ERP: Rovnováha mezi standardizací a flexibilitou

Jednou z nejdiskutovanějších oblastí ve vývoji ERP systémů zůstává míra přizpůsobení systému zákaznickým požadavkům. V posledních letech došlo v tomto ohledu k velkému posunu. Zatímco v minulosti se firmy snažily své ERP systémy modifikovat do posledního detailu, dnes převládá snaha o minimalizaci customizací, tedy zásahů do kódu nebo struktury systému. Sílí tlak na využívání co největšího podílu standardních funkcionalit s možností konfigurace bez vlivu na jádro systému.

Nástrahy customizace a cesta k udržitelnému řešení

Tvůrci a dodavatelé by rádi vždy vyšli svým klientům vstříc, ale dobře vědí, že plnit všechna jejich přání je v konečném důsledku v neprospěch klientů. Podle Michaely Stonové, bezpečnostní ředitelky OKsystem, je nutné každou odchylku od standardu funkčně i nefunkčně otestovat a následně udržovat neustále aktualizovanou. To vede k nárůstu ceny. Pokud zůstává stejná, musí se zákonitě něco šidit. „Ani Škodovka nenabízí 50 modelů v 256 barvách s možností za příplatek z Fabie udělat kabriolet nebo k Superbu přidat sněžnou radlici,“ říká s mírnou nadsázkou Stonová.

Proto se přístup změnil. Moderní ERP systémy se zaměřují na širokou konfigurovatelnost bez nutnosti zásahů do jádra a na rozvoj prostřednictvím okrajových aplikací a služeb. „Naší strategií je udržet stabilní jádro systému a veškeré další inovace a rozšíření řešit v rámci propojených platforem a předpřipravených aplikací a služeb,“ vysvětluje trend Martin Dudek, solution architect společnosti SAP.

Tento postup je standardem i v dalších dodavatelských firmách. „Na úpravy na míru jsme připravení nejen technologicky, ale máme i své know‑how. Využíváme náš vlastní vývojový nástroj QI Builder, který umožňuje vyvíjet i upravovat aplikace rychle a bez ohrožení plného provozu u zákazníka,“ uvádí Tomáš Smutný, generální ředitel QI Group.

Také samotní uživatelé se snaží vlastní úpravy eliminovat a provádět jen ty opravdu funkční a přínosné. „V našem posledním upgrade ERP systému jsme provedli několik customizací s cílem zjednodušit vkládání dat a vylepšit funkcionalitu. Zároveň jsme chtěli dosáhnout větší možnosti validace datových vstupů v modulu zpracování čárových kódů,“ uvádí příklad Miroslav Balín, viceprezident JTEKT Column Systems Czech, a dodává, že se firma snaží postupně využívat další moduly ERP systému. S tím souhlasí i Martin Pidrman, CIO Tedom: „Ideální je eliminovat anebo minimalizovat customizace, a to i za cenu změny interních procesů. Běžně se stává, že si uživatel prosadí customizaci a po nějaké době používání se vrací ke standardu ERP systému.“ Podle Michala Fedorka, ředitele divize SAP z ACTUM Digital, se ale dnes zákazníci již učí opouštět myšlení „systém se přizpůsobí mně“ směrem k „já se přizpůsobím standardu s chytrými integracemi“.

Integrace jako cesta k flexibilitě

Neznamená to ale, že by ERP systém měl umět pokrýt všechny myslitelné podnikové procesy a zákaznické potřeby. „Jedno z největších rizik při implementaci nového ERP systému je očekávání, že za mě systém všechno vyřeší. Naopak je třeba detailní procesní analýza a definice procesů, které může ERP systém pokrýt,“ zdůrazňuje Bohuslav Paule, CEO Lumnio. A asi neexistuje firma, která by nepotřebovala či nepožadovala zvláštní řešení – typicky například u docházkových systémů, B2B portálů, WMS řešení nebo výrobního plánování.

