Systémy ERP se mění v otevřené integrační platformy

Firemní investice do informačních technologií v loňském roce díky ekonomickému oživení a sílícímu optimismu rostly. Důvěra v budoucí vývoj ale nebyla jediným jevem, který doprovázel očekávání spojovaná s koncem pandemie. Specialisté společnosti Panorama Consulting ve své zprávě ERP Report 2022 uvádějí, že zájemci o nové systémy pro řízení podnikových zdrojů neboli ERP zdůvodňovali motivy jejich pořízení především efektivitou, mobilitou a zdokonalením procesů. Přímo či nepřímo reagovali na dva nové aspekty byznysu, jež zviditelnilo pandemické období.

Organizace musí do budoucna počítat s hrozbou rozsáhlých narušení dodavatelských řetězců a s vynucenou absencí zaměstnanců na pracovištích. Zatímco první zkušenost zjevně přetrvá a zvýší četnost svého výskytu i kvůli probíhajícímu válečnému konfliktu na Ukrajině, druhá mnoha podnikům otevřela cestu k praktickému ověření alternativních či hybridních pracovních modelů. Dnes od nich odvíjejí potenciální úspory plynoucí z redukcí kancelářských prostor, a navíc dosahují větších úspěchů a efektů při slaďování profesních a osobních životů zaměstnanců.

Výběr softwaru a změny v zavádění

V současném vysoce konkurenčním prostředí nezbývá organizacím nic jiného než postupně nahrazovat své zastaralé podnikové systémy moderními. Podle konzultantů společnosti Panorama Consulting totiž roste potřeba efektivního a rychlého zpracování dat. Bez analytického vhledu do vývoje provozu a hospodaření podniku lze jen obtížně zlepšovat zákaznickou zkušenost nebo optimalizovat procesy v dodavatelském řetězci. Konkurence navíc analogické operace provádí v reálném čase a nad velmi rozsáhlými soubory dat. To jsou vlastnosti a schopnosti, jež starým aplikacím z oblasti ERP obvykle chybí.

Rozhodnutí o pořízení nového informačního systému by mělo zohledňovat cíle a potřeby organizace v pěti‑ až desetiletém horizontu. Následně dojde na výběr vhodných aplikací. Doba, kdy podniky volily řešení jednoho dodavatele, už skončila. Většina jich, jak dokládá zpráva ERP Report 2022, kombinuje produkty více výrobců. Aplikují přístup označovaný termínem best‑of‑breed, tedy nejlepší produkt v dané kategorii či daného typu. Vedle specializovaných samostatných programů a služeb využívají částečně nebo plně integrované.

„Výběr dodavatele ERP je úzce spjatý s tím, jak podnik uchopí digitální transformaci. Některé přistupují k digitalizaci jako k jakési skládačce a vybírají si jednotlivé stavební kameny izolovaně. Jiné naopak vybírají mezi ERP, jež co nejvíce pokryjí jejich klíčové procesy,“ říká Ivo Procházka, senior local sales representative ve společnosti Ness Czech.

Klíč pro optimální volbu řešení a jejich dodavatelů představují prioritní funkční oblasti. Potřeby podniku, který do popředí staví provoz a správu dodavatelského řetězce, budou výrazně odlišné od potřeb firmy s preferencí rozvoje zákaznické zkušenosti. „Dávno pryč jsou časy, kdy firmy přicházely s požadavkem: ‚Máme dané procesy, nasaďte na ně ERP.‘ Dnes zákazníci spolu s implementací očekávají nejen pokrytí firemních procesů, ale také přidanou hodnotu ve formě informací, které posunou jejich byznys dál. Očekávají doplnění know‑how z daného oboru, chtějí zkušeného implementačního partnera,“ rozvíjí téma výběru dodavatele Tomáš Smutný, generální ředitel společnosti QI Group.

