Virtuální sídlo

Mít firemní kancelář, platit nájem a služby je nákladná záležitost, zvláště pro malé firmy to bývá velká položka rozpočtu. Proto se v nynější ekonomické krizi řada z nich rozhodla zařídit si virtuální kancelář. Tedy sídlo, jež za poplatek spravuje speciální firma, která vyřizuje vaši korespondenci a telefonáty. V Praze už využívá virtuální kanceláře přes osm tisíc společností. Ušetří tak za nájem nebo vlastní sekretářku. I když tento typ sídla může firmě ušetřit hodně peněz, není zdaleka vhodný pro každého.

Virtuální kancelář ocení spíše menší podnikatelé, kteří jsou často na cestách nebo pracují doma. "Firmy z konzervativní či prestižní branže, například právní společnosti, stále podle mého názoru potřebují klasické kanceláře," míní například Jiří Fajkus z realitní kanceláře Real Spektrum.

Úspora nákladů

Podnikatele do virtuálních kanceláří láká několik důvodů. Hlavní výhodou je úspora nákladů za provoz vlastní kanceláře. Ty v případě pražské adresy mohou dosahovat i desetitisíců korun měsíčně. Vy#173#užívají toho často podnikatelé, kteří klasickou kancelář nepotřebují, například daňoví nebo finanční poradci. Častými klienty jsou také začínající podnikatelé.

"Virtuální kancelář volí i podnikatelé z venkova, kteří chtějí své sídlo z důvodu prestiže přenést do velkého města," říká Vítězslav Hruška ze společnosti Smart Office & Companies, která virtuální kanceláře nabízí.

Volí je i firmy, které chtějí expandovat do jiného regionu. "Naši hlavní podnikatelskou činnost provozujeme v jiné části České republiky, ale do budoucna je našim cílem rozšíření činnosti po celém území republiky. Chtěli jsme mít proto z prestižních důvodů sídlo společnosti v Praze," vysvětluje například Roman Čmiel, ředitel ostravské firmy Openway, která prodává stavební materiál.

Pro střední či větší firmu, která dbá na svou konzervativní image, ale virtuální kancelář není vhodná. "Vyžadují kamenné sídlo s reklamními poutači. Demonstrují tím svou stabilitu, solventnost a solidnost. Pod virtuální kancelář se totiž snáze dá ukrýt i nesolidní podnikatel," míní například ředitel realitní kanceláře STING Commerce Daniel Říman.

"Obchodní partneři našich klientů nemají sebemenší šanci rozeznat, zda firmy v daném byznys centru sídlí, nebo jestli jsou kanceláře "jen" virtuální," říká Jan Klindera, mluvčí společnosti Office House, která virtuální kanceláře nabízí.

Finanční úřad vás dohledá

Obchodní partneři možná nepoznají, že se jedná o virtuální kancelář, ale finanční úřad ano. Některé podnikatele vede do virtuálních kanceláří právě snaha uniknout častým kontrolám na menším městě.

"Podnikatelé, kteří chtěli uniknout díky virtuální kanceláři do velkoměsta, se často diví, že za pár měsíců jsou vráceni pod původní finanční úřad," upozorňuje Martin Chamr ze společnosti Chamr & Partners. "Naše firma také tyto služby poskytovala, jenže poté co se nám začaly hromadit problémy s úřady a exekutory, jsme od nabídky ustoupili. Těžko se exekutorům vysvětlovalo, že se jedná o náš majetek a ne firmy, která má problémy," dodává Chamr. Podle nového zákona o sídle firmy však může finanční úřad vrátit podnikatele do původního regionu, jen když poruší zákon o správě daní a poplatků. Takže i firma podnikající třeba v Brně, může mít zapsáno jako sídlo pražskou adresu.

Administrativní zázemí

Pokud si pořídíte virtuální kancelář, získáte korespondenční adresu nebo přímo i sídlo u specializované firmy, která vám bude zajišťovat administrativní zázemí. Budete mít vlastní telefonní linku. Hovory od zákazníků či dodavatelů budou přijímány jménem vaší společnosti. Zajištěn budete mít také příjem pošty. "Navíc dokážeme klientovi nabídnout výpomoc v podobě osobní asistentky, vyřídí drobnou administrativu či různé pochůzky," doplňuje Jan Klindera. Rozsah služeb je u každého podnikání individuální, záleží na domluvě.

