Certifikát jako komodita či investice

Dobrý audit chce víc času...

Ačkoliv nárůst nově certifikovaných společností byl v posledních letech co do počtu impozantní a rostl tempem 2100 společností ročně, motivace těchto společností, proč absolvovat certifikaci, už tak skvostná není.
Výzkumem mezi žadateli o provedení prvního certifikačního auditu jsme zjistili, že s nárůstem počtu malých společností usilujících o certifikaci roste také procento společností, které neusilují o fungující systém, ale pouze o vystavení certifikátu. V souladu s touto statistikou pak roste počet společností, které poptávají zajištění poradenství a certifikace stejnou, popř. majetkově nebo personálně propojenou společností, která, mnohdy na hranici akreditačních pravidel, takovou certifikaci nabízí. Je třeba upozornit, že tento konflikt postihuje i některé mezinárodně působící certifikační společnosti. I přes zdánlivou výhodnost pořízení poradenství a certifikace v jednom balíku je tento postup právě pro prvně certifikovanou společnost velikým rizikem. Existují tři hlavní argumenty, proč tyto služby nakupovat odděleně.
Za prvé je to skutečnost, že certifikační orgán nehodnotí pouze shodu se standardem, ale také odvedenou práci poradenské společnosti.
Za druhé firma, která se rozhoduje pro zavedení systému, je většinou v dané oblasti laikem a nemá sama možnost hodnotit kvalitu poradenské společnosti, obzvláště pokud je podpořena tvrzením, že certifikační společnost právě její postup vyžaduje.
Třetím argumentem je pak finanční dopad zavedení polofunkčních systémů a jejich dvojakost a nevýkonnost, podpořená skutečností, že samotný systém nepodporuje certifikovanou společnost na cestě k vyšší a technologicky náročnější konkurenceschopnosti.
Především na výkonnost a flexibilitu systému managementu musí vedení každé společnosti klást vysoký důraz. Hodnocení fungování společnosti tak poskytuje jedinečnou možnost podívat se firmě takzvaně na dřeň, upozornit na rizika a možnosti ke zlepšení a nastartovat vnitřní inovační schopnosti certifikované společnosti. Oproti tomu je formální systém postavený pro potřebu certifikačního orgánu opravdu zbytečným luxusem. Problematika málo funkčních systémů se však týká i společností, které jsou certifikovány již mnoho let.
Management společnosti, jenžse rozhoduje, kterou z certifikačních společností zvolí pro hodnocení vlastního systému řízení, by měl tomuto výběru přiložit patřičnou váhu. Vždyť odhalení a upozornění na rizika, která existují směrem k zákazníkovi, se v případě, že nebudou řešena, vždy projeví do finančních výsledků. Záleží jen na míře trpělivosti odběratelů a době, po kterou jsou ochotni nedostatky tolerovat. Ani nejvýkonnější obchod a marketing či osobní vazby nedokáží dlouhodobě problémy v kvalitě produkce překonat.
Při výběru certifikační společnosti by měl být kladen důraz na zázemí certifikační společnosti, její filozofii při přístupu k auditům a osobnosti auditorů/hodnotitelů, kteří budou výkonnost systému hodnotit, jejich odbornostní profil, profesní zkušenosti a výcvik. Vhodné auditory je třeba možné najít registrované v mezinárodní databázi IRCA (International Register of Certificated Auditors) www.irca.org. Ačkoliv v České republice je mnoho auditorů, kteří splnili požadavky IRCA kurzů na auditory systémů managementu, pouze nepatrná část jich splňuje i požadavky, aby mohli být v tomto registru zapsáni. Významným požadavkem na zápsání do tohoto registru je právě způsob výcviku auditorů před jejich možným nasazením jako samostatných auditorů.
Management společnosti, která se rozhoduje o způsobu, jakým hodnocení systému bude ve finále vypadat, si musí uvědomit a přijmout jeden důležitý požadavek. Totiž, že provedení důkladného hodnocení fungování společnosti a odhalení potencionálních rizik potřebuje svůj čas a ten musí auditorský tým mít.
Snižování délky auditu na samou hranici akreditačních pravidel může ústit až do takzvané spirály smrti. Pokud nemají hodnotitelé dostatek času na provedení auditu, projdou sice celý systém řízení společnosti, ale nebudou se moci důkladně věnovat všem rizikovým oblastem a pojmenovat klíčové/kořenové příčiny těchto problémů či potencionálních problémů. Audit v případě nedostatku času bude více povrchní a jeho závěry pouze obecné.
Certifikovaná společnost nebude s takovými závěry mnohdy spokojena a bude se snažit dobu trvání auditu ještě více zkrátit. V tom případě se však už o nějaké přidané hodnotě takovéhoto auditu dá jen těžko mluvit. Dobrou certifikační společnost je tak možné poznat i podle toho, že na provedení auditů žádá trochu více času a pakliže to s kvalitou odváděných auditů myslí opravdu vážně, nebude ochotna z počtu dní významně slevit.
Autor je Marketing & Sales Manager Lloyd's Register Quality Assurance