Jak zkrotit výdaje na cloud? Udržte si přehled, jaké služby využíváte

Hlavní zaklínadlo poskytovatelů cloudových služeb zní velmi lákavě: „Plaťte jen za to, co doopravdy spotřebujete.“ Má to ale háček – jak zjistit a pravidelně kontrolovat, co (které služby a v jakém objemu) vlastně potřebujeme, kdo cloudové zdroje spotřebovává a s jakým rozpočtem na následující období musíme počítat? Problém s měřením nákladů na cloudové služby a jejich vykazováním oproti obchodním jednotkám, oddělením nebo konkrétním projektům je stále aktuálnější, především proto, že i využívání cloudu je v českých podnicích stále intenzivnější.

Nejnovější studie Journey to the Cloud společnosti SAP, vycházející z průzkumu agentury Kantar, uvádí, že alespoň jedno řešení založené na cloudu využívá v Česku hned 77 procent firem. Zpravidla navíc ve firmách najdeme hned několik různých cloudových řešení a služeb. „České podniky si velice dobře uvědomují, že budoucnost spočívá v přechodu z klasických serveroven na systémy, které jim dokážou poskytnout potřebnou flexibilitu a efektivitu. V následujícím roce plánuje více než polovina z nich implementovat alespoň jeden systém běžící v cloudu,“ říká Hana Součková, generální ředitelka SAP ČR. Podle studie české podniky v nadcházejícím roce investují do cloudových služeb v průměru 30 procent svých rozpočtů na IT. To je poměrně hodně peněz, které jistě stojí za to si pečlivě ohlídat.

Náklady mimo kontrolu

Růst nákladů firem na cloudové služby potvrzuje také globální studie State of the Cloud Report 2022 společnosti Flexera. Firmy podle ní v následujícím roce utratí za cloudové služby o 29 procent více než za poslední rok. Grand View Research přitom odhaduje globální trh cloud computingu za rok 2021 téměř na 369 miliard dolarů.

Flexera ale také uvádí, že firmy v průměru o 13 procent překračují svoje naplánované rozpočty na cloudové služby a co hůř, téměř třetinu (32 procent) nákladů na cloud považují za zbytečně utracené. Není se potom čemu divit, že podle zmíněného průzkumu uvádí 59 procent dotazovaných podniků jako hlavní cíl v rozvoji využívání cloudových služeb nikoli migraci dalších úloh do cloudu (to jako jeden z hlavních cílů uvádí 57 procent organizací), ale optimalizaci svých současných nákladů na cloud.

Snadno otevřené kohoutky

Ukazuje se, že podniky nemají dostatečný přehled a kontrolu nad podstatnou částí svých nákladů na cloudové služby (a tedy IT obecně). Jednou z příčin tohoto stavu je přitom velmi pravděpodobně i lehkost, s jakou lze aktivovat stále nové a další cloudové zdroje. „To, co je nepochybně jednou ze skvělých vlastností cloudu, když potřebujeme rychle navýšit dostupné zdroje a kapacitu pro spouštění nebo testování nových aplikací, služeb či projektů, je zároveň velkou hrozbou, pokud nemáme přehled o tom, kde zůstaly otevřené kohoutky – tedy zbytečně běžící cloudové služby,“ říká Vladimíra Desková, PyraCloud Engagement Lead ve společnosti SoftwareONE, která se podílí na optimalizaci využívání cloudových služeb a softwarových licencí pomocí nástroje PyraCloud.

Dalším rizikem snadného spouštění cloudových služeb, ke kterému stačí platební karta a pár kliknutí myší, je i vznik „stínového IT“. To spočívá v pořizování nových předplatných cloudových služeb zcela mimo kontrolu IT oddělení a často i za podstatně méně výhodných podmínek než při nákupu standardní cestou – prostě jen na základě okamžité iniciativy některého z oddělení, posvěcené vedoucím, který disponuje menším rozpočtem na provozní náklady. Kromě toho, že se tímto způsobem dále zvyšují náklady podniku na IT (i když na úkor jiného rozpočtu), to znamená, že se mimo kontrolu oddělení IT dostávají i (potenciálně citlivá) firemní data. Jak se tedy vrátit k využívání cloudu v souladu s myšlenkou platit jen za ty zdroje, které skutečně potřebujeme a využijeme?

