Některé listiny je třeba archivovat

Značná část podstatných změn zákonů se děje cestou drobných a nepříliš nápadných novelizací prostřednictvím právních předpisů, od kterých lze zásah jen těžko očekávat. Výjimkou není ani obchodní zákoník. Jedním z předpisů, který jej novelizuje je také zákon číslo 499/2004 Sb., o archívnictví a spisové službě.
Tento právní předpis doplnil ustanovení paragrafu 75a odst. 2 obchodního zákoníku o novou větu v tomto znění: "k návrhu na výmaz společnosti z obchodního rejstříku přiloží likvidátor potvrzení územně příslušného státního oblastního archívu, že s ním bylo projednáno zabezpečení archívu a dokumentů zanikající společnosti". Z tohoto ustanovení vyplývá, že uvedený veřejnoprávní předpis stanovil obchodní společnosti před jejím výmazem z obchodního rejstříku dokládat oproti stavu k 31. prosinci 2004 novou přílohu.
Je však třeba si uvědomit, že požadované potvrzení není potvrzením o uložení vybraných dokumentů do příslušného státního oblastního archívu. Jedná se totiž pouze o potvrzení o projednání zabezpečení archívu a dokumentů zanikající společnosti.

Vybrané listiny uchovejte
Ze zákona o archívnictví a spisové službě však vyplývá řada dalších povinností vztahujících se nejen k podnikatelům zapsaným v obchodním rejstříku, ale také k podnikajícím právnickým i fyzickým osobám, likvidátorům a správcům konkursní podstaty. Tento zákon nejen stanovuje těmto subjektům povinnost uchovávat vybrané dokumenty, ale také umožnit pověřeným archívům dohled nad skartací již nepotřebných vybraných dokumentů.
Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku musí uchovávat a umožnit archivaci nejdůležitějších dokumentů týkajících se vzniku a zániku podnikatele a otázek spojených s podnikatelskou činností a účetnictvím.
Jedná se zejména o zakladatelské dokumenty, stanovy, dokumenty vztahující se k přeměnám společností, jejich likvidaci, notářské zápisy z jednání orgánů společnosti, výroční zprávy, účetní závěrky, dokumenty vztahující se k pracovněprávním vztahů a tak dále. Kompletní seznam dokumentů, jejichž uchování je podnikatel povinen zajistit tvoří přílohu č. 1 zákona o archívnictví.
Příslušným správním oblastním archívem bude zřejmě archív dle místa podnikání nebo sídla podnikatele. V České republice je tedy na základě zákona o archivnictví a spisové službě zřízeno sedm státních oblastních archivů. Jedná se o správní úřady, organizační složky státu, jejichž obvody se kryjí s územím krajů.

Možné sankce
Značnou pozornost je třeba věnovat také správním deliktům v oblasti uchovávání dokumentů a jejich archivaci. Při průběhu řešení jednotlivých správních deliktů je třeba také použít zákon číslo 200/1990 Sb. o přestupcích (z něhož vyplývají například okolnosti zániku odpovědnosti za přestupek, doručování, opravné prostředky atd.) a zákon číslo 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků v platném znění v otázkách vybírání a vymáhání uložených pokut.
Správním deliktům věnuje zákon pozornost v paragrafech 73 až 76. Ustanovení paragrafu 73 se přitom věnuje správním deliktům způsobeným fyzickou osobou, kdy se likvidátor dopustí deliktu zejména tím, že neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií. Za tento delikt mu může být uložena pokuta až ve výši padesát tisíc korun.
Paragraf 74 taxativně vyjmenovává správní delikty, kterých se dle daného zákona může dopustit právnická osoba (například obchodní společnost či družstvo) a podnikající fyzická osoba.
Právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba se například dopustí deliktu již tím, že neuchovává příslušné dokumenty, nebo neumožní provést výběr archiválií. Za takový správní delikt je možné uložit pokutu až do výše pět tisíc korun. Dalším pochybením, kterého se podnikatelé snadno mohou dopustit, je zničení dokumentů bez souhlasu příslušného archívu. Zvlášť podle stavu právních předpisů před 1. lednem 2005 to nebylo mezi podnikateli jednání neobvyklé.
Nyní se však jedná o správní delikt, za který může příslušný správní úřad (státní oblastní archív) uložit pokutu až do 250 tisíc korun. Mírněji se postihuje například jednání právního nástupce, který neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií. Za tento delikt lze uložit pokutu do výše 50 tisíc korun.
V každém případě je třeba mít na paměti, že správního deliktu se právnická i fyzická podnikající osoba může dopustit aktivním jednáním i svou nečinností. Může se jednat o jednání vedené s úmyslem daný zákon porušit, tak o nezaviněné porušení tohoto zákona. Paragraf 75 odst. 2 a 7 však pro správní delikty dle tohoto zákona nevyžaduje zavinění. To znamená, že odpovědnost povinných subjektů je založena na objektivním principu.

Autor působí na Právnické fakultě ZČU v Plzni



Co firmám ukládá zákon o archívnictví
Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku musí uchovávat a umožnit archivaci nejdůležitějších dokumentů týkajících se vzniku a zániku firmy a otázek spojených s podnikatelskou činností a účetnictvím.
Je nutné uchovávat například zakladatelské dokumenty, stanovy, listiny vztahující se k přeměnám společností, jejich likvidaci, notářské zápisy z jednání orgánů společnosti, výroční zprávy, účetní závěrky, dokumenty vztahující se k pracovněprávním vztahům.
Příslušným správním oblastním archívem je archív podle místa podnikání nebo sídla firmy.
Možné sankce za porušení povinností
Podnikateli, který neuchová příslušné dokumenty nebo neumožní příslušnému orgánu provést výběr archiválií, hrozí pokuta až 5000 korun.
Zničí-li podnikatel dokumenty bez souhlasu příslušného archívu, může dostat pokutu až 250 tisíc korun.
Mírněji posuzovaným deliktem je například jednání právního nástupce, který neprovede řádné skartační řízení nebo neumožní výběr archiválií. Za to je možné uložit pokutu až 50 tisíc korun.