Nástup nových zaměstnanců je zpravidla spojen s poměrně velkým objemem dokumentace. Od evidence pracovních smluv a souhlasů se zpracováním osobních údajů (GDPR) přes akceptaci interních směrnic a nařízení až po ukládání protokolů o povinných školeních. Systém pro správu agendy lidských zdrojů GIRITON umožňuje správu všech potřebných dokumentů digitálně, což eliminuje nutnost vedení papírové dokumentace a složitého hlídání důležitých termínů. Vzhledem k faktu, že se jedná o cloudovou aplikaci, je možné veškerou agendu spravovat i bez nutnosti přítomnosti v prostorách společnosti nebo připojení do firemní sítě pomocí VPN. Díky cloudovému řešení je možné systém neustále doplňovat o nové funkce a zároveň pružně reagovat na měnící se legislativu.
Rychlá implementace a přizpůsobení
Základní agendy jsou v rámci systému GIRITON připraveny tak, aby digitalizace stávajících dokumentů mohla proběhnout co nejrychleji a zároveň s minimem starostí. V rámci systému je možné spravovat všechny běžné agendy – od evidence uchazečů o zaměstnání přes správu majetku a vozového parku až po zpracování agendy BOZP či knihy úrazů.
Jednotlivé agendy je možné přidávat a nastavovat dle vlastních potřeb, a to pomocí jednoduchého editoru. Vkládat je možné vlastní textová pole, data, dokumenty nebo i obrázky. Tímto způsobem je možné během chvíle vytvořit v rámci systému GIRITON prakticky jakoukoliv agendu dle specifických potřeb společnosti. Systém umožňuje použít i vlastní tiskové sestavy. Vaše současné dokumenty typu Word doplníte o datová pole dané agendy a nahrajete do systému jako šablony. GIRITON pak při exportu vyplní vaši šablonu vybranými daty.
„Naše společnost se specializuje na systémy pro správu agendy lidských zdrojů, evidenci docházky a agendu whisteblowingu. Některý z našich systémů aktuálně využívá přibližně tisíc firem, a to jak v Česku, tak i na Slovensku,“ říká Jan Gřeš, jednatel společnosti GIRITON Systems, s. r. o.
Zabezpečení a důvěryhodnost dokumentů
Vygenerované dokumenty s konkrétními daty je možné buď vytisknout, nebo jej odeslat k digitálnímu podpisu danému zaměstnanci. K dispozici je podpis pomocí SMS, e-mailu nebo prostřednictvím bankovní identity. Takto digitálně podepsané dokumenty splňují požadavky na zaručený elektronický podpis dle klasifikace eIDAS, takže je možné tímto způsobem elektronicky podepisovat například i pracovní smlouvy a další právně závazné dokumenty.
Stáhněte si přílohu v PDF
Digitálně podepsané datové soubory jsou opatřeny časovým razítkem, které se v prostředí systému GIRITON automaticky prodlužuje a neztratí tak svoji platnost. Veškerá data uložená v cloudu jsou chráněna s využitím nejnovějších bezpečnostních technologií a integrována je i plná kontrola nad přístupem k osobním údajům v rámci společnosti. Uživatelům je možné omezit přístup k jednotlivým agendám, nebo jim naopak přidělit oprávnění jen k určitým agendám či dokumentům.
Termíny pod kontrolou
Samozřejmostí je sledování všech důležitých termínů, jako jsou například konce pracovních smluv, platnost různých školení nebo lékařských prohlídek. U lékařských prohlídek umí systém ohlídat i to, zda zaměstnanec již nedosáhl věku, kdy musí prohlídky absolvovat častěji. Záznamy agendy, které jsou svázány s nějakým datem, je možné jednoduše propisovat do integrovaného kalendáře nebo exportovat do sdílených kalendářů Googlu a Microsoft Office. Automatické notifikace zajišťují upozornění na důležité termíny či významná pracovní výročí. Systém řeší i plánování směn a žádosti o dovolenou, přičemž hlídá různé limity a zároveň i řadu dalších parametrů.
Článek byl publikován ve speciální příloze HN ICT revue.
