Změňte kromě technologie i mindset, radí firmám experti na digitalizaci

Zvykly si na své zaběhané postupy, obávají se velkých nákladů nebo jsou tak pohlcené svou činností, že na nic jiného nemají energii a čas. To jsou často důvody, proč mnohé malé a střední podniky v Česku pokulhávají v digitalizaci. „Firmy se často starají o svůj produkt a o svého zákazníka a mezitím si vyrábějí digitalizační dluh, který je časem začne brzdit,“ popsal běžnou praxi českých podniků lídr konzultační divize Projectman Jan Procházka, když ve studiu Hospodářských novin diskutoval s dalšími experty o digitální transformaci malých a středních firem.

Digitalizace přitom nemusí být takovým strašákem a představovat astronomické investice. Firmám se ale vyplatí dělat průběžně malé kroky ke stále efektivnějšímu řízení svých procesů a nezamrznout na jednom starém softwaru, který si před lety zakoupily. „Starý systém je jako kotva, která zdržuje možnosti změn. Firmám se však zpravidla nechce sahat do systému, se kterým se už naučily fungovat,“ potvrdil obvyklou paralýzu českých podniků ředitel společnosti Versino CZ Petr Bříza.

Debata HN

Proč bych se měl bavit s cizím chatbotem? Ať se s ním baví můj chatbot

2. 9. 2025 ▪ 5 min. čtení

Nepřispívají k tomu podle něj ani dotace, které sice digitalizaci firem podporují, ale způsobují právě nárazové nákupy. „Firmy pak neinvestují do inovací průběžně a to je chyba,“ poznamenal v debatě.

Nízko visící ovoce

Jak tedy vzít digitální transformaci za správný konec? „Nevrhat se proti zdi,“ shrnul to zakladatel společnosti Skill Bill Luboš Fryc. „Je třeba si nejdřív uvědomit, co vlastně firma přináší světu, jaký je její business case. To hodně pomůže otevřít oči a pustit se do úspěšné optimalizace,“ uvedl Fryc.

Odborníci se v debatě shodli na tom, že zcela zásadní je projít si na začátku firemní procesy. „Nějaké procesy má každá firma, i když je nemá pojmenované. Stačí se podívat na to, jaké činnosti dělá nejčastěji a co by se dalo zefektivnit,“ doporučil Procházka s tím, že nemusí jít hned o velkou digitální proměnu, stačí začít s malými posuny a dívat se po „nízko visícím ovoci“.

Skutečný posun se však neděje na technologické, ale na mentální rovině. „I v menší firmě je třeba pracovat s tím, čemu se říká change management neboli řízení změny,“ zdůraznil Procházka a poradil firmám tři tipy, jak změnu smýšlení podpořit. „Neříkat lidem, co chceme změnit, ale proč to chceme změnit,“ zněla první rada. Digitalizace se nemá dělat kvůli digitalizaci, ale s jasným záměrem, který přinese konkrétní benefity. „Zadruhé, najít si ve firmě ambasadory, kteří svým zápalem nakazí ostatní kolegy,“ pokračoval Procházka a nakonec doporučil slavit malá vítězství, tedy radovat se společně s týmem z dílčích kroků, které už jim usnadňují práci.

Ze spletence softwarů propojený systém

Typické situace, ve kterých se malé a střední firmy nacházejí, popsal v debatě Bříza: „Buď mají několik softwarů, které nejsou navzájem propojené a nemají sjednocená data, nebo si před časem pořídily jeden systém, který pak ale neaktualizovaly a tím jim vznikl technologický dluh.“

S nástupem užitečných a snadno dostupných AI asistentů pak zaměstnanci často začnou používat množství dalších nástrojů. „Vzniká z toho neřízený spletenec softwarů, který firma nedokáže kontrolovat, inovovat a směrovat tam, kam se chce posunout,“ varoval Bříza.

Ideální je proto mít buď interního, nebo externího odborníka, který tyto procesy nastavuje a koordinuje. „My sami jsme si v naší firmě na začátku najali konzultanta, abychom se ve vlastních cílech a procesech zorientovali,“ dodal expert.

Při výběru dodavatele firemního softwaru pak doporučil velkou obezřetnost: „Pečlivě zvažte, komu svěříte svá data a na kom se pak stanete jistým způsobem závislými. Případně si pohlídejte možnost rozumného ukončení spolupráce,“ upozornil Bříza a dodal, že je dobré právě tuto volbu konzultovat s odborníkem a nerozhodovat se jen na základě pocitů nebo obchodního talentu dodavatelské firmy.

Firemní data jsou totiž hlavním zdrojem, který musí firmy při digitální transformaci vytěžit, ale také ochránit a naučit se s nimi bezpečně zacházet. Kromě zálohování a vícefaktorového ověřování je klíčové mít pod kontrolou uživatele, kteří k datům přistupují.

„První krok je poznat, co vlastně jsou moje data. Pak je potřeba je zdokumentovat a následně určit, kdo, na jaké úrovni a s jakým cílem bude s mými daty pracovat. Říká se tomu role‑based access control a pomáhá to stanovit příslušné úrovně přístupu k datům,“ vysvětlil Fryc.

Firmám doporučil zmapovat si důsledně všechny cesty, kterými data putují, a situace, kdy se s nimi manipuluje. „Přístup jednotlivých aktérů k datům musí být kontrolovaný a vícefaktorově ověřený. V dnešní době, kdy si lidé nosí práci kamkoli a na jakémkoli zařízení, přichází na scénu takzvaný zero trust koncept, tedy princip nedůvěry. Všechno je třeba ověřovat, protože všechno je potenciálně nebezpečné,“ upozornil Fryc.

Zároveň poznamenal, že dobře optimalizované procesy ve firmě by neměly mít za následek zlenivění. „Čas, který vám digitalizace ušetří, se musíte naučit využít jinde,“ vyzval podnikatele. Zefektivnění procesů by mělo vést k tomu, aby firma dokázala byznysově růst a přitom nemusela nabírat.

Partnery debaty jsou: Versino CZ, Skill Bill a Projectman.