Čtyři mohou být víc než pět

Za pár let to bude sto let, kdy Henry Ford prohlásil sobotu za druhý volný den a pracovní týden se v jeho továrnách zkrátil na pět dní. Postupem času dostali všichni zaměstnanci 24 hodin navíc pro svou rodinu, přátele, pro svůj život. Nyní, zdá se, stojíme na prahu další podobné revoluce – některé firmy přidávají další den volna navíc a přicházejí se čtyřdenním pracovním týdnem.

Už více než dvouletou zkušenost s ním má i pražská kreativní agentura B&T. Nešlo to hned, každý zaměstnanec se musel zapojit a přijít se „zlepšovákem“, který mu umožnil stihnout vše za kratší čas. Byl to také čas zkoušení, dělání chyb a upravování nastaveného režimu. „Nikdy jsme nepřestali přemýšlet, jak bychom to mohli dělat lépe,“ říká CEO společnosti B&T Jérémie Bertolino.

Viděl jsem ten rozdíl

Vypadá to, že se změna vyplatila. Obrat agentury na zaměstnance vzrostl během prvního roku o 18 procent, produktivita vystřelila o 60 procent. Podle interního auditu jsou zaměstnanci spokojení. Volný den mohou využít na regeneraci, k návštěvě doktora či úřadů, věnovat se rodině nebo koupit levnější letenku a užít si prodloužený víkend v zahraničí. „Stejný tým odvede v kratším čase daleko kvalitnější práci. Nemluvě o tom, že tím zároveň přilákáte ty nejlepší lidi na trhu práce,“ pochvaluje si zakladatel B&T Jan Jelínek.

Původně pracovali v agentuře jen čtyři dny v týdnu dva lidé na základě předchozích dohod, Bertolino chtěl tuto možnost využít na čtyři měsíce po narození svého dítěte. Když se v březnu 2019 vrátil do klasického režimu, šel na oběd s Jelínkem a řekl mu, že by na čtyřdenní pracovní týden měli přejít všichni.

„Viděl jsem ten rozdíl, byl jsem uvolněnější, k problémům jsem přistupoval jinak, v pondělí jsem se do práce těšil. Mozek měl víc času vše vstřebat a moje rozhodnutí byla vyzrálejší,“ vyjmenovává část benefitů, které mu zkrácení pracovního týdne přineslo. Jelínek souhlasil. Už delší dobu o tom sám přemýšlel, ale nebyl si jistý, jestli je to vůbec možné. Bertolino si vzal pár měsíců na to, aby načetl zkušenosti z jiných zemí či firem, které už čtyřdenní pracovní týden vyzkoušely v Česku. „V říjnu 2019 jsme se do toho pustili. Každý ve firmě měl týden na to, aby se zamyslel nad tím, jak může pracovat jinak. Co zlepšit, aby ušetřil čas, a nemělo to vliv na kvalitu jeho práce,“ popisuje začátky Bertolino.

Jérémie Bertolino, CEO společnosti B&T

Foto: B&T

Bylo zajímavé sledovat, co s motivací jednoho volného dne dokázali zaměstnanci vymyslet. Rázem od každého přišel minimálně jeden nápad, jak zlepšit nakládání s časem. „Sledovali jsme dopad každého z těch nápadů, zároveň jsme byli domluveni, že pokud zjistíme, že to nefunguje, vrátíme se zpět k pětidennímu pracovnímu týdnu,“ pokračuje Bertolino. To se ale nikdy nestalo.

První ze změn byla v délce trvání schůzek. Většinou si lidé domlouvají setkání na hodinu, ale samotné téma k řešení zabere třeba 25 minut a zbytek času se jen „tlachá“. Nově si tedy zaměstnanci v B&T sjednávali schůzky na kratší dobu. Všichni se zaměřili na maximální efektivitu. „Navzájem jsme sdíleli své zkušenosti, zlepšovali jsme se, náš výkon stoupal. Věřili jsme, že dokážeme každou pozici přepnout do čtyřdenního pracovního týdne, aniž bychom komukoliv museli snižovat plat,“ říká Bertolino.

