Šanony a nepřehledné stohy papírů už brzy zmizí z kancelářských stolů a firemních skříní. Za pomalou likvidací archivů, jak je známe dnes, stojí nový způsob pro zpracování dat, který se v některých firmách už zavádí. Jde o digitalizaci účetních záznamů. Zejména těch, které prochází archivační lhůtou a společnostem tak v kancelářích zabírají mnoho místa.
"Rozhodnutí digitalizovat přináší nejen úsporu skladovacích prostor archivů, ale především zjednodušení manipulace s účetními doklady. Ať již pro firemní uživatele, nebo veřejnou správu," říká daňový poradce Zdeněk Rogula. On sám se v současné době co nejrychleji snaží vyhovět klientům, jejichž zájem o digitalizaci vzrůstá. Stále více lidí si totiž uvědomuje její výhody. A chtějí je využívat.
Cédéčko místo papíru
Nejde o nic nelegálního, co by mělo doklady třeba znehodnotit , nebo je učinit nepřehlednými. Digitalizace pouze "vymění" cédéčko za hromady papíru. A přitom v dokumentu zachová všechny potřebné náležitosti. Účetní doklady, jako jsou faktury, dodací listy, příjmové nebo výdejové doklady, podléhají archivní době. Lhůta jejich úschovy je určena zákony. Doba pro skladování záznamů začíná koncem účetního období a archivace dokladů trvá pět let.
Zákon však neříká, v jaké podobě by se měly doklady archivovat. Obyčejný papír ale obecně podléhá zkáze mnohem dříve než třeba elektronické nosiče. Když se firma rozhodne archivovat svá data na CD, bude je mít ve stejném provedení jako na papíře.
Ke každému dokladu je totiž potřeba několik podpisů, razítek nebo potvrzení. Nemusí se jednat pouze o dokumenty, jež nejsou pro firmu aktivní. Lze digitalizovat i přírůstková data, která budou v průběhu jejich zpracovávání běžně k dispozici.
"Digitalizace dat je nesmírně důležitá, neboť nám umožní jednodušeji zpracovávat doklady; a získávat z nich více informací," říká soudní znalec Vladimír Smejkal. Pochvaluje si, že navíc s nimi může pracovat bezpečněji. Lépe odolávají přírodním katastrofám, jako jsou povodně nebo požáry. A také více chráněny proti ztrátě či pozměňování obsahu. Digitalizací zřejmě projdou všechny firmy, které každoročně utrácí za velké plochy skladovacích prostor. I "menším" podnikatelům cédéčka také mohou pomoci. Soukromá účetní Alena Čížková na ně ukládá pouze pár nutných dokladů. Zálohuje jenom ty nejpotřebnější údaje. Na druhou stranu dodává, že při jejím drobném papírování jí CD zase tolik místa neušetří.
Úřady nemají vybavení
Problémem, který digitalizaci hned od svého vzniku provází, je technická nepřipravenost mnoha úřadů Státní správy. Cédéčko totiž pro řadu úředníků znamená větší problém než tuny těžkých šanonů a papírů.
"Digitalizaci nechci, protože finanční úřady na to stejně nejsou ještě připravené," uvádí účetní ze soukromé pražské firmy Jaroslava Nousková. Úředníci si dodnes v kancelářích nemůžou vložit obyčejné cédéčko do svého počítače. Důvod? Přístroj nemá požadované vybavení.
Když se na úřadu objeví někdo, kdo přinese místo papírů cédéčko, s největší pravděpodobností řadový úředník bude muset použít lépe vybavený počítač svého nadřízeného.
"Samozřejmě plánujeme změny na těchto úřadech už kvůli tomu, že nás tlačí legislativa. Zvládli jsme mnoho změn a zvládneme i tuto technickou transformaci," říká mluvčí Miroslava Bardůnková z Finančního ředitelství v Praze.
K digitalizaci poslouží i nově zavedená služba takzvaných elektronických faktur. Firmám k jejich použití stačí navštívit webový portál příslušné banky, čímž mohou ušetřit hlavně čas s papírováním.
