Je vlastní pracovní místo v kanceláři přežitkem?

I nejvyšší manažeři se mohou posadit k jakémukoli volnému stolu

Tuzemské firmy stále ještě dost často lpějí na tradičním uspořádání pracovních míst v tradičně zařízených kancelářích. Nové trendy a aktuální ekonomická situace však tlačí nejen na zefektivnění práce, ale také kancelářských prostor. V době, kdy můžeme být díky moderním technologiím v podstatě beze zbytku mobilní, navíc není důvod v zažitých pořádcích setrvávat.

Pojem pracovní místo vnímáme ve Vodafonu jako něco, s čím lze velmi pružně pracovat, a vedeme k tomu i naše zaměstnance. Pro úspěšné uskutečnění této myšlenky je samozřejmě potřeba mít nějaký nástroj, kterým je v našem případě koncept s názvem Flexi Office. V principu jde o to, že vlastní pevné pracovní místo už mají pouze lidé, kteří ho nutně potřebují k výkonu své práce, například technologičtí pracovníci. Všichni ostatní včetně nejvyššího managementu se mohou se svým notebookem posadit k jakémukoli volnému stolu, případně pracovat z domova či z kavárny. Před šesti lety, kdy jsme koncept flexibilní kanceláře zaváděli, byla tato idea relativně odvážná. Podobné změny, které převracejí dlouhodobě zažité vzorce chování i práce, je ale potřeba vnímat pozitivně, jako posun dopředu, který je výhodný nejen pro firmu, ale i pro zaměstnance.

Volnost a pružnost na pracovním poli přispívají podle našich dosavadních zkušeností k lepšímu plánování činností, kvalitní přípravě každého zaměstnance i ke zlepšení komunikace napříč týmy a odděleními. Díky moderním technologiím se lze připojit na schůzku prakticky odkudkoli, například prostřednictvím videokonference. Z tohoto pohledu je tedy vlastní pracovní místo v kanceláři do určité míry přežitek.

Princip flexibilní kanceláře umožňuje našim zaměstnancům lépe sladit profesní život s tím rodinným či s celoživotním vzděláváním. Vychází vstříc také ženám na mateřské dovolené, které pracují pouze na částečný úvazek. Samy si zvolí, kdy je nutné pracovat v kanceláři a kdy je optimální práce z domova. Lidé nestráví tolik času dojížděním do zaměstnání a mohou využít svůj čas mnohem užitečněji.

Firmy by se měly zamýšlet nejen nad efektivitou práce a provozními náklady, ale také nad svým dopadem na životní prostředí. Úspora 20 procent kancelářských prostor je jistě přínosem i v tomto ohledu. V přístupu k pracovnímu prostoru musí manažeři hledat ideální řešení ve vlastním zájmu. Efektivitu, finanční úspory, ale i spokojenost zaměstnanců mají přece v popisu práce.

Veronika Ivanović
viceprezidentka společnosti Vodafone pro lidské zdroje

» Model flexibilní kanceláře je posun dopředu, který je výhodný pro firmu i pro zaměstnance. «

Sdílená místa? Fajn, ale uřídíte to?

V ideálním světě by vlastní pracovní místo přežitkem bylo. Rozvoj technologií dosáhl takového stupně, že lze dnes většinu administrativních či intelektuálních profesí vykonávat odkudkoli a přitom být on-line ve spojení se svým zaměstnavatelem, týmem, klienty. Stačí občasná návštěva kanceláře a možnost využít jejího zázemí.

Otázka však nezní, zda je vlastní pracovní místo v kanceláři přežitkem. Zaměstnavatelé by se měli ptát: jaké kanceláře pronajmout a jak je uspořádat, aby byly adaptabilní a umožnily firmě efektivně fungovat při obou modelech "usazení" zaměstnanců?

