Jako v milostném vztahu. Řekněte, proč se k vám do firmy nehodím?

Seznámíte se přes inzerát, podle prvních informací to vypadá, že si budete rozumět, tak si domluvíte rande. Jdete na něj s nadějí i s obavami, strávíte spolu hezký večer a získáte dojem, že je to začátek perspektivního vztahu. Nakonec vám protějšek slíbí, že se brzy ozve, a tak se těšíte na další setkání. Jenže nic. Zpráva ani telefonát nepřichází a vám se už honí hlavou nepříjemné myšlenky: Udělal jsem špatný dojem? Mám se připomenout? Nebo si najít někoho jiného? Na pokus o kontakt přijde nicneříkající odmítnutí. A zanechá ve vás zase jen nezodpovězené otázky.

Podobný scénář jako v partnerském životě se často opakuje i při hledání zaměstnání. Umění poskytnout uchazečům dobrou zpětnou vazbu totiž stále ještě ovládá jen docela málo firem. Ale podle odborníků tím hodně získávají. Ozvat se kandidátům včas a vysvětlit jim důvody odmítnutí je totiž přínosné pro obě strany, které tím získají lepší pozici pro další komunikaci a rozvoj.

Objevil chybu v inzerátu, hned ho přijali

Vytrvalost se v tomto ohledu vyplatila Martinovi, který se před třemi lety rozhodl změnit obor a po rekvalifikačním kurzu začal hledat práci v IT jako juniorní tester. Vytvořil si profil na sociální síti LinkedIn a poslal svůj životopis firmám, které ho nejvíc zaujaly. „Pozvání na pohovor jsem dostal pouze od jedné z nich, takže jsem se na to pořádně připravil. Z mého pohledu proběhl pohovor dobře, ale pak mi přišlo zamítavé vyjádření. Trochu mě to zklamalo a mrzelo mě, že nebyly uvedeny důvody nepřijetí,“ popisuje svou zkušenost, která se později ukázala jako standardní.

Telefonátu se nikdy nedočkal, reakce od náborářů byly pokaždé písemné a nápadně podobné: „V 90 procentech mi přišla zamítavá odpověď, nebo se raději ani neozvali. Absolvoval jsem pár dalších pohovorů, ale všechny skončily odpovědí, že vybrali zkušenějšího uchazeče.“ Reakce nepřišla ani poté, co Martin o zpětnou vazbu přímo požádal.

Po asi dvaceti pokusech mu však pomohl jeho obor. V jednom z pracovních inzerátů totiž našel softwarovou chybu, a když na ni upozornil, firma ho pozvala na pohovor, který skončil úspěšně. Dnes už Martin pracuje na vedoucí pozici a přijímací řízení absolvuje z druhé strany. Díky své zkušenosti si ale velmi dobře uvědomuje, jak je komunikace s uchazeči důležitá.

Martinův příběh není nijak ojedinělý. Neschopnost poskytnout kandidátům zpětnou vazbu je podle HR specialisty a školitele Martina Graua problémem většiny firem a objevuje se ve všech fázích náborového procesu, i když v každé z nich má svoje specifika. Největší počet odmítnutí se odehrává hned na začátku, když se náborářům po vypsání volné pozice scházejí více či méně odpovídající žádosti a životopisy. „Děje se to dnes a denně, že se vám hlásí lidé, kteří nejsou relevantní ani vzdáleně,“ říká Grau.

I těm je ale podle něj důležité odpovědět, poděkovat jim za zájem a krátce vysvětlit, kde se požadavky obou stran nepotkávají. „Dnes ráno jsem například obsazoval pozici, kde je bezpodmínečně nutná velmi dobrá angličtina. V inzerátu je to srozumitelně napsáno, včetně rozsahu zodpovědností, mezi které patří každodenní komunikace se zahraničím. Přesto se mi přihlásil uchazeč, který uvedl, že angličtinu má základní,“ vypráví příklad, kdy stačí zájemci napsat nebo zavolat a vysvětlit mu, že bez požadované jazykové vybavenosti není pro vypsanou pozici vhodným adeptem.

Ani přijatý, ani odmítnutý. Jak se chovat k tomu uprostřed?

