Staré dobré nástěnky z firem hned tak nezmizí, říká specialista na interní komunikaci

Petr Kopáček z Hamé míní, že ani v době Twitteru a jiných sociálních sítích nezmizí z firem coby nástroj interní komunikace staré dobré nástěnky nebo tištěné podnikové noviny. Sám má možnost srovnávat: jako mluvčí generálního ředitelství Hasičského záchranného sboru zažil státní správu v těžké zkoušce v době povodní. Poté budoval interní komunikaci v čerstvě vznikající soukromé firmě Leo Express a dnes má totéž na starosti v podniku se dvěma tisíci lidmi a sedmi závody.

HN: Je těžké správně zacílit interní komunikaci, když jsou ve firmě na jedné straně dělníci u pásu a vysocí manažeři na straně druhé?

Určitě je to rozdíl třeba proti státnímu úřadu. Tam jsme všichni měli počítače a přístup do firemních mailů, navíc jsme byli soustředěni v jedné budově, tak je pak snazší všechny oslovit jedním mailem. Kdežto když máte výrobní firmu, kde je tolik výrobních závodů roztroušených po celé zemi a kde navíc ne všichni zaměstnanci mají přístup k firemním počítačům, je to složitější. Tam se bez starých dobrých nástěnek skutečně neobejdete. A jsem naprosto přesvědčen, že se firmy ani dnes neobejdou bez těch dalších starých, ale osvědčených metod, jako je papír a osobní styk ředitele a managementu se zaměstnanci.

HN: Co dalšího se vám osvědčilo?

Osobní kontakt. Takže pořádáme třeba akce, kdy se lidé z daného závodu sejdou a opeče se třeba sele nebo se sportuje. Jde o to, že zaměstnanci tak mají šanci se v neformální atmosféře pobavit i s nejvyššími šéfy. Děláme to jednou dvakrát do roka, nejčastěji v létě, a má to úspěch. Pokaždé se sejdou desítky lidí. Skvělé bylo i to, když jsme s kolegy čistili břeh řeky Moravy. A taky nám dobře fungují interní soutěže. Vydáváme i firemní časopis, a to jak v elektronické podobě, tak v tištěné formě − právě proto, že někdo stále ještě dává přednost této podobě a ne všichni lidé mají v podniku přístup k elektronickým terminálům internetu. Papír rozhodně není přežitek. Zaměstnanci výtisk dostávají čtvrtletně spolu s výplatnicemi. Snažíme se, aby si tam našel každý něco, jak topmanagement, tak ostatní. A je to taky způsob, jak dát lidem z jednoho závodu vědět, co se děje na jiných pracovištích, protože se o to samozřejmě zajímají. Zveřejňujeme v něm třeba informace o nových produktech, aktuality ze závodů, důležité personální změny a nesmí chybět kuriozity či soutěžní křížovka. Takže je to mix pracovních informací a zábavy. Teď nám navíc velmi dobře zafungoval casting na děti zaměstnanců.

HN: Casting?!

Ano. Vyhlásili jsme mezi našimi zaměstnanci a jejich dětmi interní castingy a mělo to velmi pozitivní ohlas. Jde o to, že vybrané děti budou mít tvář na našich výrobcích Hamé. Což velmi dobře zafungovalo, přihlásila se více než padesátka dětí. Potěšilo mě to, protože člověk vidí, že se zaměstnanci nestydí za naše výrobky a že je to pro ně vlastně čest mít tváře svých dětí na obalu. Stejně tak je pokaždé úplná "rvačka" mezi lidmi o to, čí dítě bude na titulní straně našeho dětského časopisu Hamánek, který vydáváme pro rodiče.

HN: Jak se dá vlastně poznat, že interní komunikace ve firmě funguje?

Třeba podle postoje rodin zaměstnanců a podle toho, co sami dělají ve svém volnu. Člověk by si řekl, že jsou rádi, když jdou z práce domů. Jenže když slaví nějaké výročí a mají soukromou oslavu, tak se často stává, že jim rodiny a přátelé dají dorty v podobě Májky či jiných našich výrobků. Je to potvrzení toho, že i jejich okolí vnímá naši firmu jako renomovanou, když ani v soukromí neváhají dát najevo svou příslušnost k podniku a pozitivně se s ním identifikují. I to je role interní komunikace, když rodiny zaměstnanců vědí, že jejich blízcí pracují v seriózní firmě, a neváhají se pochlubit fotkami z rodinných oslav s našimi výrobky.

HN: Chodíte vy sám mezi zaměstnance do výroby?

Rozhodně. Jen díky tomu, že se člověk neuzavře v kanceláři, ale že má s lidmi ve firmě osobní vztah a často s nimi komunikuje, se dozví řadu věcí, které by se mu jinak nedonesly. Třeba pracovní i mimopracovní, sportovní a jiné úspěchy zaměstnanců. Například naše pracovnice vyhrála celorepublikovou soutěž v obsluze vysokozdvižného vozíku, tyto úspěchy samozřejmě rádi zveřejníme ve firemním časopise a oceníme.

HN: Společnosti se rády chlubí tím, jak mají propracovanou vnitřní komunikaci, sázejí třeba na vyskakovací okénka v počítačích, Instagram… Co má šanci dlouhodobě přežít?

Podle mě je důležité zachovat si zdravý selský rozum. Není nutné komunikovat všechno se všemi okamžitě a přehltit tak lidi informacemi. Dnes se jich valí na každého z nás denně až moc, ale osobní kontakt je stále hrozně důležitý.

HN: Kam se tedy podle vás posouvá interní komunikace?

Jedním z trendů je stále užší spolupráce mezi úseky komunikace, HR a marketingu. To se pak odráží v loajalitě zaměstnanců, výchově talentů v rámci firmy i v lákání a náboru těch nových zaměstnanců − my například jako řada jiných společností vypisujeme finanční benefity za přivedení nových pracovníků. A pak je to samozřejmě také větší demokratizace ve firmách. Šéf už není někdo, kdo má vždy pravdu, ale prosazuje se mnohem více dialog. Zaměstnanci jsou vnímáni jako partneři managementu a častěji funguje obousměrný komunikační tok − management se více zajímá o to, jak věci vnímají níže postavení zaměstnanci, a ti zase dávají lepší zpětnou vazbu a připomínky vedení. O to důležitější je osoba ředitele. Pokud on vnímá, jak důležitá je vnitřní komunikace, pak všechno může správně fungovat.

HN: Tedy šéfovské dveře kdykoliv otevřené?

Řeknu konkrétní příklad. V jedné z institucí, kde jsem dříve působil, vládla atmosféra nejistoty až strachu. Stále přicházeli noví lidé, ti po čtrnácti dnech zase odcházeli, protože jim nikdo neřekl, co vlastně mají dělat. Katastrofální vnitřní atmosféra souvisela i s ošklivou a nepraktickou budovou, kde instituce sídlila, říkali jsme tomu "dům hrůzy". A tato instituce měla dokonce prosím pěkně samostatné oddělení interní komunikace. Takže není až tak důležité, jaké formy podnik zvolí, ale jak to v praxi funguje. A v tom je role šéfa velmi podstatná. Roli hraje i firemní historie. Konkrétně Hamé je třeba příklad společnosti, která vyrostla na Slovácku z malé firmičky a stále v ní přetrvává duch tradiční firmy, kde pracují celé rodiny, někdy i generace, a jsou na to hrdé.