S podobnou otázkou se setkáváme při jednání s potenciálními nájemci dnes a denně. Například v holešovickém projektu ArtGen patří požadavek na flexibilitu kancelářských prostor mezi nejdůležitější parametry výběru. Nájemci nechtějí platit za více kanceláří, než skutečně potřebují, ale zároveň potřebují mít jistotu, že mohou v případě potřeby získat rychle a za dobrou cenu další potřebné prostory. Někteří nájemci jdou tak daleko, že nechtějí vybavovat své kanceláře vlastním nábytkem a volí raději kompletní outsourcing. Chtějí návrh na míru, flexibilitu a třeba i pomoc při stěhování.

Představte si, že vašemu zaměstnanci stačí být v kanceláři jednou za týden. Na jednom pracovním místě tak můžete během týdne potenciálně "otočit" pět zaměstnanců a na pracovních místech ušetřit 80 procent nákladů. Jenže: skutečně si můžete dovolit pronajmout jedno pracovní místo pro pět lidí a zvládnete celý proces uřídit? Je vaše firemní kultura dostatečně vyspělá, aby lidé mohli pracovat mimo kancelář a přitom byli dostatečně výkonní? A má majitel vašich kancelářských prostor dostatečnou rezervu, abyste mohli růst s novými zakázkami? Tyto otázky si musíte klást, než se pro flexibilní pracovní místa rozhodnete.

Sdílená pracovní místa jsou fajn, ale mají své limity a rozpočty většiny firem nespasí. Nemusejí být vhodná pro každou profesi a vyžadují značnou pružnost také na straně pronajímatele kancelářských prostor. A ačkoli firmám v řadě případů pomáhají dosahovat lepších výsledků, zvyšovat loajalitu zaměstnanců a podporovat inovační myšlení, je důležité v každém jednotlivém případě zvážit všechna pro a proti a svůj záměr diskutovat i s pronajímatelem kanceláří. V opačném případě se může z nadějného principu stát nechtěná brzda firemního rozvoje.

Michal Dostál
marketingový manažer společnosti PPF Real Estate

» Firmy by měly řešit, jaké kanceláře pronajmout a jak je uspořádat, aby je bylo možné přizpůsobit čemukoli. «

Ve výběru pracovního prostředí budou mít velmi silné slovo zaměstnanci

V tuzemsku často dochází ke střetu kultur pracovního prostředí. Čeští zaměstnanci se obvykle otevřeným systémům úporně brání. Nejraději by si ponechali svůj soukromý uzavřený prostor, do kterého těžko proniká i jejich šéf. Kancelář je pro ně nejen místem pro práci, ale i šatnou, soukromou galerií a místem pro komunikaci s přáteli.

Zahraniční mateřské společnosti naopak chtějí maximálně šetřit náklady. Chtějí zaměstnance posadit do "efektivního" prostoru, kde lidé intenzivně spolupracují, každý na ně vidí, každý je slyší a může je tak snadno kontrolovat. Firmy se dnes snaží snížit celkovou privátní plochu při běžném provozu zhruba na 12 metrů čtverečních na osobu, u provozů pro interní sdílené služby nebo call centra až k osmi metrům na osobu. To je pro českého pracovníka těžko představitelné a zuby nehty se brání.

Kdo má tedy pravdu? Podle mého názoru univerzální řešení neexistuje. Právník se musí soustředit na přípravu smlouvy a neodvede dobrou práci, pokud ji bude nucen dělat na místě podobajícím se nádraží. Personalista musí mít možnost uzamknout kancelář s citlivými daty o zaměstnancích.

Avšak i velkoplošné kanceláře se dnes navrhují velice "humánně" - odhlučněné a opticky rozdělené zelení, zasedacími místnostmi a dalšími interiérovými prvky. Pro hovory pak existují uzavřené telefonní boxy. U některých typů práce není už dnes vlastní stálé pracovní místo garantováno. Například u obchodníků či auditorů, kteří by měli být většinu času u klientů, již některé firmy prosazují sdílené pracovní plochy v poměru tři lidé na dvě místa a někdy i agresivněji.