V praxi se v první fázi náborového procesu nezřídka stává, že se uchazečům neozve nikdo. Případně dostanou zprávu, že firma obdržela jejich životopis a že je časem vyrozumí o dalším postupu, což se ovšem nestane. Důvodem je podle Graua přehlcenost náborářů a manažerů, kteří buď nechtějí věnovat čas komunikaci s – z jejich pohledu – neperspektivními kandidáty, nebo nemají dostatečně efektivně nastavené standardy a postupy pro komunikaci s uchazeči.

Někdy ale mohou vhodného zájemce přehlédnout, a pokud se tím uchazeč nenechá odradit, není vyloučeno, že bude při druhém pokusu úspěšnější. Otestovala si to šestatřicetiletá Alena, která si procesem hledání práce prošla letos v létě. „Když mi jedna firma odpověděla klasickým ‚Dali jsme přednost jinému uchazeči‘ a za čtrnáct dní vypsala stejnou pozici znovu, znovu jsem se přihlásila a podruhé už byla jejich reakce jiná. Bylo vidět, že tentokrát se mému životopisu věnovali, ozvali se mi a komunikovali se mnou jako s nadějnou uchazečkou,“ dokládá své přesvědčení, že první bezdůvodné odmítnutí nemusí ještě znamenat konec všech nadějí.

Pokud jde o komunikaci na začátku náborového procesu, nejhůř zpravidla dopadnou kandidáti, kteří nejsou hned zamítnuti ani přijati, protože požadavkům vypsané pozice odpovídají částečně. „Zatímco slibným a nevyhovujícím uchazečům se náboráři ozvou hned, u ostatních občas váhají a odpověď odkládají, protože si je nechávají stranou jako náhradníky,“ prozrazuje analytik pracovního trhu Tomáš Ervín Dombrovský.

Mladší lidé jsou zkrátka úspěšnější než staří. Nikdo vám ale neřekne, že vás nepřijal kvůli vašemu věku.

Komunikace s těmito „odloženými“ uchazeči se ale zlepšuje díky tomu, že se firmy naučily používat šablony pro různé poloautomatizované odpovědi v průběhu výběrových řízení. Už tedy není tak neobvyklé, že nezařazeným kandidátům přijde hned odpověď s poděkováním za zaslaný životopis a informace o tom, že jsou stále ještě ve hře. Díky ní se také dozvědí, kdy mohou očekávat pozvání do dalšího kola nebo odmítnutí, případně co to znamená, když se firma do určitého termínu neozve.

Viděli jste se při pohovoru, proto i odmítnutí by mělo být osobní

Grau obecně doporučuje, aby uchazečům, u kterých personalisté vidí alespoň základní splnění požadavků, dali vždy šanci a alespoň je kontaktovali telefonicky. Při rozhovoru s nimi mohou objevit potenciál, který na první pohled v životopisu nebyl patrný. I v této fázi pak může dojít k tomu, že se s uchazečem rozloučí, nenechají ho ale v nejistotě a s pocitem špatného zacházení. Ten si totiž kandidáti rádi nenechávají pro sebe. „Během hledání práce jsem byla v kontaktu s dalšími lidmi ve stejné situaci, s některými jsme si podávali dveře u různých pohovorů a často jsme si vyměňovali zkušenosti. Ptali jsme se jeden druhého, jestli se z té nebo jiné firmy už ozvali,“ potvrzuje Alena. Špatnou zkušenost se dnes uchazeči nebojí vyprávět ani na sociálních sítích, kde bez váhání jmenují nebo přímo označí společnost, která se k nim nezachovala profesionálně, a špatné jméno firmy se pak šíří dál.

Ještě horším prohřeškem je pak neozvat se uchazečům po absolvovaném pohovoru nebo po vypracování cvičného úkolu. To už se stává méně často. Firmy obvykle pošlou účastníkům přijímacího řízení alespoň stručné mailové oznámení, ve kterém je informují, že do dalšího kola nepostupují. Podle experta to ale není dobrý postup. „Když už se s vámi dotyčný setkal osobně, tak i zpětná vazba by měla být osobní, nikoli textová. Může být telefonická, ale měla by existovat možnost spolu mluvit. A nemělo by chybět vysvětlení, proč k rozhodnutí zaměstnavatel došel,“ doporučuje Grau a dodává, že značná část firem to podle jeho zkušeností nerespektuje: „Často se setkávám s tím, že si firmy chtějí zjednodušit život a radši pošlou univerzální mailovou odpověď. Nebo se jim prostě nechce říkat lidem nepříjemné zprávy, protože je pochopitelné, že kandidáty v této fázi náboru odmítavá odpověď nepotěší.“

