Nástup nových zaměstnanců je zpravidla spojen s poměrně velkým objemem dokumentace. Od evidence pracovních smluv a souhlasů se zpracováním osobních údajů (GDPR) přes akceptaci interních směrnic a nařízení až po ukládání protokolů o povinných školeních. Systém pro správu agendy lidských zdrojů GIRITON umožňuje správu všech potřebných dokumentů digitálně, což eliminuje nutnost vedení papírové dokumentace a složitého hlídání důležitých termínů. Vzhledem k faktu, že se jedná o cloudovou aplikaci, je možné veškerou agendu spravovat i bez nutnosti přítomnosti v prostorách společnosti nebo připojení do firemní sítě pomocí VPN. Díky cloudovému řešení je možné systém neustále doplňovat o nové funkce a zároveň pružně reagovat na měnící se legislativu.
Rychlá implementace a přizpůsobení
Základní agendy jsou v rámci systému GIRITON připraveny tak, aby digitalizace stávajících dokumentů mohla proběhnout co nejrychleji a zároveň s minimem starostí. V rámci systému je možné spravovat všechny běžné agendy – od evidence uchazečů o zaměstnání přes správu majetku a vozového parku až po zpracování agendy BOZP či knihy úrazů.
Jednotlivé agendy je možné přidávat a nastavovat dle vlastních potřeb, a to pomocí jednoduchého editoru. Vkládat je možné vlastní textová pole, data, dokumenty nebo i obrázky. Tímto způsobem je možné během chvíle vytvořit v rámci systému GIRITON prakticky jakoukoliv agendu dle specifických potřeb společnosti. Systém umožňuje použít i vlastní tiskové sestavy. Vaše současné dokumenty typu Word doplníte o datová pole dané agendy a nahrajete do systému jako šablony. GIRITON pak při exportu vyplní vaši šablonu vybranými daty.
„Naše společnost se specializuje na systémy pro správu agendy lidských zdrojů, evidenci docházky a agendu whisteblowingu. Některý z našich systémů aktuálně využívá přibližně tisíc firem, a to jak v Česku, tak i na Slovensku,“ říká Jan Gřeš, jednatel společnosti GIRITON Systems, s. r. o.
Zabezpečení a důvěryhodnost dokumentů
Vygenerované dokumenty s konkrétními daty je možné buď vytisknout, nebo jej odeslat k digitálnímu podpisu danému zaměstnanci. K dispozici je podpis pomocí SMS, e-mailu nebo prostřednictvím bankovní identity. Takto digitálně podepsané dokumenty splňují požadavky na zaručený elektronický podpis dle klasifikace eIDAS, takže je možné tímto způsobem elektronicky podepisovat například i pracovní smlouvy a další právně závazné dokumenty.
Stáhněte si přílohu v PDF
Digitálně podepsané datové soubory jsou opatřeny časovým razítkem, které se v prostředí systému GIRITON automaticky prodlužuje a neztratí tak svoji platnost. Veškerá data uložená v cloudu jsou chráněna s využitím nejnovějších bezpečnostních technologií a integrována je i plná kontrola nad přístupem k osobním údajům v rámci společnosti. Uživatelům je možné omezit přístup k jednotlivým agendám, nebo jim naopak přidělit oprávnění jen k určitým agendám či dokumentům.
Termíny pod kontrolou
Samozřejmostí je sledování všech důležitých termínů, jako jsou například konce pracovních smluv, platnost různých školení nebo lékařských prohlídek. U lékařských prohlídek umí systém ohlídat i to, zda zaměstnanec již nedosáhl věku, kdy musí prohlídky absolvovat častěji. Záznamy agendy, které jsou svázány s nějakým datem, je možné jednoduše propisovat do integrovaného kalendáře nebo exportovat do sdílených kalendářů Googlu a Microsoft Office. Automatické notifikace zajišťují upozornění na důležité termíny či významná pracovní výročí. Systém řeší i plánování směn a žádosti o dovolenou, přičemž hlídá různé limity a zároveň i řadu dalších parametrů.
Článek byl publikován ve speciální příloze HN ICT revue.
Tento článek máteje zdarma. Když si předplatíte HN, budete moci číst všechny naše články nejen na vašem aktuálním připojení. Vaše předplatné brzy skončí. Předplaťte si HN a můžete i nadále číst všechny naše články. Nyní první 2 měsíce jen za 40 Kč.
- Veškerý obsah HN.cz
- Možnost kdykoliv zrušit
- Odemykejte obsah pro přátele
- Ukládejte si články na později
- Všechny články v audioverzi + playlist