Kancelář za pár stovek měsíčně

Firmy, které poskytují pronájem takzvaných virtuálních kanceláří se shodují v tom, že zájem o ně z roku na rok vzrost dvojnásobně. Proč? Protože jsou na provoz levné, snadno se dají zřídit v podstatě kdekoliv a v případě neúspěchu jdou jednoduše zavřít.

Svůj podíl na tom má i finanční krize a její důsledky.

Dobrá adresa není problém

Zjednodušeně řečeno jde o to, mít funkční kancelář se vším všudy ale nemuset se o ní starat. Žádné čistění koberců, mytí oken, vytápění, sledování příchodů a odchodů zaměstnanců, žádné hádky kvůli klimatizaci.

Jde o místo většinou ve výstavní budově, s prestižní adresou, kam může chodit firemní pošta a klienti na jednání.

Virtuální kancelář totiž můžete mít tam, kde to je pro váš byznys nejvýhodnější. "Ačkoliv bydlím
v Berouně, pronajímám si služby kanceláře se sídlem v Praze," říká Jiří Kmoch, investiční poradce a majitel konzultační firmy Latvio. "Dokonce si mohu dát na své internetové stránky i fotku byznys centra, kde svou kancelář mám. Pro mou práci je to prestižnější a teď, v době krize i nejefektivnější řešení." dodává Jiří Kmoch. A navíc - kdyby se mu přestalo dařit, nepropadne mu kauce, která se běžně skládá při pronájmu klasických nebytových prostor.

"Virtuální kancelář používám už dva roky. Stojí to zhruba 25 tisíc korun za rok a úspora oproti nákladům na normální kancelář je někde u 150 tisíc korun," popisuje svou zkušenost jiný podnikatel - Marek Beneš z poradenské společnosti eMCommunications.

Jak funguje provoz

K základním funkcím kanceláře úplně postačí vám dodaná asistentka. Eviduje každý došlý dopis do "knihy došlé pošty". Jednou ze společností, která provozuje virtuální kanceláře je Smart office. "Naši klienti mají on-line přístup do své kanceláře a získají tak okamžitý přehled o příchozí poště, hovorech nebo faxech odkudkoliv na světě," říká ředitel této společnosti Josef Jaroš. Další využití si volí klient sám. Asistentka může dopis otevřít, naskenovat do formátu pdf a e-mailem vám ho poslat.

Originály dopisů, faktur a dokladů pak zašle třeba jednou za měsíc, kam si klient přeje. Pokud nechce poštu otvírat, asistentka ji rovnou přepošle na místo určení. Cena za tyto služby se pohybuje do 200 korun za měsíc. U některých provozovatelů je tato služba při roční platbě nájemného zdarma.

Telefon buď zvedá telefonní asistentka, která se představí jménem klientovy firmy, nebo ho na něj přepojí automat. Zvenku nikdo nic nepozná.

Veškerá technika k dispozici

Do rozšířené nabídky provozovatelů virtuálních kanceláří patří pronájem skutečných kanceláří a konferenčních místností. Do kanceláře se vejdou čtyři osoby, zasedačky mívají tak 30 m2 a kolem stolu se pohodlně usadí 10 až 12 lidí.

Pokud podnikatel chce udělat pro svého klienta prezentaci a potřebuje k tomu projektor nebo plazmovou televizi, stačí si jen říct. "Pronájem konferenční místnosti s audio- a videotechnikou klientům poskytujeme už od 300 korun bez daně za hodinu," říká Rostislav Gallo, ředitel společnosti Kancelář Plus.

V normální kanceláři je možné použít třeba počítač, internet, kopírku, skener nebo fax a cenově to vyjde tak na polovinu než "zasedačka". "Na požádání poskytujeme také například zápis z jednání," říká Irena Janíková z firmy Comeflex Consulting. Všechno sice stojí nějaké peníze (viz tabulku), ale platí se jen za čas, po který je technika zapůjčená, a stejně tak jen za dobu, kterou v opravdové kanceláři či jednačce všichni prosedí."

Nájem za hubičku

Největší plus je nízký nájem. Ani přestěhování firmy na okraj města není výhodnější. Zatímco nájem typické kanceláře stojí kolem 30 tisíc korun měsíčně,pronájem virtuální kanceláře se pohybuje už od několika set korun.

Na cenu má vliv poloha. Jestliže virtuální kancelář v Pardubicích stojí šest až osm set, IBC Příkop
v centru Brna už přijde na 1500 korun. Pražský Žižkov vyjde na 1600 korun a Ovocný trh
v Praze 1 může stát až pět tisíc korun měsíčně.

S prvním nájmem se často platí ještě takzvaný zřizovací poplatek. Nebývá však vyšší než tři tisíce korun. "I tak se roční úspora pohybuje v řádech desetitisíců korun," říká Jana Babůrková, obchodní manažerka firmy Smart office.

Jakým podnikatelům se hodí nejvíce

1. Začínajícímu živnostníkovi
2. Společnostem expandujícím do nových regionů
3. Podnikatelům, kteří nechtějí mít sídlo své firmy registrované na adrese svého trvalého bydliště
4. Firmám, jejichž manažeři jsou převážně na cestách a administrativní servis potřebují jen příležitostně