Paradoxně se ale stává, že upřímné vysvětlení důvodů, proč uchazeč nebyl vybrán, danému člověku naopak pomůže, protože díky němu lépe vyhodnotí své silné a slabé stránky. Mnohdy ho taková zpětná vazba dokonce povzbudí. „Pokud je to pravda, řekněte kandidátovi, v čem byl dobrý a v čem ho třeba jen o chloupek překonal jiný uchazeč,“ radí Grau. Tuto pomyslnou stříbrnou medaili ale nedoporučuje udělovat jen naoko. I zde platí, že pravda je lepší odpovědí než vyfabulované komplimenty.

Předběhnout konkurenci za tři minuty

Důvodů, proč se firmám vyplatí zpětnou vazbu uchazečům poskytovat, je hned několik. Jedním z nich je již zmíněné dobré jméno, které firma buď posiluje vstřícným přístupem k uchazečům, nebo oslabuje svým neférovým jednáním. Podle průzkumu společnosti CareerArc svou špatnou zkušenost s náborem sdílí online nebo ústně s druhými lidmi až 72 procent kandidátů. Zklamání z neprofesionální komunikace při výběrovém řízení se pak odrazí na celkovém dojmu, který společnost vytváří. Ten může mít dopad také na ochotu lidí využívat její služby nebo kupovat její zboží. Při špatném jednání s kandidátem tak firma přijde nejen o zaměstnance, ale také o potenciální zákazníky.

Kromě toho se může stát, že uchazeče odmítnutého při jednom výběrovém řízení bude firma potřebovat příště. „Jednou kandidát, navždy kandidát,“ shrnuje to jedním sloganem Grau. Odradit ho nebo nechat odejít se špatnou zkušeností se při dnešním nedostatku pracovní síly moc nevyplácí.

Často se setkávám s tím, že si firmy chtějí zjednodušit život a radši pošlou univerzální odpověď. Nebo se jim prostě nechce říkat lidem nepříjemné zprávy.

Proto je Grau rád, že výběr zaměstnanců a komunikaci s nimi zatím v drtivé většině případů stále ještě neřídí umělá inteligence.

Lidský faktor, který dokáže číst mezi řádky, vycítit atmosféru a vyjádřit podstatu, je podle něj v těchto situacích nenahraditelný. „Používat šablony je fajn, ale když v zamítavé odpovědi vyměníte kromě jména i univerzální odůvodnění za pár konkrétních postřehů a poznámek pro daného uchazeče, jste hned lepší než většina konkurenčních zaměstnavatelů. A může vás to stát třeba jen tři minuty práce navíc,“ dodává.

Jste starý, ale to vám neřekneme

Jak tedy neúspěšným uchazečům zpětnou vazbu dávat? V praxi se personalisté setkávají se třemi scénáři. Ten první je pro ně nejsnazší, protože se jedná se o situace, kdy kandidát nevyhovuje z objektivních důvodů. Nesplňuje třeba všechny nutné podmínky nebo se neshoduje se zaměstnavatelem v otázce financí. „Když hledáte někoho, kdo ovládá určitou technologii, jeden z kandidátů má tu kompetenci povrchní a jiný perfektní, tak se na to dá jednoduše při zpětné vazbě poukázat,“ popisuje Grau.

Náročnější je to v případě, kdy uchazeči chybí měkké dovednosti, které jsou těžko měřitelné. „Chcete třeba zaměstnat obchodníka a máte dva zájemce s podobnými zkušenostmi. Jeden z nich na vás ale působí lépe v obchodnických dovednostech,“ uvádí jako příklad Grau. I tady je podle něj dobré vysvětlit odmítnutému uchazeči důvod nepřijetí co nejpravdivěji. „Nebojte se pojmenovat, co vás k rozhodnutí vedlo, může to být například to, že kandidát má jiný styl jednání se zákazníkem, než ve vaší firmě preferujete,“ navrhuje.

