Pojistěte si proplacení faktury smlouvou

Nesepisuji obchodní smlouvy na každou zakázku a zajímá mě, jak si pojistit, že mi partner služby zaplatí. Má nějakou právní sílu, pokud si nechám fakturu podepsat svým obchodním partnerem? Znamená jeho podpis, že souhlasí s uhrazením částky, je pro něj závazný? Dále by mě zajímalo, jak dlouho musím svoje faktury archivovat?

J. Krupička, Slaný

Vaše otázka je velmi trefná, dodavatelé často význam právní síly faktur přeceňují. Vystavená a poslaná faktura sama o sobě nezakotvuje povinnost odběratele ji uhradit. Není de facto ničím jiným než jednostrannou výzvou k zaplacení určité částky. Podpis na faktuře je pouze důkazem o tom, že faktura byla odběrateli doručena. Povinnost ji zaplatit vyplývá ze smlouvy uzavřené mezi odběratelem a dodavatelem.

Pouhý podpis odběratele na faktuře není možné považovat za souhlas s uhrazením fakturované částky. Souhlas odběratele je ale možné na faktuře vyjádřit. Musí však mít dostatečně konkrétní podobu. Nejlépe, pokud odběratel výslovně uvede, že se zavazuje fakturovanou částku zaplatit. Prohlášení může být na faktuře předtištěno dodavatelem a odběratel je jen podepíše. Je však vždy otázkou konkrétního případu, zda tento postup bude obchodním partnerem přijat.

V souvislosti s položenou otázkou lze doporučit, aby při bezhotovostní úhradě fakturované částky byl na faktuře uveden požadavek na identifikaci platby odběratele variabilním symbolem shodným s číslem faktury.

Je-li toto opatření odběrateli respektováno, může mít velký význam v případě, že dojde k úhradě pouze části fakturované částky. Tehdy totiž platí, že odběratel částečnou platbou uznal celou fakturovanou částku, pokud neprokáže opak.

Pro posílení pozice dodavatele v případě neuhrazení faktury je zároveň vhodné, aby vždy trval na doručení písemné objednávky. Není-li to technicky možné před doručením faktury, může odběratel potvrdit objednávku svým podpisem i při převzetí faktury. Z podepisovaného dokladu však musí vyplývat, že jde o potvrzení objednávky učiněné již dříve například elektronicky.

Ohledně archivace faktur ze zákona o účetnictví vyplývá povinnost uchovávat je po dobu pěti let od konce účetního období, kterého se týkají.

V případě, že jde o fakturu vztahující se k obchodu v hodnotě nad 15 tisíc eur (v přepočtu asi 375 tisíc korun), musí podnikatel dokument uchovávat po dobu deseti let.

Odpovídá: Martin Bohuslav

advokátní kancelář Ambruz & Dark