ERP: Důležité otázky před jeho pořízením

Než začne firma hledat konkrétní produkt, je třeba zjistit, zda podnikový informační systém opravdu potřebuje. Pořízení a implementace ERP je krok nejen poměrně nákladný, ale také časově, personálně a technicky náročný. Toto rozhodnutí ovlivní chod celého podniku, bude znamenat zásadní změny a cílem by mělo být posunout podnik na vyšší úroveň.

V prvé řadě je třeba udělat analýzu podniku a jeho fungování a ujasnit si jeho další směřování, strategii a dlouhodobý cíl. Je důležité položit si otázky jako: Vyhovují nám současné systémy a dovedou nás k naplnění naší strategie? Můžeme s jejich pomocí expandovat do zahraničí, rozjet nový výrobní program? Umí to a ono? Analýza má firmě ukázat, proč potřebuje ERP systém. Mělo by být jasné, co aktuální systémy nesplňují a naopak co plánovaný ERP systém plně pokryje a zda přinese i něco navíc.

A tyto důvody by měly být dostatečně významné, aby nebyla implementace ERP systému ztrátou času a vyhozením hromady peněz. Proto je za takové rozhodnutí odpovědný management firmy s týmem klíčových uživatelů a není na škodu obrátit se i na specializovanou konzultační společnost. Nezávislý konzultant, který má zkušenosti a zná aktuální stav trhu, často pomůže vyhnout se slepým uličkám a ušetří hodně času.

Jaký typ a jak robustní?

V tomto směru je potřeba určit si priority, a to nejen podle hlavních strategických ukazatelů, ale také podle specifik firemního byznysu. „Pokud vyberete ERP řešení specializované na vaše odvětví, je vysoká pravděpodobnost, že v rámci standardních funkcionalit bude pokrývat naprostou většinu vašich potřeb a procesů a z toho plyne minimum customizací či rychlejší a levnější implementace,“ upozorňuje Milan Tesař, obchodní ředitel společnosti InfoConsulting Czech. Trochu jiné potřeby bude mít firma v automobilovém průmyslu, kde je předpokladem například možnost elektronické výměny dat EDI (Electronic data interchange), a jiné podnik ve farmaceutickém průmyslu nebo v potravinářství s nutností pokrýt distribuci výrobků a systém šarží. Možná bude podnik potřebovat řešit i oblasti, které s ERP souvisí, jako je řízení a digitalizace výroby pomocí MES (Manufacturing execution systems), skladovací systémy WMS (Warehouse management system), BI (Business intelligence) pro podporu rozhodování a podobně. Dodatečná tvorba rozhraní by byla nákladná, a je proto vhodné, aby byly přímo součástí ERP, nebo byly dodávány od jednoho dodavatele a ušetřilo se na licencích i implementaci.

Pokud vyberete ERP specializované na vaše odvětví, je pravděpodobné, že bude pokrývat naprostou většinu vašich potřeb a procesů.

Další otázkou je velikost podniku a s tím související robustnost ERP systému. Pokud v malé firmě řeší například odbyt jeden či dva lidé, objemný a rozsáhlý modul nákupu pro větší společnosti bude zbytečně složitý a málo uživatelsky příjemný. Nicméně tento aspekt se dnes díky cloudovým řešením částečně vytrácí a ztrácí na významu. „Velikost a potřeby společnosti byly dříve pro rozhodování zásadní, cloud ale výrazně omezuje tento aspekt díky automatické konfiguraci nebo nastavení na základě ověřených postupů od lídrů na trhu. V současné době bývá standardem, že stejný systém využívá velká korporace i firma s patnácti uživateli. Například řešení SAP Cloud využívá velká plynárenská společnost s tisíci uživateli i marketingová agentura o deseti zaměstnancích,“ upřesňuje Martin Dudek, solution architect a AI expert společnosti SAP.

Díky cloudovým řešením již není velkým tématem škálovatelnost systému a výhodou je i přesun odpovědnosti za dostupnost a bezpečnost na třetí stranu. Bezpečnostní funkce ERP systému jsou velmi důležitým aspektem při jeho výběru. Zásadní jsou v tomto směru požadavky směrnice NIS 2 pro kritickou infrastrukturu, regulace pro výrobce zbraní nebo klíčových surovin. Cílem je regulovat zabezpečení dat a informačních systémů a vymáhat jejich dodržování po soukromoprávních subjektech, tedy podnikatelích. Sledování a naplňování těchto předpisů přináší nové požadavky na dohled systému či audity.

Speciální oblastí pak je otázka uživatelských úprav, customizací. Uživatel při rozhodování, jaký systém zvolit, někdy podlehne kouzlu „uděláme, co chcete“ od místního dodavatele lokálního softwaru. Zkušenosti expertů ukazují, že je to poměrně krátkozraká volba, protože systém na míru se stále přibývajícími uživatelskými požadavky je obtížné dlouhodobě udržovat a vylepšovat a úpravy jsou obvykle drahé. „Doporučuji udržovat systém co nejméně modifikovaný, ale v aktuální verzi a správně a efektivně využívat funkce standardu. Přední ERP systémy od renomovaných výrobců jdou neustále dopředu a většina uživatelů není ani schopna sledovat přibývající nové funkce a funkcionality a zbytečně pálí prostředky na něco, co výrobce už vyřešil lépe a standardizovaně,“ zdůrazňuje Petr Kelar, ředitel společnosti ABIA CZ services. Navíc správa, provozování a údržba informačního systému je komplexní disciplína a pro většinu podniků je nemožné držet interní tým IT specialistů. Také nelze spoléhat na externí firmu o jednom člověku. Naopak je i v tomto případě vhodné vydat se cestou cloudového řešení.