Moderní ERP systémy proto musí být otevřené a snadno integrovatelné, nejčastěji přes API (Application Programming Interface) nebo ­middleware, který umožňuje komunikaci a sdílení dat mezi různými aplikacemi a systémy. To potvrzuje i Vladimír Karpecki, senior konzultant společnosti Minerva Česká republika: „Preferujeme využití standardních funkcionalit ERP systému, případně menších neintruzivních customizací. Jestliže zákazník požaduje detailnější podporu některých podnikových procesů, integrujeme specializované aplikační softwary, které tuto podporu řeší.“

Cloud, on‑premise, nebo hybrid?

Tato změna přístupu ke customizaci jde ruku v ruce s rozhodnutím, zda provozovat ERP v cloudu, nebo on‑premise, tedy na vlastní infrastruktuře. V posledních dvou letech výrazně roste podíl cloudových řešení. Zejména nově nasazované nebo generálně upgradované systémy míří jednoznačně do cloudu. Tento přístup potvrzuje i analýza IDC z roku 2024, která uvádí, že do roku 2026 bude více než 75 procent nových ERP systémů fungovat v cloudu a většina úprav bude probíhat formou rozšíření mimo jádro systému.

Hlavními argumenty jsou flexibilita, dostupnost, nižší vstupní náklady a bezpečnost. „Cloud doporučujeme hlavně zákazníkům, kteří nemají vhodné lidské zdroje nebo serverovou infrastrukturu,“ vysvětluje Karpecki. U malých klientů pozitiva cloudu jasně převáží nad možnými riziky, jako je ztráta dat, jejich nedostupnost či zveřejnění. A to jsou často klíčové otázky, které klienti s dodavateli řeší. „Zákazníci chtějí mít jistotu, že jejich data jsou chráněna a transparentně uložena a zároveň často v rámci diskusí prověřují připravenost cloudové služby na extrémní situace a scénáře pro takové situace,“ potvrzuje Milan Tesař, obchodní ředitel společnosti InfoConsulting.

Bezpečnost a dostupnost na prvním místě

Nicméně i tato rizika se dnes cloudová řešení pokouší eliminovat. „Bezpečnost a dostupnost v cloudu řeší různé formy high‑availability, disaster recovery procesů a přísné bezpečnostní standardy. Mezi ně řadíme geo‑redundancy, fail­over do jiných regionů (automatické spuštění aplikace či služby na záložním serveru poté, co primární server neočekávaně selže – pozn. red.), segmentaci sítě i komplexní disaster recovery scénáře,“ vysvětluje Martin Dudek.

ICT revue

Stáhněte si přílohu v PDF

Vysoká dostupnost dat je zásadní pro řadu kritických infrastruktur, zařízení s nepřetržitým provozem či velkých průmyslových podniků. Podle Michaely Stonové například automobilky dávají velmi vysoké pokuty v řádech jednotek milionů za hodinu zastaveného provozu. „Pro odvětví, kde je dostupnost systémů naprosto klíčová, dokážeme navrhnout řešení s vysokými provozními SLA (Service Level Agreement, definuje očekávanou kvalitu, rozsah, dostupnost a odpovědnost za poskytovanou službu – pozn. red.), které má v rámci své architektury více redundancí, než je obvyklé. Zároveň je třeba, aby měl zákazník k dispozici redundantní připojení k internetu, a byl tak za všech okolností schopen využívat systém provozovaný v cloudové infrastruktuře,“ shrnuje Milan Tesař. I dodavatelé specializovaných aplikací integrovaných na ERP tyto situace řeší. Lumnio, které cloud zvolilo jako výchozí řešení, umožňuje pro kritické situace „offline“ kopie určitých výseků systému tak, aby bylo možné pokračovat v práci i v případě výpadku cloudového systému.

On‑premise řešení v menšině

Na druhé straně spektra stojí firmy, které z různých důvodů trvají na on‑premise modelu. „Pro ně jde o cenné know‑how, které chtějí mít jednoznačně u sebe,“ uvádí Smutný z QI Group. Pro některá odvětví, která podléhají specifické regulaci, mají přísnou certifikaci či třeba vyžadují fyzickou kontrolu nad infrastrukturou, je on‑premise provoz jedinou volbou. Takových odvětví je ale čím dál tím méně, protože provozovatelé cloudových služeb se je snaží připravit tak, aby vyhovovaly stále přísnějším režimům ochrany a dohledu.