A co uvidíme za deset až patnáct let? Myslím, že můžeme čekat narůstající vliv dvou faktorů. Prvním jsou moderní formy komunikace. Pracovat bude možné téměř odkudkoli a fyzická přítomnost bude stále méně důležitá. To bude nahrávat omezování velikosti kanceláří a změně jejich funkce na místo, kde se společně řeší problémy a koordinuje práce.

Druhým faktorem je nabídka kvalitních pracovníků. Demografické křivky v Česku jsou neúprosné. Již dnes je těžké z 30 kandidátů na práci vybrat dva vyhovující. A za 10-15 let bude možno vybírat jen z poloviny dnešního počtu lidí v nejproduktivnějším věku. Pokud bude chtít firma přilákat ty nejlepší, bude jim muset nabídnout mimo jiné i hezké a dobře dostupné pracovní prostředí. Hustě rozpříčkované kanceláře se sice nevrátí, ale společnosti budou muset zaplatit kvalitní budovy a investovat do špičkových architektů a kvalitního vybavení. Nebo nastane nový střet kultur? Zaměstnanec v něm bude mít v každém případě velmi silné slovo.

Petr Kareš
vedoucí oddělení zastupování zájemců v Jones Lang LaSalle

» Pro Čechy je kancelář zároveň šatnou, soukromou galerií a místem pro komunikaci s přáteli. Zahraniční firmy to vidí jinak. «

Moderní kancelář je přívětivé zázemí

Význam vlastního pracovního místa je třeba vždy posuzovat v závislosti na charakteru a potřebách konkrétní firmy. Jiné nároky na pracovní místa bude mít reklamní agentura či start-up a jiné advokátní kancelář.

Obecně však musím s potěšením konstatovat, že doba, kdy člověk strávil celou pracovní dobu sezením na jedné židli v přidělené kanceláři, je dávno pryč. Malé i velké společnosti totiž čím dál častěji přistupují k méně konvenčnímu řešení kancelářských prostor a více dbají na pohodlí a pocity svých zaměstnanců.

Slovo kancelář dnes neoznačuje jen židli, stůl a zasedačku, ale i kavárnu, pohodlnou halu či klubovnu pro neformální setkání, knihovnu, sdílený pracovní prostor nebo samostatný koutek, kde nic nenarušuje plné soustředění na práci. To vše tvoří funkční kanceláře, do nichž Vitra navrhuje již řadu let kompletní zařízení od židlí, pohodlných sofa přes úložné systémy až po dekorace a doplňky, které vtisknou firmě jedinečnost a komfort domácího prostředí.

Důležité je chápat kancelář jako celý koncept - živoucí prostor, v němž se denně pohybuje řada lidí, ať už hostů, nebo zaměstnanců. Řada firem postupně přidává do svých kancelářských prostor nové prvky, jako je relaxační lounge nebo kavárna. Důležité je začlenit tyto prvky tak, aby se staly plnohodnotnou součástí celé kanceláře - aby byly vybaveny kvalitním nábytkem a fungovaly zároveň jako pracovní prostory. Jinak ztrácejí svůj smysl. Slouží-li pouze k odpočinku, může se stát, že se jim zaměstnanci budou raději vyhýbat, jelikož pobyt v nich automaticky značí nečinnost a dlouhou chvíli.

Střídání pracovního prostředí také příznivě působí na motivaci a pracovní výkonnost člověka. Každý si může vybrat místo, které nejlépe vyhovuje jeho momentální pracovní činnosti, ať už jde o neformální schůzku, poradu nebo rychlý týmový reporting.

Budoucnost kancelářských prostor vidím v postupné přeměně konceptu kanceláře i jejího vnímání na prostor, kde se člověk cítí příjemně, který ho zároveň motivuje k práci a podporuje jeho tvořivost - na prostor, který slouží v první řadě pro setkávání lidí a jejich interakci.

Jiří Zavadil
ředitel společnosti Vitra pro Českou republiku a Slovensko

» Slouží-li relaxační prostory pouze k odpočinku, může se stát, že se jim zaměstnanci budou raději vyhýbat. «