Pak ale může nastat situace, kdy si vedení firmy uchazeče nevybere ze zcela subjektivních důvodů. Nezapadá charakterově do firemní kultury či atmosféry týmu nebo není povahově kompatibilní se svým budoucím šéfem. V případech, kde jde o osobní antipatie, expert příliš nedoporučuje pouštět se do detailního vysvětlování. To ale neznamená, že by bylo lepší odmítnutému uchazeči lhát. I tady je namístě upřímnost, důležité je ale nehodnotit kandidáta jako člověka a vyvarovat se případných zbytečně zraňujících podrobností. „Je třeba nezapomínat na to, že při náboru se hodnotí pouze vhodnost pro danou pracovní pozici v konkrétním týmu, nikoliv člověk jako celek,“ připomíná Grau. Nezapadat do týmu či firemní kultury je regulérní důvod k odmítnutí. Kandidát si zaslouží slyšet, že jeho odborné kompetence jsou pro danou pozici vyhovující a že nebyl vybrán kvůli složení kolektivu, do kterého se typově nehodí. A také by v něm možná ani nebyl spokojený.

V praxi ale takto formulované odpovědi mohou být jen zástěrkou jiných, nepřiznaných motivů zaměstnavatele. Když totiž v rozhodování o přijetí či nepřijetí zaměstnance hraje roli subjektivní dojem, dost často hrozí vědomá nebo podvědomá diskriminace. Data společnosti LMC například ukazují, že úspěšnost ve výběrových řízeních je přímo úměrná věku. „Mladší lidé jsou zkrátka úspěšnější než staří. Nikdo vám ale neřekne, že vás nepřijal kvůli vašemu věku,“ konstatuje Dombrovský.

Podobně je tomu v případě pohlaví nebo barvy pleti. Otázka na mateřství sice u pohovoru nepadne, statisticky však mají ženy u přijímacích pohovorů nižší šanci na úspěch, stejně jako cizinci. „V drtivé většině těchto případů zaměstnavatel uvede při odmítnutí nějaký zástupný důvod,“ domnívá se Dombrovský. Průzkumy mezi uchazeči sice potvrzují, že lidé chtějí důvod odmítnutí znát a firmy na to reagují tím, že jsou ochotné ho sdělit, ve skutečnosti ale není možné ověřit, nakolik jsou tyto důvody věcné a pravdivé.

Ozveme se. Dobře, ale dokdy?

Povzbudit firmu ke zdůvodnění nepřijetí může uchazeč i sám. Ne každý na to má odvahu, ale když překoná ostych a řekne si o zpětnou vazbu, může získat cenné informace, které zúročí při dalších pohovorech. Někdy je navíc potřeba se ozvat kvůli času, který hraje při hledání práce klíčovou roli. „Není na tom nic špatného, když kandidát řekne, že má na stole ještě další dvě nabídky zaměstnání, na které musí do určitého termínu zareagovat,“ říká Grau. Důležité je, aby v každé fázi náboru obě strany věděly, co bude následovat a kdy. „V této věci se dá kandidátům krásně vyjít vstříc a domluvit s nimi harmonogram. Ideální pak je, když se tomu člověku sejdou třeba tři nabídky současně, on přesně ví, dokdy na ně má odpovědět, a v klidu si může srovnat svoje priority,“ pokračuje expert.

Nejlepší zaměstnavatelé

Stáhněte si přílohu v PDF

Výběrové řízení ostatně není jen hrou, kde jedna strana určuje pravidla a druhá se jimi řídí. Tak jako při osobním seznamování mají oba partneři svá očekávání a nároky, tak i při náboru zaměstnanců jsou požadavky vzájemné. A obě strany mohou nabídku kdykoli odmítnout. „V dnešní době bych dokonce řekl, že kandidáti tahají za delší konec provazu,“ hodnotí situaci Grau. Nabízí se tedy i otázka, proč zpětnou vazbu nedávají také uchazeči zaměstnavatelům. „Někdy se to děje. Firmy si o to občas samy říkají a žádají kandidáty o vyplnění hodnoticího dotazníku nebo o slovní komentář,“ říká expert.

Ne vždy pak ovšem s obdrženými informacemi pracují. V některých případech to pochopitelně nemusí být směrodatné, když je třeba z velmi negativního hodnocení znát, že je jen emotivní reakcí kandidáta zklamaného z nepřijetí. Jindy ale může být i připomínka ze strany nepřijatého uchazeče pro firmu užitečným podnětem k budoucímu zlepšení.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN Nejlepší zaměstnavatelé.