Nenechávejte dokumenty ležet ladem

Zdá se vám číslo vyjadřující roční dokumentové náklady na hlavu přehnané? Podle analýz jen necelá desetina připadá na viditelné položky - toner, papíry nebo opotřebení tiskáren. Započíst však musíte také práci IT administrátorů, cenu za vytváření nejrůznějších kopií, jejich sešívání a rozdělování zodpovědným zaměstnancům, zakládání do šanonů, třídění a podobně.

A pozor - ještě jsme nezmínili zbytečný tisk. Zaměstnanci nedbají ekologických výzev a tisknou celé dokumenty znovu a znovu i v případě, že v nich došlo jen k drobným změnám. A samozřejmě: po dovolených výrazně roste spotřeba barevných tonerů. Náklady naštěstí můžete výrazně omezit zabránit nasazením systému pro správu dokumentů.

Stránka ke stránce a ušetříte miliony...

Pokud chcete při tisku ve firmě ušetřit, stačí dodržet několik jednoduchých zásad. Předně pořiďte tiskárny stejného typu. Tím ušetříte prostor pro skladování tonerů, zjednodušíte servis, sjednotíte obsluhu a ještě máte šanci vyjednat s dodavatelem množstevní slevu.

Druhý krok je těžší. U většiny zaměstnanců je zbytečné, aby měli v kanceláři vlastní tiskárnu. Multifunkční zařízení na chodbě dokáže tisknout rychleji a podstatně levněji. Propojením s čipovými kartami je navíc možné, aby si zaměstnanec vyzvedl tiskovou úlohu, kterou odeslal ze svého počítače, tabletu nebo smartphonu, na libovolné tiskárně, kolem níž zrovna jde - a může být na jiném patře nebo v jiné budově.

Za druhé zaveďte přísnou kontrolu. U společné tiskárny umístěné na chodbě je člověk aspoň částečně pod kontrolou tím, že si pro vytištěné materiály musí zajít pod bedlivým dohledem ostatních. Již zmíněné propojení s čipovými kartami, které stejně většina firem používá, s sebou navíc přináší možnost snadno spočítat, kolik který zaměstnanec za určité období vytiskl stránek.

Nenechte skenery zahálet

Tisk dokumentů je jen jednou částí práce s nimi. Spousta dokumentů všeho druhu do firmy vstupuje a je potřeba s nimi dále efektivně pracovat. Velká část tiskáren přitom umí nejen tisknout, ale i skenovat. Zrovna skenování však příliš firem systematicky nevyužívá. Není divu: samotné skenování je totiž takřka k ničemu. Aby měla práce s převáděním dokumentů do digitální podoby smysl, je totiž potřeba dokumenty dále zpracovat.

Naprostým základem je přidání textové vrstvy do naskenovaného PDF, které je od tohoto okamžiku možné prohledávat. Dokumentový systém pak může v textových informacích vyhledat údaje, které mu pomohou s dalším automatickým zpracováním dokumentu. Snadno například rozpozná fakturu od dodacího listu nebo standardního úředního podání. Podle toho vyhledá v dokumentu potřebné informace, například IČ nebo částku, a rozhodne se, co s ním udělá dál.

To zní jednoduše, ale zkuste uvedené možnosti domyslet do důsledků. Zapomeňte na zástup sekretářek, které berou každý příchozí dopis několikrát do ruky a složitě s ním pracují, přičemž samozřejmě tu a tam udělají chybu. Nahraďte ho jednou pracovnicí, která prostě vloží dokument do skeneru a stiskne to správné tlačítko.

Skener pak, jak již bylo řečeno, vytvoří digitální kopii. Rozpozná typ dokumentu a uloží jej třeba na server do správné složky - zvlášť ukládá faktury, zvlášť dodací listy, zvlášť objednávky, a tak dále. Pokud jde o fakturu, automaticky ji odešle do účtárny a rozpoznané údaje rovnou vloží do účetního systému, takže ho účetní jen zkontrolují.

Než maily doputují na místo určení, vzniká potřebný počet digitálních kopií, které se automaticky ukládají, kam se ukládat mají, v případě potřeby se na té správné tiskárně tisknou papírové kopie, aby mohly být založeny ručně.

Pořádek znamená úsporu času

Že systém pro zpracování dokumentů není výsadou čistě kancelářských profesí, dokazuje v praxi výrobce nemocničních lůžek, firma Linet. Ta nasadila dokumentové řešení Therefore společnosti Canon pro práci s výkresovou dokumentací a marketingové materiály. Díky podpoře vývojářské platformy Canon MEAP může Therefore velmi úzce spolupracovat s multifunkčními zařízeními Canon, takže není třeba měnit všechny tiskárny a pořizovat nové skenery.

Přesto, že digitalizace výkresů rozhodně není triviální záležitostí, Vlastimil Jahoda, vedoucí technologie ve společnosti Linet, si nasazení dokumentového systému pochvaluje: "Průměrná doba zpracování jednoho výkresu byla přibližně dva týdny, což některé projekty komplikovalo. Po nasazení systému pro správu dokumentů je průměr pět pracovních dnů, v drtivé většině případů však nezabere více než jediný pracovní den."

Nasazení systému s sebou přináší výrazné snížení tiskových nákladů a možná ještě větší snížení nákladů na zpracování dokumentů. "V českých výběrových řízeních je patrný silný tlak na cenu," říká Stanislav Mozga z Canonu. "Správě nakonfigurovaný systém pro správu dokumentů ušetří po jednorázové investici větší organizaci řádově miliony korun ročně."

Kromě nemalých úspor budete mít konečně ve firemních dokumentech pořádek. Už dávno se nevedou spory o tom, jestli je lepší mít dokumenty v podobě papírové nebo digitální. Obě mají své výhody i nevýhody a v některých případech dokonce musíte archivovat papírové verze dokumentů povinně. Důležité je, aby bylo možno s dokumenty správně pracovat, aby firma dokázala efektivně vytěžit správné informace.

To znamená, že dokumenty musí být správně roztříděné, musí se jednoduše prohledávat a automaticky zpracovávat. Podobně jako průmyslová revoluce postupně odstranila takřka všechnu těžkou fyzickou dřinu, digitální revoluce nás může zbavit nudné rutinní práce.