Zpráva ERP Report 2022 naznačuje, že častý přístup organizací k výběru počítá s implementací řešení od některého velkého dodavatele. Následně jej rozšiřují o další moduly stejné provenience nebo o nástroje a doplňky třetích stran. „Z pohledu majority lze konstatovat, že stále dominuje ortodoxní přístup v podobě univerzálního komplexního ERP. Ale situace se mění a jsou vertikály, kde již dominují řešení specializovaná, složená z více heterogenních subsystémů,“ říká k tématu výběru dodavatele Lukáš Ontl, vedoucí oddělení inovací a rozvoje produktů ve společnosti Asseco Solutions. „Osobně si myslím, že doba komplexních univerzálních řešení již svůj boom zažila a v této oblasti nás čeká významná transformace. Tím neříkám, že tato ERP řešení již nebudou mít tržní potenciál, ale věřím, že se bude postupně snižovat ve prospěch heterogenních řešení pracujících na jednotné datové, či spíše integrační platformě.“

Přístup tuzemských průmyslových podniků přibližuje také Vladimír Bartoš, ředitel pro strategii ve společnosti Minerva Česká republika: „Čím hlouběji se české výrobní podniky v digitalizaci pouštějí, tím méně jsou použitelní univerzální dodavatelé systémů ERP. Naši zákazníci dnes hledají nejen dodavatele informačního systému, ale i partnera, který jim řekne, jak změnit podnikové procesy, aby byly co nejefektivnější, a pak jim změnu pomůže zrealizovat.“

Převaha cloudového modelu

K poměrně zajímavým zjištěním letošního ročníku studie společnosti Panorama Consulting patří relativní neatraktivnost čistě cloudových podnikových systémů. V dotazovaném vzorku je sice do svého aplikačního mixu zařadilo 65 procent respondentů, zbývajících 35 procent ale upřednostnilo model on‑premises. Cloudové aplikace mají za sebou bezmála 20 let vývoje, prokázaly své kvality a zejména nabízejí vysoký integrační komfort. Konzultanty společnosti Panorama Software výsledek rovněž překvapil. Důraz kladený na zpracování dat v reálném čase vede podniky k přirozenému nasazení a využití cloudových technologií.

Proč se organizace vyhýbají cloudovým systémům? Více než třetina z těch, které tak loni učinily, se odvolává na riziko bezpečnostního selhání. Zhruba 16 procent se obává ztráty dat nebo problémů s konektivitou. Necelých pět procent dotazovaných organizací nemá o cloudových řešeních dostatek informací. Přibližně desetina volí on‑premises kvůli nákladům a šest procent kvůli obavám z problematické integrace. Poslední uvedená položka se ale v praxi nejspíše týká jen napojení na zastaralé systémy.

„ERP systém provozujeme v modelu on‑premises. Prioritně jsme se rozhodli pro toto řešení na základě strategického rozhodnutí vedení společnosti. Chceme mít všechny důležité interní aplikace s firemními daty ‚doma‘,“ objasňuje preferenci aplikací provozovaných na interním hardwaru Jan Havlík, vedoucí procesního oddělení ve společnosti Fermat CZ.

V rámci cloudové taxonomie zavedli konzultanti společnosti Panorama Consulting specifickou klasifikaci. Za cloudové řešení považují aplikace hostované, poskytované třetí stranou nebo odebírané v režimu software jako služba (SaaS). A poslední uvedená varianta patří k nejpopulárnějším. Mezi podniky, jež zvolily cloudové řešení podnikového informačního systému, ji preferovalo bezmála 64 procent.

Model SaaS s sebou nese řadu pozitiv, ale není ani bez negativ. „Vnímám dvě základní výhody cloudového modelu,“ říká Milan Tesař ze společnosti InfoConsulting Czech. „V případě renomovaných dodavatelů bude cloudový provoz vždy bezpečnější, protože investice těchto poskytovatelů do bezpečnosti jsou zcela neporovnatelné s tím, co dokáže investovat standardní podnik. Druhý aspekt souvisí se změnou pohledu na IT v podniku. Obvykle nemá smysl zaměstnávat lidi, kteří se zabývají technickými aspekty provozu ERP řešení. Daleko větší smysl má mít lidi s přesahem do byznysu, kteří dokážou ERP řešení operativně konfigurovat a nastavovat v souladu s tím, co podnik aktuálně potřebuje.“