Kontrola nad čerpáním cloudu 

Jakkoli mohou světy cloudových služeb a klasického, licencovaného podnikového softwaru působit vzdáleně, principy, jak dostat pod kontrolu náklady na cloud i software, jsou do značné míry podobné. „Především je nutné dostat do jednoho prostředí přehled o všech předplatných cloudových službách – včetně nároků a závazků, které s nimi souvisejí. A to samé platí o softwarových licencích, licenčních podmínkách a nárocích. My jsme za tímto účelem vyvinuli platformu PyraCloud, která poskytuje kompletní přehled nad cloudovým i softwarovým portfoliem organizace,“ vysvětluje Vladimíra Desková ze SoftwareONE.

Jak takový přehled o cloudovém portfoliu může vypadat? Organizaci by měl poskytovat především kontrolu nad čerpáním typických cloudových služeb, jako jsou Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS) nebo Google Cloud Platform, s jednotným reportingem. Důležitý je také přehled dostupných rozpočtů na cloud (konkrétní cloudové služby) a jejich čerpání v reálném čase – s rozkladem na jednotlivá nákladová střediska. A konečně, nastavení indikátorů a upozornění zajistí včasné varování před přečerpáním stanovených rozpočtů. „Důležitou součástí monitoringu cloudových služeb jsou rovněž nástroje na plánování a predikci spotřeby cloudových zdrojů stejně jako identifikaci možných úspor nákladů a také rozpoznání rizik souvisejících se zabezpečením, výkonem a dostupností konkrétní služby, jako je třeba Microsoft Azure,“ dodává Vladimíra Desková. Právě předvídání trendů spotřeby cloudových zdrojů odhaluje potenciál k optimalizaci a poskytuje další pohledy, využitelné při vyjednávání o podmínkách nových smluv na cloudové služby.

Strategie je základ 

Nasazení nástroje na řízení spotřeby a sledování nákladů na cloudové služby je ale pouze jedním z kroků na cestě k efektivnímu využívání cloudu v rámci celé organizace. Současně je nutné nepodcenit i další fáze optimálního přechodu z klasického softwaru, provozovaného ve vlastním datovém centru, ke cloudovým službám. Celkem jde o řadu postupných kroků, které začínají už samotnou strategií přechodu na cloudové služby. Organizace se musí rozhodnout, jaké aplikace a služby budou migrovány do cloudu, v jakém pořadí a co je vlastně cílem tohoto přechodu. Ze strategie vzejdou požadavky na konkrétní cloudové služby společně s plánem, jak je bude organizace nakupovat.

ICT revue

Stáhněte si přílohu v PDF

Po pořízení předplatných cloudových služeb musí následovat nasazení nástrojů na zjišťování strukturování a řízení cloudových prostředků. Pokud se organizace chce vyhnout plýtvání, jde o naprosto klíčový krok, který je podmínkou pro efektivní využívání cloudových služeb. Dále je nutné přiřadit cloudové zdroje konkrétním organizačním jednotkám, aby bylo možné interně rozdělovat náklady na konkrétní pobočky, oddělení či projekty. Tyto organizační jednotky pak musejí mít přiděleny rozpočty na cloudové služby, jejichž čerpání bude sledováno prostřednictvím nastavených indikátorů a upozornění na spotřebu cloudových zdrojů. „Teprve když projdeme touto cestou, můžeme se pustit do analýzy výdajů na cloud a jejich optimalizace. To vyžaduje i definici parametrů reportů, na jejichž základě může podnik sledovat, predikovat a optimalizovat výdaje na cloudové služby,“ uzavírá Vladimíra Desková ze SoftwareONE. 

Schopnost sledovat a řídit veškerý softwarový majetek a cloudové zdroje na jednom místě je klíčem k efektivnímu řízení životního cyklu softwaru (Software Lifecycle Management). Organizace přitom potřebují řídit životní cyklus softwaru a cloudových zdrojů od okamžiku jejich nákupu až po jejich vyřazení z používání. Získání takového přehledu a kontroly pomůže firmám optimalizovat náklady na software a cloudové služby.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN ICT revue.