Naše prababičky měly velmi jednoduché finanční hospodářství. Pokud jim zbyly peníze, uložily je do hrnečku v kredenci, ty důvtipnější pak do slamníku či pod prkno na půdě. Naše babičky už věděly, že schovávat doma hotovost není to pravé, zašly tedy do kampeličky a založily si vkladní knížku. Dnes je však tolik možností, jak zacházet se svými penězi, že se běžný občan už nemůže uchýlit jen k jednomu osvědčenému prostředku. Pokud však nechce své peníze znehodnotit, měl by se dříve, než se rozhodne "kam s nimi", obrátit na některou z institucí poskytujících finanční poradenství. Se svými penězi však musí hospodařit také ony poradenské instituce. Přinejmenším potřebují kvalitně vedené účetnictví, ale mnohem častěji musí řešit i další procesy, které souvisejí nejen s ekonomikou, ale s celým chodem firmy. Proto obvykle používají některý z poměrně široké nabídky podnikových ekonomických či informačních systémů.

Vyrostli z účetního programu


Co vlastně taková středně velká poradenská firma potřebuje vyřešit? Začněme účetnictvím. Pozdější poradenská společnost začíná často jako malá firmička a potřebuje hlavně jednoduchý, uživatelsky příjemný a finančně nenáročný účetní program. Pořídí si jej tedy, ale za čas, jak roste a její služby se rozšiřují, jí už nestačí.

Vlastní zkušenost s podobnou situací má i společnost ZFP akademie, a.s., která již od roku 2002 zajišťuje pro občany formou rodinného finančního poradenství nejrůznější finanční programy, včetně vzdělávání občanů k finanční gramotnosti. "Zpočátku nám stačil jednoduchý, cenově nenáročný účetní program," vzpomíná Jana Juřenová, vedoucí ekonomického úseku ZFP akademie. "Postupně jsme však rostli, okruh našich činností i počet zákazníků a zaměstnanců se rozšiřovaly a stávající software už nesplňoval naše potřeby. V oblasti mezd to bylo již od doby, kdy jsme se stali počtem zaměstnanců pro úřady velkou organizací. Nebylo pak už v naší moci dostát zákonným povinnostem vyplývajícím ze statistických zjišťování: stávající účetní software nepodporoval výstupy pro tato statistická zjišťování. Ministerstvem práce a sociálních věcí nám sice byla udělena výjimka - odklad s tím, že v roce 2008 již po nás budou tyto výstupy vyžadovat. Nicméně po určité době jsme se dostali počtem vět v účetním deníku vysoko nad kapacitu našeho původního účetního softwaru," dodává.

Hrnečku, data vař


Pokud totiž systém nedostačuje potřebám rostoucí firmy, může například velmi snadno dojít k jeho zahlcení přemírou dat, která pak již, mimo jiné, nejde exportovat k dalšímu zpracování. Navíc manažerské výstupy je nutné u účetního programu dopracovávat ručně nebo v excelu. Spoléhat tedy na to, že jednou zakoupený účetní program vydrží firmě věčně, skutečně nelze, což si odborníci z oblasti finančního poradenství velmi dobře uvědomují. Jednoduše řečeno: roste-li firma, musí "růst" i software.

Jak tedy postupovat, dostane-li se firma do bodu, v němž je nutné přistoupit ke změně softwaru? Dejme opět slovo Janě Juřenové: "Nejprve jsem provedla analýzu našich potřeb a průzkum trhu. Prostudovala jsem skutečně desítky nabídek podnikových softwarů na internetu a poptala osmnáct z nich. Zpět se nám ozvalo čtrnáct dodavatelů, takže jsme skutečně měli z čeho vybírat." Při posuzování nabídek, kterých je obvykle dostatek, platí některá základní kritéria, k nimž by firma rozhodně měla přihlížet. Důležitá je totiž nejen kvalita a rozsah dovedností softwaru, ale například i renomé a historie dodavatele, z nichž se dá usoudit na perspektivu budoucí zákaznické podpory. A roli hraje samozřejmě i cena systému a služeb.

"V naší společnosti jsme museli přihlížet také k tomu, aby byl software použitelný i na Slovensku a u ostatních dceřiných společností pro snadnou porovnatelnost výstupů všech našich firem. S tím souvisí i potřeba provádět konsolidaci závěrek," říká Jana Juřenová.

Vybíráme nový software


Samotné výběrové řízení na nový podnikový informační systém často probíhá vícekolově. Bylo tomu tak i v případě ZFP akademie. Po předběžném výběru z písemných nabídek byly k prezentaci pozvány tři softwarové firmy. "Ze tří předvedených systémů jsme nakonec vybrali Helios Orange od společnosti LCS," vzpomíná Jana Juřenová. "Zaujalo nás na něm například to, že jde o modulární systém, který v sobě zahrnuje jak ekonomické agendy, tak i agendy pro řízení firmy. A co je pro nás, kromě jiného, velmi důležité, je to, že podporuje elektronickou komunikaci, bez čehož se dnes firma našeho typu neobejde," dodává Juřenová.

Zkusme stručně shrnout, co dalšího může středně velká firma zabývající se finančním poradenstvím od svého informačního systému požadovat. Kromě jiného sem bude zcela jistě patřit zpracování podkladů pro statistické výkazy ISPV (Informační systém o průměrném výdělku). Software musí řešit také provizní systém a promítat v něm například mimořádné úhrady provizí či úhrady provizních pohledávek. Důležitá je možnost plánování a následného vyhodnocování, ať už za celou firmu či jednotlivá střediska, zakázky či nákladové okruhy. Management i zaměstnanci jistě ocení možnost jednoduché aktualizace za vybrané období, snadnou prezentaci výsledků i mimo vlastní prostředí systému. Důležitá je i možnost on-line propojení s účetním softwarem případných poboček či dceřiných společností a integrace s bankami. Pro větší firmu jsou velmi potřebnými funkcemi i manažerské vyhodnocování a controlling. A abychom nezapomněli na jedno z nejdůležitějších kritérií: Pro hladký průběh zpracování by systém rozhodně neměl být omezen z hlediska objemu dat.

Léta soužití před námi


Pokud se tedy firma rozhodne a podepíše smlouvu s dodavatelem nového informačního systému, má za sebou první a možná také nejtěžší krok. Nyní bude následovat úvodní studie, po ní vlastní implementace systému a nakonec dolaďování a zvykání si na práci s ním. A nakonec léta soužití vedení firmy i jejích zaměstnanců se zvoleným systémem. Právě proto, aby všechny tyto další kroky probíhaly bez větších zádrhelů a ke spokojenosti všech zúčastněných, je třeba onen první krok - výběr systému a jeho dodavatele - nepodcenit. n

mbk