Digitální transformace

Pojem digitální transformace zastřešuje různorodé projekty, které se typicky věnují modernizaci provozovaných informačních technologií, optimalizaci aktivit v digitálním prostoru nebo tvorbě nových digitálních obchodních modelů. Tvůrci zprávy ERP Report 2022 se respondentů dotazovali i na souvislost jejich loňské implementace systému ERP a digitálního směřování. Identifikují tak nejen roli této kategorie softwaru v organizaci, ale do jisté míry i její pozici v transformačním trendu.

Bezmála třetina respondentů zařadila implementaci ERP mezi projekty digitální transformace. Více než čtvrtina se spokojila s méně ambiciózní či honosnou kategorií, v níž technologie zdokonalují byznys. Zhruba dvě pětiny dotazovaných firem se spokojily s prostým konstatováním, že šlo jen a pouze o implementaci systému ERP. „Příslušné projekty organizace často prezentují jako součást digitální transformace. Reálně se však povětšinou jedná o obnovu podnikového informačního systému. Aby mohly být takové projekty plnohodnotnou součástí digitální transformace, musí podniky k modernizaci přistupovat holisticky a komplexně, s cílem postupně zdigitalizovat a zautomatizovat všechny podnikové procesy. Ne všechny se totiž odehrávají v ERP,“ dodává Ivo Procházka ze společnosti Ness Czech.

Digitální transformace obvykle zahrnuje detailní rozbor zákaznických potřeb a očekávání, stejně jako zásadní rekonfiguraci podnikových procesů. S implementací ERP se pojí méně rozsáhlé a významné změny v organizaci. „Úvaha o ERP by měla být součástí digitalizační strategie, protože ERP je obvykle považováno za jednotnou datovou základnu v rámci podniku, kolem které lze budovat další specializované digitalizační iniciativy. Moderní ERP může být tím, co tyto oddělené iniciativy propojí do funkčního celku napříč celou společností,“ dodává Milan Tesař, obchodní ředitel InfoConsulting Czech.

Žádaná přizpůsobení

Podnikové informační systémy obvykle nevyhovují plně zavedeným procesům v organizaci. Část specifických požadavků lze řešit konfigurací a personalizací, část požadovaných úprav si ale vyžádá mírné či výrazné přizpůsobení aplikace, za hranicí její standardní funkcionality.

O tom, že přizpůsobení stále patří mezi běžné aktivity implementačních projektů ERP, svědčí i výsledky průzkumu a zprávy ERP Report 2022. Téměř polovina respondentů uvedla, že jejich systém prošel mírným přizpůsobením. Skoro 16 procent dotazovaných indikovalo výrazné zásahy. Jen necelá čtyři procenta systémů byla nasazena do provozu okamžitě po instalaci, a to i bez konfigurace a personalizace.

Vysvětlení vysokého rozšíření přizpůsobení systémů ERP je dvojí. Některé organizace provozují natolik unikátní procesy, že je konfekční informační systém nedokáže postihnout. Jiné si zase přizpůsobením zajišťují konkurenční výhodu. V praxi to znamená, že obě skupiny dělají věci jinak než jejich okolí.

„ERP systém jsme si museli při upgradu v některých ohledech přizpůsobit programovými úpravami. Šlo ale o podstatně menší úpravy než v roce 2012 při první implementaci. Nyní jsme systém přizpůsobovali především kvůli zjednodušování a automatizaci práce,“ přibližuje vlastní zkušenost Jan Havlík ze společnosti Fermat CZ.