Cloudová řešení dnes využívají i banky, nemocnice či orgány státní správy, které dříve fungovaly jen na vlastní infrastruktuře. Případně mají hybridní model, který kombinuje provoz některých klíčových komponent v systému on‑premise a jiných, méně zásadních, v cloudu. Jde o kompromisní řešení mezi dvěma extrémy – plně cloudovým a plně on‑premise provozem.

Standardizace, či customizace ERP?

Martin Dudek
solution architect a AI expert, SAP

Budoucnost směřuje ke standardizovanému systému, který je široce konfigurovatelný a rozšiřitelný pomocí externích specializovaných aplikací – typicky formou předpřipravených modulů, služeb nebo integrací. To vychází jak z technologického vývoje, tak i z požadavků dlouhodobé udržitelnosti a snadné správy systému. V posledních letech firmy na začátku implementace detailně analyzují, zda jim standardní funkcionalita stačí, a postupně omezují customizace. ERP architekturu je proto třeba budovat s důrazem na maximální využití standardních funkcí a centralizaci dat a procesů. Standardizovaný systém navíc umožňuje efektivní zapojení umělé inteligence a automatizaci práce uživatelů. AI moduly lze jednoduše integrovat prostřednictvím moderního rozhraní, což rychle přináší přidanou hodnotu bez složitých zásahů do jádra.

Milan Tesař
obchodní ředitel, Info-­Consulting

Preferuji standardizované řešení s minimem customizací. Výrobci vydávají aktualizace s novými funkcionalitami několikrát ročně a větší množství customizací komplikuje průběžnou aktualizaci. Efektivní využívání standardizovaných funkcí ERP systému je závislé na tom, jak jej přijmou a používají samotní uživatelé. Systém nebude fungovat optimálně, pokud jej zaměstnanci vnímají jako povinný nástroj, a ne jako prostředek pro zjednodušení a zefektivnění práce. Adopci ovlivňuje kvalita implementace, tedy jak je systém nastaven na specifické potřeby firmy a jaké školení či podporu uživatelé dostanou. Firmy s otevřeným přístupem k inovacím, které investují do vzdělávání a aktivně komunikují přínosy ERP, dosahují vyššího využití standardizovaných funkcí než ty, jež vnímají implementaci jen jako technický projekt.

Vladimír Karpecki
senior konzultant, Minerva ČR

S rostoucím tlakem na efektivitu u zákazníků a častější upgrade ERP systémů je snaha minimalizovat intruzivní customizace. Na druhé straně s technologickým vývojem se rozšiřují možnosti neintruzivních customizací. Dříve byly při implementacích často z pohledu Minervy zbytečné customizace, které řešily požadavky některých uživatelů typu „aby nový ERP fungoval jako ten starý“. Při upgradu se pak v případě některých zákazníků zjistilo, že se zhruba 80 procent těchto customizací nevyužívá. Uživatelé při práci s novým ERP systémem totiž zjistili, že standardní funkcionalita je efektivnější. U jiných zákazníků původně využívajících jiné ERP systémy pak byly customizace typu „aby nový ERP fungoval jako ten starý“ většinou bezproblémově nahrazeny standardní funkcionalitou při upgradu systému na novou verzi.

Tomáš Smutný
generální ředitel, QI Group

Personalizace a úpravy podle požadavků klienta jsou stále velkým tématem. V praxi nenajdete dvě firmy, které mají totožné procesy. Naše QI je komplexní a v základu pokrývá agendy desítek oborů. Někdy zjistíme, že standardní funkčnost záležitosti klienta plně pokrývá, jindy převyšuje. Zároveň chceme být maximálně flexibilní a vždy vycházet vstříc zákazníkům. S úpravami tedy standardně počítáme a jsme na ně připravení nejen technologicky, ale máme i své know‑how. Nástroj QI Builder umožňuje vyvíjet i upravovat aplikace rychle a bez ohrožení provozu. Výhodou zakázkové úpravy je systém přizpůsobený přesně potřebám klienta. Na druhou stranu zakázková úprava znamená něco navíc nad rámec standardního systému a je třeba se o ni v budoucnu „starat“ při přecházení na nové verze. To s sebou nese kapacitní nároky.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN ICT revue.