Zaměstnanci přestali v pracovní době sjíždět sociální sítě nebo telefonovat s rodinou. „Můj táta byl zvyklý volat mi v pracovní době, tak jsem mu musel vysvětlit, že mu to nebudu brát a popovídáme si jindy,“ dává příklad Bertolino. Neznamenalo to ale, že by si lidé v práci nemohli dát ani kafe nebo popovídat s kolegou. Jen se víc hlídali, aby se u kávovaru nezapovídali na čtvrt hodiny.

Lidé z firmy začali také používat nové online nástroje, změnil se ale i chod agentury. Bylo třeba zlepšit komunikaci. Každé ráno v devět se zavedly stand‑up meetingy pro celou firmu; ty už kvůli covidu a home officu probíhaly online. Prošel se plán každého kreativce, šéfové věděli, co kdo bude dělat nebo zda všichni stíhají. Na konci týdne přibyla plánovací porada na další dva týdny.

V pátek jste nikdy nic nechtěli

„Další věcí, která hodně pomohla, bylo dát projektovým týmům naprostou autonomii v jejich rozhodování. Dřív zaměstnanci museli za mnou nebo za Janem, aby dostali povolení něco udělat. To jsme odbourali,“ říká Bertolino.

To samozřejmě znamenalo lidem důvěřovat a podmínkou pro takové rozhodnutí je dobrá atmosféra ve firmě, kterou všichni považují „tak trochu za svoji“ a dělají zodpovědná rozhodnutí. „Samozřejmě mohou přijít, když něco potřebují, ale ke svým rozhodnutím nemusí mít naše svolení. A ano, udělali i špatná rozhodnutí, ale děláme je všichni. Pak musíme společně vymyslet, jak je napravit, poučit se z nich a příště se tomu vyhnout,“ popisuje recept na úspěch Bertolino.

Transparentní a přívětivou atmosféru se snaží v této firmě udržovat už výběrem lidí u přijímacích pohovorů. Zkoumají osobnosti uchazečů a zkouší si představit, jak zapadnou k nim do týmu. Uvědomují si zároveň, že úspěšný přechod na čtyřdenní pracovní týden se zatím většinou týkal firem s menším počtem zaměstnanců. Mimochodem, při diskusích o této novince často zaznívá, že si lidé jen prodlouží pracovní dobu ve zbývajících čtyřech dnech, aby jim ten pátý zůstal volný. To se ale v B&T podle Bertolina nestalo.

Nejlepší zaměstnavatelé

Stáhněte si přílohu v PDF

Aby mohl celý přechod na práci ve čtyřech dnech fungovat, museli v kreativní agentuře udělat ještě jednu hodně důležitou věc, a to změnit způsob odměňování. V jejich branži je obvyklé, že klienti platí kreativní agentury za počet hodin, které nad prací pro ně stráví. „To by znamenalo, že i když budeme efektivnější a odvedeme stejně kvalitní práci za kratší čas, dostaneme za ni vlastně méně peněz, což nedává smysl,“ vysvětluje Bertolino. Stálo je to hodně diskusí s klienty, ale i ti ve výsledku uznali, že je rychlejší práce efektivnější i pro ně. Dohodli se, že agenturu nebudou platit za hodiny, ale podle dlouhodobé hodnoty, kterou konkrétní typ práce v kreativním byznyse má.

Ještě ale museli zahnat jejich obavy, že v pátek se zaměstnanci B&T nemohou počítat. „Hned přišly otázky: Co když od vás budeme v pátek něco urgentního potřebovat? Tak jsem jim řekl: Spolupracujeme spolu už dva roky, díval jsem se a nikdy jste v pátek nic důležitého nepotřebovali. A pokud se to stane a bude to opravdu urgentní, uděláte to, co byste udělali o víkendu – normálně mi zavoláte,“ uzavírá Bertolino.

Článek byl publikován ve speciální příloze HN Nejlepší zaměstnavatelé.