Šéfové jsou často digitální dinosauři. Přepisovat text vám opravdu nemusí asistentka

Digitální transformace firem často naráží na bariéry jako nedůvěra v technologie a chaotické pracovní návyky. Přechod do digitální doby a používání moderních nástrojů vyžaduje nejen technickou připravenost, ale také změnu myšlení. „Začíná to uvědoměním, že je potřeba s technologiemi pracovat. Změny ale musí začít u vedení. Už nestačí, aby je šéf dovolil, je nutné, aby se sám stal digitálním lídrem,“ říká Jan Dolejš ze společnosti Digiskills, která se zabývá vzděláváním, odbouráváním strachu z technologií a rozvíjením digitálního nastavení.

Co jste se naposledy nového naučil?

Hodně si teď hraji s Copilotem, umělou inteligencí od Microsoftu. Pomocí AI jsem se učil vylepšovat svoje digitální poznámky a následně je přetransformovat do dokumentu, který mohu dál odeslat.

Radíte firmám, jak pracovat s novými technologiemi. Jak vypadá společnost, která je využívá na maximum?

Až takovou najdu, dám vám vědět.

A hypoteticky?

První rovina představuje technické zázemí. Firma má k dispozici kvalitní a moderní nástroje, jako jsou cloudové služby typu Microsoft 365 či Google Workspace, má zavedené technologie založené na umělé inteligenci, které zaměstnanci mohou využívat bez větších omezení. Druhou rovinou, jež je mnohem náročnější, je lidský faktor. Hypoteticky by bylo skvělé, kdyby firma měla zaměstnance s digitálním stylem uvažování. Neplést prosím digitální mindset s digitálními dovednostmi. Nemám na mysli, že by firma byla plná programátorů, kteří znají všechny funkce, ale bylo by žádoucí, aby zaměstnanci věděli, jak technologie mohou usnadnit práci, a co nejvíce je využívali pro tento účel. Ideální kombinace vznikne spojením obou rovin.

Můžete mi ukázat příklad typu: „Wow, proč jsem tohle nedělal už dávno?“ Jak může i malá drobnost výrazně zjednodušit pracovní život?

Například když píšete na mobilním telefonu a chcete se vrátit kurzorem doprostřed slova, stačí podržet mezerník a posouvat kurzor. Je to drobnost, ale když ji lidem ukážeme, říkají: „Vždyť já píšu denně tolik textu, proč mi to nikdo neukázal dřív?“ Nebo diktování textu do telefonu, který ho převede do psané podoby, či použití diktafonu s umělou inteligencí, který z vašich několikaminutových myšlenek vytvoří zápis a rovnou akční kroky, které lze naplánovat do to‑do listu. Pro týmy je zase klíčové sjednocení digitálního prostoru. Doporučuji vytvořit jedno místo v cloudu, například tým v Microsoft Teams, kde bude veškerá komunikace a soubory k danému projektu. Tato malá změna v návycích, kdy se vše dává na jedno místo, eliminuje milion komunikací napříč různými kanály a desítky verzí dokumentů.

Učíte generální ředitele v různých společnostech. Jaké to je? Jak reagují lidé, kteří se vyznají v investicích, byznysu a řídí miliardové byznysy na to, když přijdete a řeknete, že mají špatné digitální znalosti?

Přijetí je v poslední době dobré. Vedoucí firem se snaží a často sami žádají o digitální koučink, aby se mohli posunout dál. Tlak zvenku na ně působí a opravdu se chtějí zlepšit. Skutečné znalosti technologií však bývají slabší.

Od písku k energetické revoluci. Vědec popisuje, jak fungují fotovoltaické panely a proč jsou právě z křemíku

21. 11. 2024 ▪ 11 min. čtení

Například?

Jednomu řediteli velké firmy jsem vysvětloval funkci diktování hlasem na mobilním telefonu a přepis do textu. Zeptal jsem se, jestli používá diktování, aby vše nemusel psát ručně. Odpověděl: „Ano, používám, zvednu telefon a zavolám asistentce Aničce, abych jí to nadiktoval.“ Takže v některých případech začínáme od základů. Podíváme se, jak vylepšit práci na mobilu a PC. Ukazujeme, jak převést papírové poznámky do digitální podoby a mít je k dispozici na všech zařízeních.

Také se bavíme o spolupráci. Ředitelé jsou často zvyklí posílat vše e‑mailem, takže je učíme cloudovému sdílení a spolupráci na dokumentech. A zaměřujeme se na to, jak může AI vylepšit jejich práci. Je vtipné, že nás často volají, aby zjistili, jak pracovat s umělou inteligencí, ale data mají na papíře. V tom případě ani AI nepomůže.

Jak se buduje digitální způsob uvažování? Jak být připravený na toto dynamické prostředí?

Nejde o učení se konkrétním dovednostem či technologiím. Digitálně myslet znamená chápat, že prostředí se bude měnit a technologie nám mohou pomoci. Je třeba se neustále dívat kolem sebe a zjišťovat, zda není nějaký nástroj či funkce, která by nám mohla usnadnit práci.