Přizpůsobování systémů na úrovni kódu však má svou cenu a nelze jej doporučit pro každý podnik a situaci. Prioritně by organizace měly vytěžit maximum z konfigurace a personalizace. Je navíc otázka, jak k tématu přizpůsobení systému a ke zveřejněným hodnotám přistupovat v případě převažujících cloudových aplikací. „Je zcela běžné, že systémy nabízejí nějaký rozsah pokrytí funkčnostmi, ale zákazník očekává ještě toto a tamto. Proč ne, ale vše má své plusy i minusy,“ říká Tomáš Smutný ze společnosti QI Group a dodává: „Mezi nevýhody z pohledu implementátora patří složitá údržba zakázkových úprav. Zákazníka takové řešení stojí víc peněz. Je ale jasné, že základ systému ERP nemůže nabídnout vše, a tudíž se bez zakázkových úprav nikdo ani v budoucnu neobejde.“

Nasazení nového informačního systému do provozu může proběhnout v různých variantách. Pětina organizací průzkumu ERP Report 2022 zaváděla nová řešení po modulech, 12 procent po lokalitách a osm procent po útvarech. Přes 16 procent respondentů zrealizovalo operaci zvanou velký třesk. V jejím rámci přešla na nový systém celá organizace najednou. Dvě pětiny dotazovaných aplikovaly kombinovaný neboli hybridní přístup, jenž ve vyšším detailu reflektuje potřeby a možnosti organizace.

„Po základní implementaci nového systému v závěru roku 2020 následovalo v roce 2021 jeho další rozšiřování o workflow, příprava na implementaci modulu Nájmy, Správa pohledávek a podobně,“ říká Michal Kubišta, finanční manažer společnosti Cimex Invest, a dodává: „Přizpůsobování softwaru běží v oboustranném směru neustále od doby implementace. Jde o customizaci softwaru, jakož i rozvíjení a doplňování dalších modulů do ERP tak, jak jsme schopni standardizovat interní podnikové procesy v oblastech řízení pohledávek, řízení majetku, řízení oběhu dokumentů a dalších.“

Výsledky a splněná očekávání

Plánovaný rozpočet splnilo 59 procent projektů, jež autoři zprávy ERP Report 2022 loni zkoumali. Meziročně jejich podíl vzrostl o 19 procentních bodů. Téměř desetina projektů navíc ani nedosáhla plánované úrovně rozpočtu. Zhruba třetina jej mírně překročila a necelá desetina výrazně. Za vyššími náklady nejčastěji stály organizační problémy, neočekávaná potřeba dalších technologií nebo komplikace se zaváděním dat.

Časové harmonogramy implementačních projektů loni v podstatě kopírovaly ty finanční. Přibližně polovina jich skončila přesně na čas, desetina dokonce dříve. Necelá třetina nabrala malé zpoždění a zhruba osm procent výraznější. Za zdržením nejčastěji stály technické problémy, obtíže s daty a organizační zádrhele.

ICT revue

Stáhněte si přílohu v PDF

„Každý projekt je tak trochu sázka do loterie. Klíčové atributy, které případná rizika minimalizují, jsou jednoznačně schopnost uživatele definovat své požadavky a následné profesionální vedení implementačního projektu zástupci obou stran. Samozřejmě že pochybení může nastat i na straně dodavatele. Takové případy mohou mít sice dopad do harmonogramu projektu, ale nikoliv do jeho rozpočtu,“ říká Lukáš Ontl ze společnosti Asseco Solutions.

Více než čtyři pětiny zkoumaných loňských projektů implementace ERP dosáhly očekávání v oblasti návratnosti investic. Dařilo se jim plnit předem nastavené laťky například v oblasti optimalizace skladových zásob, souladu s předpisy, interakce s dodavateli, standardizace nebo získávání a zpracovávání dat v reálném čase.

„Objektivně řečeno, nejčastější příčinou skluzů v termínech jsou nepřipravená a nevyčištěná data ze strany klienta,“ komentuje téma neplnění rozpočtů a harmonogramů Vladimír Bartoš ze společnosti Minerva Česká republika. Příčinou zdražení projektu také bývá žádost klienta, aby část služeb, které původně chtěl realizovat svými lidmi, provedl dodavatel. „Často také naši klienti rozšíří původní zadání projektu a s tím je pochopitelně spojeno navýšení nákladů,“ dodává Bartoš.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN ICT revue.