Od píchaček k pružným docházkovým systémům

Docházkové systémy slouží typicky k automatizaci procesů, které souvisí se sběrem dat o pobytu zaměstnance na pracovišti. Nereprezentují ale pouhou digitální variaci na historické píchačky s hodinami a papírovými kartami, jež sloužily k zaznamenávání příchodů a odchodů. "Dříve jsme znali docházkové systémy spíše jako 'píchačky', které byly pevně zabudované někde ve vstupní hale budovy společnosti. Dnes si pod pojmem docházkový systém představíme komplexní řešení správy docházky zaměstnanců, kteří mohou do tohoto systému přistupovat vzdáleně přes mobilní zařízení, ať již ze svého domova, nebo třeba ze služební cesty v zahraničí," vysvětluje Libor Ježek, manažer servisního centra společnosti Xertec.

V současnosti hrají docházkové systémy významnou roli v realizaci řady podnikových procesů. Primárně samozřejmě asistují v oblasti řízení lidských zdrojů. Umožňují plánovat směny, vyhodnocovat docházku nebo generovat podklady pro výpočet mezd. Mimo jiné samozřejmě minimalizují lidská pochybení spojená se zaznamenáváním pracovní doby.

"Docházkové systémy, pokud mají sloužit jako nástroj pro zjednodušení administrativy spojené s evidencí odpracované doby a současně umožňovat efektivní kontrolu pro nadřízené, musí počítat se všemi alternativami výkonu práce. Záleží na organizaci, jaký model svým zaměstnancům umožňuje," říká Lubomír Šmíd, produktový ředitel ve společnosti EFG CZ, a dodává: "Typicky ve sféře služeb je tento způsob častý. Pracovníci, pokud pracují na úkolových projektech, mohou dnes běžně pracovat z domu, případně jinde mimo kancelář. Terénní pracovníci také potřebují vykazovat pracovní dobu či čas strávený u klientů. Ať už z pohledu kontroly jejich vlastní docházky, ale např. i pro možnost vyúčtování poskytnutých služeb. Systémy se těmto trendům přizpůsobují."

Rozvoj funkcionalit

Mezi standardní funkcionality docházkových systémů patří plánování pracovní doby, sledování reálné docházky či hodin strávených prací a monitorování přesčasů, absencí či dovolených. Na trhu jsou k dispozici dva základní typy nabídek. Jednu reprezentují samostatné informační systémy, které se na oblast evidence docházky v podstatě specializují. Zástupci druhého typu tvoří součást jiného, obvykle rozsáhlejšího informačního HR systému. Ten nabízí vysokou míru vzájemné integrace jednotlivých modulů. Data z nástrojů pro sledování docházky přímo a automaticky vstupují do souvisejících procesů, zejména do mzdových agend, správy benefitů nebo hodnocení zaměstnanců. Samostatné docházkové systémy ale s napojením na řešení třetích stran počítají rovněž a nabízejí příslušná rozhraní. Vzájemnou kompatibilitu nástrojů je ale vhodné předem prověřit.

"Kvalitní docházkový systém je pro firmu podporou při zavádění alternativních forem organizace a výkonu práce. Dokáže totiž zajistit splnění legislativních požadavků a zároveň minimalizovat nutnou administrativu," říká Vojtěch Klimeš, ředitel vývoje OKbase ve společnosti OKsystem, a představuje také zcela praktické přínosy: "Při práci z domova zajistí rychlý přehled o lidech na pracovišti i na home officu; u terénních pracovníků může zajistit kontrolu práce v předem definované lokalitě a čase. Při zkrácených úvazcích pak přehledný nástroj pro plánování směn umožní dobře zvládnout větší počet zaměstnanců a sladění jejich individuálních požadavků."

Samostatnou kapitolu trhu docházkových systémů představují jejich inovace a přizpůsobování okolním trendům v technologiích a byznysu. Zatímco v průmyslu plní svou elementární úlohu, ve službách plně neodpovídají potřebám moderního byznysu. Pro jeho účely vykazování přítomnosti na pracovišti nebo v pracovním procesu jako takovém nepostačuje. Firmy orientované na poskytování služeb potřebují své zaměstnance hodnotit ve větší šířce i hloubce, s vyšším zohledněním jejich produktivity.

"Model 'píchaček' často přetrvává ve velkých výrobních firmách, kde fyzická identifikace nejen zajišťuje přesnost záznamů, ale může být podkladem a informací o přítomnosti zaměstnanců v různých kritických situacích a pro detailní vyhodnocování produktivity práce. V řadě společností je ale princip oboustranné důvěry přínosem, kdy jak zaměstnanec, tak i zaměstnavatel mají zájem efektivně sledovat skutečnou práci na projektech či zakázkách. Řada zaměstnavatelů pak volí různé formy kompromisu dle provozních podmínek firmy," dodává Vojtěch Klimeš ze společnosti OKsystem.

Začátek a konec docházky lze sledovat prostřednictvím různých technologií a úkonů. Nejrozšířenější typ představují nejrůznější autentizační prostředky, jimiž se zaměstnanec prokazuje při příchodu na pracoviště. Typicky jde o různé bezkontaktní karty nebo vstupní kódy. Kancelářská práce se dnes povětšinou neobejde bez služeb osobního počítače. Některá řešení pro evidenci docházky tedy sledují přítomnost jako interval mezi ranním zapnutím a odpoledním vypnutím počítače.