U digitálních dinosaurů je často potřeba ukázat první „wow“ moment, který jim dává smysl a motivaci. Je podstatné pracovat se změnou. Prvním krokem je ukázat, jaký konkrétní přínos právě jim technologie přinese a jak jim může ušetřit hodiny práce. Následně je třeba jim dodat podporu ve formě školení nebo ambasadora, který začátečníkům pomůže s přechodem na nové technologie. Nedělejme si ale iluze. Jsou lidé, kteří si digitální myšlení vybudovat nechtějí. V takovém případě je pro firmu nejlepší se s nimi postupně rozloučit.

Pro mnoho lidí je na druhou stranu složité se v množství technologií zorientovat. Každý den slyší z médií a sociálních sítích o novém nástroji.

Ano a může přijít rozhodovací paralýza, jaký využít. Na druhou stranu neočekáváme, že všichni budou sledovat každý den, co se kde objeví. Naše zkušenosti z firem ukazují, že poskytují dostatek informací k používání dostupných nástrojů. Jde jen o to naslouchat a neodmítat IT školení jako nudné, ale věnovat mu čas, ptát se kolegů, sdílet tyto věci s ostatními. Možná by pomohlo zavést pravidelná krátká setkání jednou týdně, kde si tým vymění, co nového se lidé naučili. Byla byste překvapená, kolik skvělých tipů může mít jeden člověk, který dělá stejnou práci jako deset dalších ve stejné kanceláři, ale vzájemně si to neřeknou.

Každý by se měl naučit pracovat s ChatGPT, zkoušet si, jak se ptát, doplňovat dotazy a  kontext.

Dal byste nám nějaké tipy na AI nástroje?

Naprostým základem je ChatGPT, to znamená naučit se pracovat s chatbotem, zkoušet, jak se ptát, doplňovat dotazy a kontext. S tím bych začal, protože dnes je jedním z nejlepších, a stále se do něj přidávají nové funkce jako kreslení, vyhledávání na webu nebo kódování. Hodně se teď rozjíždí Copilot, umělá inteligence v prostředí Microsoft 365, která je propojená s vašimi daty a může vám pomoci s e‑maily, přípravou na schůzky a dalšími úkoly. Doporučuji také AudioPen, chytrý poznámkový diktafon s AI, do kterého můžete nadiktovat poznámky, které budou automaticky převedeny do textu a snadno sdíleny.

Jaká je největší brzda k tomu stát se digitální firmou?

Asi bych to vyjádřil jedním slovem „chaos“. Když to rozvedu, chaos spočívá v tom, že data jsou uložena na mnoha různých místech, to už samo o sobě je problém. Ještě větší nastává, když jsou některá data uložena lokálně, což znemožňuje jejich přístupnost ostatním. To je vážné při týmové spolupráci a také pro jednotlivce, pokud uloží soubory na lokální počítač a ten ztratí nebo poškodí. Nedávno jsem řešil případ, kdy ředitel firmy vylil kávu na svůj počítač. Bylo obtížné dostat data zpět, kdyby je měl uložená v cloudu, bylo by to mnohem jednodušší. Další komplikací je, že data nejsou sdílena v cloudu, ale kopiemi přes různé kanály, a to vytváří mnoho verzí stejného dokumentu. Pak jej chcete upravit a zjistíte, že musíte prohledávat deset stejných souborů, abyste našli nejnovější verzi. Spousta času se ve firmách ztrácí dohledáváním informací, hledá se, kde jsou jaké dokumenty uloženy.

Umělá inteligence

Stáhněte si přílohu v PDF

Je něco, co byste vzkázal těm lidem, kteří technologie nechtějí využívat?

Dejte tomu šanci, vezměte si k sobě parťáka, který vás s nimi seznámí, bude vám naslouchat a vysvětlí vám vše lidskou řečí. Problémem je, když se digitální dinosaurus setká s IT expertem, který na něj mluví úplně jiným jazykem, jemuž nerozumí. Také si zkuste najít jeden dva příklady, kdy vám konkrétně technologie pomáhají, a věřím, že to bude skvělý start pro změnu nastavení.

Jak si myslíte, že bude vypadat naše společnost za 20 let, co se týče technologií? Kam to směřuje?

Dá se předpokládat, že umělá inteligence se bude v příštích letech dále vyvíjet a přecházet z role kopilota do role pilota. To znamená, že některé černé scénáře by se mohly naplnit a určité profese by mohly být plně nahrazené AI. Jediné, co je jisté, je, že něco nového přijde. Umělá inteligence už nám ukázala, že změny mohou přijít ze dne na den. Propast mezi lidmi s digitálním mindsetem a digitálními dinosaury se bude zvětšovat. Firmy budou stále více tlačit na to, aby jejich zaměstnanci měli digitální způsob uvažování, jinak budou snadno nahrazeni.

Text vznikl ve spolupráci s Digiskills.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN Umělá inteligence.