Při produkci léků je klíčová transparentnost a dohledatelnost v celém dodavatelském řetězci.

Foto: Shutterstock

Pro někoho se zdají unifikovaná řešení svazující. „Někdo může minusy pořízení ERP systému vidět v omezení možností kreativity v rámci svých lokálních aplikací. Důsledky změn v jedné části systému se projeví v návazných agendách. Data jsou sdílená napříč, a pokud něco do systému zadáte, může to mít za pár minut management na monitoru ve své analýze. Ale jsou to opravdu minusy?“ ptá se Petr Schaffartzik, generální ředitel K2 atmitec. Spíše naopak. Mezi vlastnosti, které ERP systém předurčují ke generování dlouhodobých přínosů pro podnik, patří především jeho komplexnost. Řešení pokrývající celou firmu přináší zákazníkům kompaktní datovou základnu v jedné variantě se snadno dostupnými údaji a uceleným pohledem. Šetří čas, eliminuje chybovost a s ní spojené náklady.

Zkušenosti a znalosti pracovníků implementační firmy jsou možná důležitější než samotný ERP systém.

Od jakého dodavatele?

Management firmy nevybírá jen ERP systém, ale také jeho dodavatele. Schopného, spolehlivého, s vysokou odbornou erudicí. „Dnes klienti spolu s implementací očekávají nejen pokrytí firemních procesů, ale také přidanou hodnotu ve formě informací, které posunou jejich byznys dál. Souhrnně bych tuto situaci označil jako postupný přechod implementátora z role dodavatele nástroje do role dodavatele řešení,“ shrnuje Tomáš Smutný, generální ředitel společnosti QI Group. Zkušenosti a znalosti pracovníků implementační firmy nebo systémového integrátora, ale třeba i jejich komunikační schopnosti, se kterými jsou schopni často složité kroky a mechanismy uživatelům vysvětlit, jsou možná důležitější než samotný ERP systém.

Při výběru ERP systému je také dobré si prověřit, která konkrétní firma bude vybraný systém implementovat. Některé systémy implementují desítky distributorů s velmi rozdílnými schopnostmi a zkušenostmi. Hodně pomohou reference. Ukazují, zda má dodavatel s podobnou problematikou předchozí zkušenost, jak je na trhu etablovaný, zda mu důvěřují i jiní klienti a zákazníkovi dodávají určitou jistotu ohledně kvality dodavatele.

Postup výběru finálně shrnuje Vladimír Bartoš, ředitel pro strategii společnosti Minerva Česká republika: „Vyberte několik dodavatelů ERP s dobrými referencemi a požádejte je o prezentace. Od finalistů si nechte udělat studii, abyste poznali styl jejich práce a jejich znalosti. Dobře si promyslete způsob výběru. Pokud necháte hlasovat klíčové uživatele, připravte jim podklad, co mají posuzovat.“ Velmi důležitý je podle Bartoše harmonogram výběrového řízení. Zajímavým trendem poslední doby je přechod dodavatelů ERP systémů na princip předplatného, ať již při provozování na vlastním hardwaru, nebo jako cloudové SaaS služby.

Udržitelnost umíte?

Po modulech ESG, jež firmám pomáhají zajistit sociálně zodpovědný a udržitelný přístup k byznysu a které mohou být integrované přímo do ERP systému, je silná poptávka. ERP řešení již řídí procesy spojené s ESG, jako jsou lidské zdroje, dodavatelé, výroba či doprava a expedice. Ty se upravují v reakci na EU taxonomii a směrnici CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) o nefinančním reportování. Standardizují se postupy dokumentace změn v procesech, jejich auditovatelnost a definují se role napříč jednotlivými systémy. Dochází ke změnám ve vyhodnocování, odměňování zaměstnanců nebo standardizaci stanovených cílů.

Implementují se kalkulační schémata pro uhlíkovou stopu, což je aktuálně velmi sledovaná funkcionalita. „IFS Cloud obsahuje nástroj pro výpočet emisí Scope 1 a Scope 2 (přímé a nepřímé emise skleníkových plynů produkovaných činností firmy – pozn. red.). A nyní je možné využívat nástroj pro výpočet Scope 3. Ten zahrnuje nepřímé emise z dodavatelského řetězce a dalších činností, které jsou mimo dohled a kontrolu firmy. Firmy žádají u svých dodavatelů informace o jejich emisích a hlídají je i při využívání, recyklaci nebo ukončení životního cyklu vlastního produktu,“ upozorňuje Milan Tesař z firmy InfoConsulting.

ICT revue

Stáhněte si přílohu v PDF

K dispozici jsou i řešení s podporou cirkulární ekonomiky a možnost sledovatelnosti a transparentnosti surovin v dodavatelském řetězci s využitím tokenizace, blockchainu a modelů řetězce vlastnictví. Výhodu mají v tomto směru velké, nadnárodně vyvíjené systémy, které těží z širších finančních i lidských zdrojů a implementují novinky do svých systémů rychleji. „Koncem roku budeme mít k dispozici takzvaný green ledger, což je rozšíření ERP systému pro sběr, ukládání a správu dat o skleníkových plynech. Tyto informace budou integrovány do stávajících finančních dat. Cílem je umožnit klientům aplikovat finanční principy podvojného účetnictví na uhlíkovou stopu a vytvořit tak základ pro reportování a analýzu udržitelnosti společně s finančními ukazateli,“ zdůrazňuje Martin Dudek ze společnosti SAP.

Rozšíření finančního reportování o množství skleníkových plynů se může podle Dudka stát klíčovým nástrojem pro zákazníky. Analýza a porozumění vztahu mezi udržitelností a financemi totiž může být základem pro strategická a operativní rozhodnutí.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN ICT revue.