Jak přežít open space? Snažte si zvyknout a nezošklivit si ho

Spolumajitel a řídící partner technologické firmy Mainstream Technologies Ladislav Šolc se vzdal své kanceláře ve prospěch třetí zasedačky. Stejně jako jeho společnost i řada jiných rostoucích firem řeší, jak co nejlépe nakládat s pracovními prostory. Nájmy kancelářských budov neustále stoupají a podniky nabírají nové zaměstnance. To je nutí využívat své prostory efektivněji než dřív.

Kanceláře technologické firmy sídlící na pražské Pankráci jsou obvykle poloprázdné. "V naší open space kanceláři většinou sedí zhruba polovina ze 60 zaměstnanců, takže zcela nevyužíváme prostor, který máme k dispozici," říká Šolc, jehož firma se zabývá konzultacemi a dodávkou služeb v informačních technologiích. Řada lidí pracuje buď u zákazníků, z domova, nebo z kaváren.

Kdo nesedí v open spacu, není týmový hráč

"Jednou se nám stalo, že velmi kompetentní odborník při pohovoru odmítl pracovat ve sdílené kanceláři. Brali jsme to jako varovný signál toho, že se nebude jednat o týmového hráče. Zásadním rozhodnutím bylo potom spolupráci nezačínat," říká Šolc a dodává, že pro firemní kulturu je důležitá dobrá spolupráce kolegů. "Snažíme se přizpůsobovat individuálním požadavkům. Pokud však kdokoliv nepřijme psaná i nepsaná pravidla týmu, může tím narušit fungující ekosystém," dodává spolumajitel firmy.

Ačkoliv je podle Šolce sdílená kancelář vhodná k práci, k jednoduššímu navazování vztahů mezi zaměstnanci nevede. "Lidé vedle sebe usilovně pracují a jsou soustředění. V kanceláři se neodvíjejí debaty na téma co kdo dělal o víkendu. Ty se odehrávají v zasedačkách, v kuchyňce, na chodbách nebo na týmových pivech či jiných akcích," říká Šolc.

Problémy s open spacem

Pokud chce někdo z pracujících dát najevo, že si nepřeje být vyrušován, bere si na uši sluchátka a ponoří se do práce. "Pro interní komunikaci využíváme Skype a někdy je to až úsměvné, když si píšeme zprávy a sedíme 10 metrů od sebe. Má to ale své opodstatnění. Kdo nechce být rušen, nemusí zprávu otevírat hned. Kdybychom vše řešili osobně, nikdo by se nemohl soustředit," vysvětluje Šolc a dodává, že v prostoru jsou protihlukové stěny a přílišnému hluku zamezuje také členitost prostoru. Sám Šolc je mnohem produktivnější při práci z domova nebo z kaváren než v kanceláři, kde se nemůže nadlouho soustředit.

V rušném open spacu lidé nasazují sluchátka

V otevřených prostorech pracují také zaměstnanci pražské pobočky poradenské společnosti EY. Podle HR ředitelky Olgy Lamačkové se může za pár let ukázat, že open space není nejlepší možné pracovní uspořádání.

"Když je něčí náplní práce řešit citlivé věci nebo mít časté schůzky či telefonáty, je třeba, aby byl zvukově izolován od ostatních, které by jinak vyrušoval od práce," myslí si Lamačková a dodává, že řada lidí řeší nadměrný hluk nasazením sluchátek, což není dobré pro sluch. "Open space má ale také řadu výhod. Lidé jsou více spolu, sdílený prostor podněcuje týmovou spolupráci, problémy se řeší rychleji a efektivněji," jmenuje Lamačková a dodává, že v neposlední řadě jsou výhodou také nižší náklady.

Podle HR ředitelky bylo ideální rozvržení firemních prostor v roce 2014, kdy se společnost přestěhovala do Florentina. "Měli jsme tehdy k dispozici spoustu relaxačních místností, gauče a speciální týmové zóny. Jako firmě se nám daří, počet zaměstnanců roste a v důsledku toho musíme prostory zahušťovat, což samozřejmě není ideální," dodává Lamačková. Společnost EY pracuje také v režimu sdílených pracovních míst, na jeden pracovní stůl připadají dva zaměstnanci. Každý, kdo ráno přijde do práce, vybere si své pracovní místo.

Klasický open space je za zenitem. Nahrazují jej zóny

Podle Miroslava Michalka, ředitele internetové přepravní služby Zaslat.cz, je trend sdílených kanceláří již minulostí. "Ze začátku milénia se jednalo o módu, kterou bohužel od velkých korporací často přebraly i malé firmy. Open space je podle mého zejména u krea­tivních firem za zenitem. Zároveň ale nejsem příznivcem ani samostatných a uzavřených kanceláří, to je ještě větší extrém," říká Michalko.

Sám ve své firmě buduje různé zóny, každá slouží jinému účelu. "V kreativní zóně přemýšlíme vstoje či v pohybu, v produktivní má každý dostatek soukromí a klidu na práci, v klidové je zase přítmí a zaměstnanci si zde mohou odpočinout. Takové členění prostoru doporučuje i Radka Novak, partnerka a vedoucí týmu pronájmů kancelářských prostor z Cushman & Wakefield. "Každý open space by měl obsahovat také setkávací místa a menší konferenční místnosti. V relaxačních zónách, kde se lidé nejčastěji neformálně setkávají, vzniká nejvíce nových myšlenek," upozorňuje Novak.

V Česku se podle odbornice podoba open spacu vyvíjí. "Sdílené kanceláře ukazují mnohem přívětivější tvář zaměstnancům, než jak tomu bylo před deseti lety," míní manažerka. Recept na přežití v open spacu podle Novak neexistuje. "Nejlepší je si zvyknout. Zoškli­vováním open spacu se budete cítit jen hůř," dodává.

Syndrom open spacu

Nedávný výzkum pracovních návyků, který provedla společnost Microsoft, ukázal, že práce v open spacu vede k prodlužování pracovní doby. Lidé mají sklon zůstávat v kanceláři, dokud neodejde někdo z jejich kolegů. Nechtějí být tím, kdo odejde domů jako první. To potvrzuje i HR ředitelka EY Lamačková.

Lékař Jan Hnízdil zase přišel s hypotézou, že v open spacu se pohybuje mnohem víc psychopatických manažerů, kteří mají sklony své podřízené neustále kontrolovat a ovládat. Podle Hnízdila jim obvykle chybí empatie, svědomí a ohledy. Stres vznikající z otevřeného prostředí vede podle lékaře k různým zdravotním komplikacím, které Hnízdil označil za "syndrom open spacu". Jedná se zpravidla o nespavost, vysoký krevní tlak či zažívací potíže.