hluk, mikroklimatické podmínky, ale i sociálně-psychologické faktory, tj. špatné vztahy mezi lidmi, mezi pracovníky a vedoucím apod. Pouze malou část těchto problémů dokáže zpravidla personální útvar řešit sám ve spolupráci s liniovými manažery. Většina z nich spadá do okruhu engineeringu - technologicko-organizačního projektování - a personalisté mohou dát pouze impuls k potřebným změnám.

Personalista a projektant

Vztah mezi personalisty a specialisty z oblasti technologicko-organizačního projektování, jejichž pracovní náplní je vytváření (design) a změny (redesign) pracovních míst, by měl být velmi úzký. Jenom v tom případě lze totiž zajistit, aby každý zaměstnanec měl práci, která mu vyhovuje a při níž může nejlépe uplatnit své znalosti, schopnosti a dovednosti. Tento tzv. ergonomický přístup k vytváření pracovních míst vyžaduje, aby už ve fázi přípravy nové výroby, organizační struktury apod. byla zahrnuta konzultace s personálním útvarem o tom, jaké pracovníky lze na nově vytvářená místa získat, ať už z vnitřních či z vnějších zdrojů, a jak projekt přizpůsobit jejich možnostem a očekávání. Většinou má totiž projektant ve vymezení obsahu práce pro konkrétní pracovní místo určitý prostor. Např. pracovník za přepážkou v bance může být specializovaný na různě velký okruh operací. Stejně tak dělník v montážním procesu může provádět práci zahrnující několik jednoduchých pohybů nebo složitější komplex operací. Zvolená varianta má dopad na rozvoj, flexibilitu a pracovní chování zaměstnanců (např. větší fluktuaci na neatraktivních pracovních místech), a i tím jsou ovlivněny ekonomické výsledky firmy, ale zejména její schopnost reagovat na změny na trhu.

Analýza pracovních míst

K efektivnímu využití analýzy pracovních míst pro personální práci i redesign musí být vytvořeny předpoklady - určen rozsah informací potřebných pro zpracování analýzy, zdroje těchto informací, metody jejich získávání, metody jejich zpracování a v neposlední řadě složení týmu, který analýzu provede. Okruh potřebných informací je značně široký. Sleduje se obsah pracovního úkolu a s ním spojená pravomoc a odpovědnost pracovníka, používané pracovní prostředky (i z hlediska jejich technicko-technologické úrovně), požadavky na kvalitu práce, organizace a řízení práce, pracovní postupy, odměňování, organizace pracovní doby, vlivy prostředí, zátěž, kterou práce a pracovní podmínky představují pro člověka včetně možných rizik apod. Také zdroje informací pro analýzu jsou různé. Řada informací je obsažena v podkladech, které máme k dispozici, tj. např. v organizačním řádu a dalších organizačních normách, ve zpracovaných projektech, dokumentaci přípravy výroby, výsledcích měření hygienické služby, zprávách z prověrek bezpečnosti práce atd. Významným zdrojem informací je držitel pracovního místa, jeho bezprostřední nadřízený a odborníci, kteří znají pracovní místo, resp. pracovní úkoly s ním spojené z vlastní práce (projektanti, technologové, normovači).

Dotazníky pro analýzu

Informace od pracovníků, nadřízených a specialistů se získávají především s použitím dotazníku s předem připravenými otázkami. Dotazníky určené pro analýzu pracovních míst mají různou podobu. Záleží především na druhu práce. Otázky jsou formulovány jako otevřené, tj. vyžadující v odpovědi popis situace, resp. i její hodnocení, nebo dotazovaný volí ze dvou nebo více předkládaných odpovědí. Způsob shromažďování informací v dotazníku je také různý. Velmi účinným, ale pracným postupem jsou ústní pohovory s každým zaměstnancem a jeho nadřízeným. Umožní získání přesných a vzájemně srovnatelných odpovědí. Nejrychlejší a nejlevnější alternativou je vyplnění dotazníku zaměstnancem. Mohou sice vzniknout problémy z nepochopení otázek, neúplných nebo nepřesných odpovědí, ale ty lze zpravidla následně vyřešit nebo lépe, předejít jim krátkým školením zaměstnanců. Pro pracovníka je vyplnění dotazníku zpravidla poměrně náročná záležitost. Některé otázky, zejména takové, které směřují ke zjištění pracnosti jednotlivých úkolů, a tedy i stupně k využití pracovní doby, hodnocení pracovní zátěže, rizik apod. svádějí i k určitému zkreslení. Tomu lze částečně zabránit tím, že dotazník se zpracovává ve spolupráci s přímým nadřízeným. Dobrou vypovídací schopnost mají také dotazníky získané ze stejných pracovních míst.

Abychom dostali informace potřebné pro provedení racionalizačních změn, resp. redesignu pracovních míst, obsahuje dotazník i otázky tohoto typu:

1. Které z vašich pracovních úkolů jsou podle vašeho názoru zbytečné (nepotřebné, duplicitní)? Uveďte proč.

2. Které úkoly nemůžete zajišťovat uspokojivě a proč?

3. Které vnější vlivy brání vaší racionální práci (činnost kooperujících útvarů v organizaci, vlivy mimo organizaci)?

4. Zajišťuje obsah, rozsah a kvalita informací, které dostáváte, správné provádění vaší práce? Jestliže ne, uveďte nedostatky.

5. Máte dostatek informací - jakých?

6. Dostáváte zbytečné informace - které?

7. Jaké hlavní nedostatky jsou ve vybavení vašeho pracoviště?

8. Vyhovuje vám osvětlení, teplota, větrání, úklid atd.? V případě, že nevyhovuje, uveďte nedostatky.

9. Jste spokojen(a) s organizací pracovní doby? Jestliže ne, uveďte, jaký režim by vám vyhovoval lépe.

Pomůckou pro specialisty, kteří provádějí analýzu pracovního místa především z hlediska jeho technicko-technologické úrovně, organizační úrovně a sociálních podmínek, jsou také check-listy. Zpravidla zahrnují velký rozsah otázek, na které je možné alternativně odpovědět ano nebo ne. Otázky jsou často formulovány tak, že odpověď "ne" znamená prostor pro racionalizační změnu. Sleduje se např. vhodnost druhu, typu a výkonnosti stroje, technologických režimů, racionální využívání surovin, materiálu a energie, technický stav stroje, prostorové řešení a organizační vybavení pracoviště, využití kvalifikace pracovníka, využití pracovní doby, prevence pracovních úrazů a hygiena práce, fyzická zátěž, psychická zátěž, monotónnost práce apod.

Někdy se projevuje snaha o kvantifikaci jednotlivých sledovaných ukazatelů formou jejich bodového ohodnocení nebo odstupňování. Vlastní hodnocení se provádí porovnáním skutečnosti se standardem (např. hygienickým limitem), vzorovým řešením nebo na základě mínění expertů. Výsledkem je případné doporučení dílčí změny, redesignu, popř. i likvidace zbytečného nebo neefektivního pracovního místa.

Eva Hüttlová, VŠE Praha