Jak správně psát dopisy

Co by manažer neměl nikdy přehlížet ve vlastním zájmu

Jak správně psát dopisy

* Psaní dopisů je součástí podnikatelské aktivity. I tato činnost má svá pravidla.
V první řadě věnujte pozornost oslovení a pak závěrečným větám. I když dopis napíšete na stroji nebo počítačem, dbejte na to, aby oslovení a závěrečná slova byla psána rukou. V praxi se s tím sice příliš nesetkáte, ale určitě tím dáte najevo, nakolik si adresáta vážíte. Nepoužívejte raději podpis vyrobený na razítku. I když se někdy užívá, nepůsobí nejlépe. Praktické je podepsat se strojem - psacím nebo počítačem - a pod to ještě rukou. Ne každý člověk se podepisuje čitelně, a tak by se mohlo stát, že ani nebudete vědět, kdo vám vlastně píše.

Osobní přístup

Napíšete-li oslovení typu "Vážený pane, paní", nečekejte přílišný zájem o to, co jim budete chtít sdělit. Jinak tomu bude, vtisknete-li dopisu punc osobního vztahu k adresátovi, například oslovením "vážený pane Nováku, vážený pane doktore, vážená paní inženýrko". Každého člověka potěší, když si ostatní pamatují jeho jméno nebo titul a dají si práci s tím vyhledat ho ve své osobní kartotéce.
Pokud si pro znění dopisu napíšete koncept nebo ho namluvíte do diktafonu, aby ho později vaše sekretářka přepsala, a dala mu tak náležitou formu, dejte si ho ještě předložit. Nejen proto, abyste adresáta oslovili a podepsali se. Také proto, abyste si zkontrolovali, zda v dopise nejsou hrubé chyby nebo překlepy, které by celý dojem mohly úplně zkazit. Možná si řeknete, že nějaká ta chyba není podstatná, důležité je to, co sdělujete. Nikoli, oboje je významné, protože podle toho, jak dopis vypadá i po formální stránce, si ostatní utvářejí mínění o vaší kulturní úrovni.
Dopisy pište vždy tak, aby z nich byla patrná úcta, kterou k adresátovi chováte. Nezapomínejte na kouzelná slova "prosím" a "děkuji", která patří k základům slušného chování. To by se nemělo vytratit ani z obchodního styku.
V pracovních dopisech se užívá při oslovení slovo "vážený". Vynechte výrazy "milý" a "drahý", které patří jen k soukromému styku. Nezabývejte se zdvořilostními frázemi typu "děkuji vám za dopis, který mě velmi potěšil". Na závěr dopisu napište některou z uvedených variant - můžete si také vymyslet vlastní:
"Děkuji vám za Váš čas", "Těším se na další spolupráci", "Předem děkuji za pochopení", nebo jen obyčejné "S pozdravem". Často se podobné věty v dopisech vynechávají, v současné době vysokých nároků na čas a zpracování informací je to přípustné. Ale vytrácí se z toho potřeba navazování mezilidských vztahů.

Co je nezbytné

V každém dopise, který posíláte, nezapomeňte uvést místo a datum, kde a kdy jste ho psali. Pokud budete kdykoli potřebovat užít této písemnosti jako dokladu, zejména datum je považováno za prokazatelný fakt. U důležitých listin, které zasíláte poštou, proto využijte možnosti zaslat je doporučeně nebo do vlastních rukou. Vždycky vám zůstane jako doklad odeslání podací lístek.
U obchodních, nebo ještě lépe pracovních dopisů napište nahoru jméno, postavení dotyčného, název instituce a její sídlo. Pod ně přijde krátké vyjádření věci, se kterou se na dotyčného obracíte, a poté oslovení. Datum a místo, kde byl dopis napsán, je obvyklé uvádět buď nad oslovení, nebo na závěr dopisu, pod podpis.

Nesmí chybět vaše adresa

Na obálce, kde byste měli uvést přesnou adresu adresáta, poznamenejte také tu svoji. Můžete ji natisknout razítkem vaší firmy, pokud už není předtištěna (viz hlavičkový firemní papír).
V každém případě uvádějte svoji adresu i na soukromé dopisy. Je lepší, když se vám vrátí zpátky s poznámkou "adresát nezastižen", než kdyby někde koloval.
Jsou lidé, kteří si potrpí na "zvláštnosti", jimiž se chtějí odlišit od ostatních. Jakmile dostanete do rukou jejich dopis, musí vás okamžitě napadnout, že vám píší právě oni. Nic proti tomu, někdy je to dokonce příjemné. Máte pocit, že dotyčný si s vámi chce postupně vybudovat i jiný vztah než jen pracovní. Když s někým obchodujete, můžete se s ním přece i přátelit.
Naprosto odlišné je, jestliže jste se s někým ze svých partnerů dostali tak daleko, že si sdělujete i osobní záležitosti. Pokud jim tedy budete chtít pogratulovat ke svatbě, narození dítěte, či naopak kondolovat k úmrtí v rodině, napište dopis rukou. Jinou formu pravidla společenského chování nepřipouštějí.

Alena Čechová

(Z knížky Úspěch není náhoda, kterou vydalo nakladatelství Granit Praha).