Porady dnes připomínají workshopy. Mladí se do nich chtějí aktivně zapojit

Mladá generace chce být aktivní součástí porad, vyjadřovat během nich svůj názor a vymýšlet nové nápady. Hravé a tvořivé schůzky, jejichž obsah vytvářejí všichni účastníci, proto nahrazují tradiční formát, kdy informace plynuly jen jedním směrem, od řečníka k posluchačům. Zároveň se místo pravidelných schůzek stále častěji svolávají porady jen v případě, že je potřeba řešit konkrétní problém. "S nástupem nové generace se porady stále častěji vedou formou workshopů," říká Dora Grimová ze společnosti Deloitte.

HN: Objevují se v oblasti porad nějaké zajímavé trendy?

Jednou z nových forem mítinků je "speed dating", při kterém posluchači sedí v různých zasedacích místnostech a postupně k nim přicházejí řečníci, kteří jim v rychlosti něco odprezentují. Mají pouze krátký čas, takže musí být co nejvěcnější. Dalším trendem jsou "stand-up meetingy", tedy porady vestoje. Na nich mohou mít účastníci tendenci rychle schůzku ukončit. Je ale otázkou, jestli je to z důvodu efektivity, či bolavých nohou. Existuje už také řada aplikací, které jsou speciálně určené k vedení porad, obsahují veškeré materiály, agendu, logistické údaje i chat na psaní s účastníky.

HN: Řada lidí vnímá porady jako ztrátu času. Jak vést schůzku tak, aby měla smysl a byla přínosná?

Nejdůležitější je zapojit do porady všechny účastníky. Můžete se například kolegů zeptat, o čem by se rádi bavili. Když na program zařadíte body, o kterých sami chtějí diskutovat, tak pro ně schůzka začne být důležitá. Během mítinku jim můžete položit otevřenou otázku nebo jim zadat drobný úkol. To uvítají hlavně mladí lidé, kteří chtějí říct svůj názor, vymýšlet nové nápady a tvořit. S nástupem nové generace se proto dnes porady stále častěji vedou formou workshopů.

HN: Které konkrétní metody se přitom dají použít?

Je dobré vnést do schůzky prvek hry. Dají se k tomu využít tabule, lepicí papírky nebo moderní technologie. Účastníci se mohou například přes mobil napojit na obrazovku a navzájem sdílet zajímavé materiály. Díky této interakci se cítí součástí porady a následně lépe plní úkoly, které ze schůzky vyplynou.

HN: Jak správně vybrat okruh lidí, které na schůzku sezvat?

Občas na poradě přemýšlíme, proč tam vůbec jsme. Byli jsme pozváni, protože spadáme do nějakého týmu, ale dané informace pro nás nejsou užitečné. Řešit se to dá tím, že se sejde celé oddělení, probere společné body a pak se schůzka rozpadá do menších skupin, v rámci nichž se řeší konkrétní problémy s lidmi, kterých se to týká.

HN: Co by měla zahrnovat příprava na poradu?

Je třeba si uvědomit, proč poradu svoláváme a co je jejím cílem. Vedoucí porady by měl sepsat body, kterým se bude schůzka věnovat, a určit, kolik času je na každý z nich potřeba. Agendu by měl poslat účastníkům ideálně tři až čtyři dny před schůzkou a požádat je, aby se připravili. Praxe je ale často taková, že materiály otevíráme chvíli před mítinkem. Pomoct může, pokud podklady budou stručné a jasné.

HN: Jak dlouho by měl mítink trvat?

Doporučená délka efektivní schůzky je zhruba 40 minut až hodina. Po delší době už lidé ztrácejí pozornost. Je dobré začít přesně, i když na místě nejsou všichni. Nemarníte tak čas těch, kteří dorazili včas. Stejně tak by se měl dodržovat časový rámec pro jednotlivé body.

HN: Jak zvolit vhodné místo a čas?

Ideální doba na schůzky je ráno a dopoledne, protože ještě nejsme unaveni po celodenním koloběhu. Nicméně ne vždy je to možné. Pokud se koná mítink odpoledne, je potřeba zkrátit ho a ještě více zapojit účastníky. Co se místa týče, je dobré občas zkusit nějakou změnu. Pokud se každý týden scházíte se stejnými lidmi na stejném místě, může se z toho stát přílišná rutina. Tu můžete rozbít tím, že dáte pryč stoly a sednete si do kroužku, vyzkoušíte mítink vestoje nebo půjdete někam pryč z budovy.

HN: Kdo všechno by se měl na vedení porady podílet?

Některé role by měly být pevně dané. Především by všichni účastníci měli vědět, kdo poradu řídí. Úkolem tohoto člověka je hlídat časový rámec a udělovat slovo. Vedoucí porady přitom nemusí být hlavním řečníkem. Mluvčí se také mohou střídat, což vnese do porady vítanou změnu. Měl by tam být také někdo, kdo dělá zápis.

HN: Jak by měl zápis vypadat?

Neměl by být dlouhý, ale naopak jasný, stručný a rozdělený do bodů. Měl by obsahovat to, co bylo dohodnuto, jaké další kroky budou následovat, kdo je za ně zodpovědný a jaký je termín. Schůzka, ze které tyto informace nevyplynou, není příliš efektivní.

HN: Dá se nějak vyhodnotit úspěšnost schůzky?

Ideální situace je, pokud vedoucí porady sbírá zpětnou vazbu. Jednak už během mítinku z reakcí posluchačů dokáže určit, jestli dávají pozor, a tudíž jestli je téma zajímavé a přínosné. Zároveň by se měl na konci zeptat ostatních, jaký ze schůzky mají pocit. Spousta porad naráží na to, že tam trávíme příliš času, ale moc se toho nedozvíme ani nevyřešíme. Proto lidé po několika minutách sahají po telefonech a pod stolem si vyřizují další věci.

HN: Mělo by se používání mobilů během porad zakázat?

Lepší cesta než zákazy je jasné stanovení pravidel. Velmi dobře funguje, když si je sestaví účastníci společně. Pokud si lidé sami sepíšou pravidla, tak je spíše dodržují. Je jim hloupé chodit pozdě, odcházet dřív nebo vytahovat telefon, když to byla vlastně jejich myšlenka.

HN: Oblíbené jsou konferenční hovory. Liší se od běžných mítinků?

Konferenční hovory šetří čas, ale jejich efektivita pokulhává. Tato forma porad by určitě měla být krátká, protože je náročné udržet při ní pozornost. Pomůže, pokud přidáte obraz a uděláte z ní videokonferenci. Dobré je také, pokud se účastníci hovoru už dříve potkali osobně, potom společně vymyslí mnohem více věcí, než kdyby se nikdy v životě neviděli.

HN: Existuje doporučený způsob, jak schůzku začít a ukončit?

Mítink by měl začínat v uvolněnějším duchu. Je vhodné zeptat se, jak se ostatní mají, a pár minut věnovat tomu, co je nového. Tím se navodí příjemnější atmosféra. Stejně tak by se měla porada ukončit optimisticky, ať už je situace jakákoliv. Aby byla porada efektivní, lidé by se z ní měli rozcházet pozitivně naladěni a motivováni do dalších úkolů.