V případě, že se budete potřebovat sejít se zákazníkem osobně nebo uspořádat jednání, můžete si krátkodobě pronajmout zařízenou kancelář nebo zasedací místnost. Takzvaná byznys centra, která virtuální kanceláře provozují, mají pro tyto účely připravené prostory a odpovídající techniku. Zaplatíte tak pouze za čas, který v kanceláři skutečně "prosedíte".

Ceny se liší podle služeb, které budete využívat. Obchodní adresu můžete u Comeflex Consulting pořídit již za 250 korun měsíčně. Jedná se však jen o poskytnutí adresy, příjem poštovních a kurýrních zásilek do 50 kusů za měsíc a upozornění na příchozí poštu e-mailem.

Jestliže budete chtít mít u stejné společnosti na Praze 5 i sídlo, zaplatíte 790 korun. Pokud budete využívat rozšířených služeb, jako je třeba přeposílání pošty nebo možnost pronájmu kanceláře či konferenční místnosti, cena se vyšplhá na 4900 korun za měsíc.

Lokalita hraje v ceně samozřejmě také svou roli. U společnosti Office House pořídíte v Pardubicích sídlo společnosti za 600 korun měsíčně, zatímco v Praze 1 na Ovocném trhu vás sídlo vyjde na 4800 korun.

Pozor na přebírání pošty

Jestliže vám bude virtuální kancelář sloužit nejen jako korespondenční adresa, ale budete mít zde i sídlo, zpozorněte. Musí být splněny zákonem stanovené požadavky na sídlo firmy. Že na dané adrese sídlíte, by mělo být viditelně označeno názvem firmy a identifikačním číslem. Podnikatel má mít v sídle společnosti zajištěné přebírání písemností, okamžitě byste měli dostávat avízo o zásilce. Musíte mít zabezpečen kontakt s veřejností a úřady. Jako uživatel máte mít dokonalý přehled o všech návštěvách. "Zjistěte si, jak provozovatel návštěvy eviduje, jak vám dá vědět, že návštěva proběhla, jestli disponuje dostatečnou kapacitou pro případné schůzky a jednání," upozorňuje Jan Klindera. Poskytovatel vám také musí garantovat, že v době trvání smlouvy nedojde ke změně vlastnických práv k prostorám, ve kterých je vaše sídlo umístěno. Hrozilo by, že byste si narychlo museli hledat nové. Pokud provozovatel tyto povinnosti neplní, může být klient opakovaně pokutován ze strany úřadů nebo může dojít až k návrhu na likvidaci firmy pro nesoulad s obchodním rejstříkem.

Jak vybírat

Důležité je, aby si zájemce o virtuální kancelář sehnal co nejvíce informací o provozovateli a zjistil, jakou má firma historii a zkušenosti. "Nejlepší je osobní návštěva, na které se může seznámit s tím, jak to v daném byznys centru funguje," upozorňuje Hana Petrechová z Chronos business centre. "Před takovýmto rozhodnutím je určitě vhodné si získat reference na jednotlivé poskytovatele a na základě těchto referencí se rozhodnout. My jsme se řídili doporučením," Roman Čmiel z ostravské firmy Openway.

K uzavření smlouvy stačí průkaz totožnosti a doklad prokazující oprávnění jednat jménem dané společnosti. V případě již existující společnosti je to výpis z obchodního rejstříku.Když se jedná o nově založenou společnost, donesete notářský zápis, buď zakladatelskou listinu, nebo společenskou smlouvu. U nově vznikající firmy je ale plně funkční virtuální kancelář uvedena do provozu po registraci do obchodního rejstříku.

Klady a zápory virtuální kanceláře

+ úspora nákladů
+ možnost mít prestižní adresu
+ usnadnění expanze do jiného regionu

- nemáte vlastní kancelářské prostory
- obchodních partnery může virtuální sídlo odradit od spolupráce

Měsíční pronájem virtuálních kanceláří

(v korunách)

1290 - 3690
Regus

990 - 1490
Actam

850 - 3000
Smart Office & Companies

250 - 4900
Comeflex Consulting

Pozn. ceny se líší podle lokality a typu poskytovaných služeb

Měsíční nájemné v moderních kancelářských budovách

(v korunách za m2)

520
Praha centrum města

390 - 468
Praha ve vnitřním městě

312 až 416
Brno

312 - 364
Ostrava

286 - 312
Plzeň

Zdroj: REAL SPEKTRUM, a.s.